疾控中心文書檔案的規范化管理對策

陳瑩

摘 要：隨著科學技術的發展，信息技術快速普及，對文書檔案進行管理，是疾控中心加強規范化管理的基礎性工作，對加強疾控中心制度化、流程化具有重要作用。但是當前的疾控中心文書檔案管理存在較多的問題，在網絡信息技術發達的時代，可以利用信息技術將對疾控中心的文書檔案進行規范化的管理。文章首先闡述了文書檔案管理的重要性，并對當前疾控中心文書檔案管理現狀進行分析，最后針對文書檔案的管理提出幾點策略以供相關工作者參考。

關鍵詞：疾控中心；文書檔案；規范化；管理對策

疾控中心是對疾病預防控制，同時對各種公共衛生監測、健康教育管理和衛生檢測的一個重要服務性機構，疾控中心服務對促進疾病的預防控制以及我國健康的事業的發展具有重要意義。所以在日常開展工作中，進行各類傳染性疾病的監測分析和預防、健康宣傳教育、衛生免疫等工作中，都會產生較多的文書資料，包括有重要價值的檔案和影像圖片等。所以對疾控中心的文書檔案加強管理，采用更加規范化的管理措施能夠確保疾控中心的方面信息的完整性共和真實性，從而更好的發揮文書檔案的作用。

1 文書檔案管理工作的重要性

疾控中心文書檔案工作是疾控中心日常管理中的重要組成部分，是做好其他各項工作的前提和基礎，沒有規范的檔案管理工作，中心工作的完整性就缺少最后一環。規范的文書檔案管理對轄區的疾病控制和預防有效的開展，維持長遠發展具有重要意義。同時疾控文書檔案是整個疾控工作體系的一個重要內容，是疾控部門進行疾病預防和控制，以及各種急性突發事件的疫情信息、應急處理辦法、健康危害因素，還有科研教學方面的相關工作共同形成的文書檔案資料，這些都是疾控中心長遠發展的重要指導依據，對未來疾控中心的發展至關重要。所以對疾控中心的檔案加強管理具有一重要意義，而且文書檔案的管理具有政策性、保密性、專業性的特點，加強規范化管理非常重要。

2 疾控中心文書檔案的管理現狀

2.1 缺乏專業素質能力強的管理人員

當前疾控機構文書檔案管理方面缺乏專業型人才，很多檔案管理專業的專業型人才嚴重缺乏，大多都是兼職型的人才，而且都沒有取得專業的證書。從而給疾控中心的工作帶來有一定的困難，主要問題就是很多檔案在進行移交和檔案的收集時存在一定的問題，在檔案的處理上不夠及時，更嚴重的還有文書檔案的資料缺乏歸類管理較為混亂。

2.2 檔案管理缺乏硬件設施

當前隨著更多疾控中心的建設逐漸完善，在一定程度上已經建設了辦公材料，辦公條件逐漸改善，但是由于檔案建設在資金上嚴重缺乏，而且檔案在保存上需要嚴格管理，很多疾控中心的檔案管理時依然使用傳統的鐵皮進行檔案保存，僅僅是個別的疾控中心使用移動式樣的管理，在保存措施上沒有嚴格管理，管理措施也沒有落實。而且由于文書檔案的管理設施不足，所以紙質檔案容易發生丟失，或是受潮的情況。雖然當前很多的疾控中心開始安裝掃描儀和計算機等設施，但是很多疾控中心卻沒有設置檔案管理相關的軟件，從而無法將檔案的實際情況和檔案的信息資源相符合，進行信息檢索時只能是人工檢索，不能實現對檔案資料的全文掃描管理。

2.3 文書檔案管理制度不完善

傳統的疾控中心文書檔案管理一定程度上屬于比較落后情況，文書的檔案管理制度不夠完善也是部分原因。當前疾控中心的檔案管理沒有完善的管理制度和好的管理模式，其中在地方疾控中心表現較為突出。這些問題導致了疾控中心檔案信息雖然保存下來，卻沒有得到很好的利用，使檔案沒有發揮出自身實際的應用價值。大部分的疾控中心都有自己的檔案管理制度，但是部分疾控中心的檔案管理比較隨意，如許多工作人員的信息和他的工作等等方面的記錄較少，此外缺乏嚴謹性也是重要問題之一，還有在疾控中心檔案管理中考核和管理問題也是十分突出，比如：借閱檔案時，沒有良好的記錄形式，造成檔案的缺失或遲遲不歸還，甚至破損丟失等各種現象。這給檔案造成巨大的損失。很多疾控中心的文件檔案資料的歸檔管理不規范，資料的收集不完整，而且缺乏管理意識，長時間的缺乏嚴格的管理制度，所以很多價值較高文書檔案存在很多材料損壞丟失的現象。

2.4 文書檔案的收集不完整、不及時

根據當前的疾控中心的文書檔案的收集管理可以看出，疾控中心的文書檔案中很多都是僅僅存放在各自的部門中，并沒有將檔案及時進行收集和歸檔管理。其次是疾控中心的檔案管理人員沒有及時與檔案資料相關的部門進行信息交流和溝通，從而導致文書的檔案在進行移交過程中出現缺漏。而且疾控中心中涉及較多的專業，包括很多傳染病等，很多專業的都需要較多文件資料，所以疾控中心的管理工作在文件資料上差異較大，在文件的管理上也比較復雜。

3 疾控中心文書檔案的規范化管理對策

3.1 強化在疾控中心文書檔案管理意識

在疾控中心的文書檔案管理中，進行檔案管理方式的創新和革新上，傳統的文書檔案管理工作，不足以滿足對檔案管理的需求，在信息化技術的發展時代，利用信息技術加強疾控中心文書檔案的管理非常有效。對疾控中心的管理人員強化檔案管理的意識，利用信息技術進行文書檔案信息管理意識。一方面，檔案管理人員重視檔案管理應用信息化技術的意識，充分掌握數字信息化技術在檔案管理中的應用。在互聯網信息化技術的應用建設方面，需要加大投入力度，在經濟上的大量投入，可以讓互聯網的技術發展加快捷、完善。另一方面，對疾控中心的工作人員加強檔案管理信息化技術的應用宣傳。宣傳信息化技術在檔案管理上的應用，增強群眾和工作人員對互聯網技術的認識。加強疾控中心各個部門之間的在互聯網技術方面的參與，大家一起重視信息技術管理檔案，把這一應用方案放在工作的日常上。

3.2 運用互聯網信息技術完善醫院檔案管理制度

傳統的疾控中心文書檔案管理，還有很多復雜問題，比如檔案信息比較缺乏秩序，相對比較雜亂無章。其原因主要是沒有足夠完善的管理制度，現在通過互聯網通信技術，可以將檔案信息管理變得簡單。由于疾控中心文書檔案管理相對工作極其復雜，工作量比較大。要想更好的管理，提高工作人員的管理制度，需要制定出完整的、規范的管理制度。借助于互聯網通信技術，管理檔案的工作人員需要更新自己的檔案管理知識，然后制定科學合理的措施，比如檔案的保存和使用都需要合理規范的制度去維護去執行。在完善的管理制度下，疾控中心文書檔案管理各個部門才能正常高效的運行，醫院的整體才會正常運轉。建立健全檔案的管理制度，規范檔案的范圍管理對檔案做好編號，避免檔案在管理中存在隨意性和人為性，加強檔案管理的隊伍，相關部門的領導強化文書檔案管理的完整性和廣泛性。使文書檔案的管理過程更加規范化。

3.3 加快建設檔案管理中的硬件設施

為了使檔案管理更加規范，需要借助更加硬件設施進行檔案的管理工作，加快檔案管理設備的建設，對設備的及時更新改進，同時安裝監控系統實現對檔案的實施監控，防止丟失。此外還應該提升防盜和防火的管理措施，對檔案的管理配置掃描儀和路由器等各種網絡設備，提供大量資金給檔案管理配置更加先進的電子檔案的管理，形成檔案信息的存儲和檢索系統。在先進的網絡系統的支撐下，對檔案進行立卷和統計管理工作，同時對檔案設置一定的檢索和借閱對的服務性工作。和之前的電子檔案的管理系統相比，信息存儲對檔案的信息存儲量更大，而且檢索的效率和速度更快，在電子檔案管理系統中使用計算機進行檔案的提交，能夠最大化的發揮出自身的價值。

3.4 加強疾控中心文書檔案工作人員的能力

現代化的檔案管理工作量較大，而且工作內容復雜。當前的檔案管理不僅僅是簡單的收集的和保管，同時還是對傳統檔案管理的改進和經驗的總結，所以當前的疾控中心檔案管理對管理人員也提出了更高的要求。硬件設備的使用是文書檔案的首要條件，但是作為管理這些檔案的工作人員其自身的管理能力也是至關重要的。工作人員方面，首先需要有比較好的工作能力，其次在專業能力方面需要熟悉疾控中心工作業務和管理檔案方面的能力。除此之外，計算機的使用也是非常必要的，在運用互聯網進行檔案管理的時代，計算機的使用對管理人員來說也是必須具備的。所以疾控中心需要培養一批具備綜合能力的管理能力，比如可以制定出培養專業素質能力的工作人員的計劃，著重培養一批備用人員，為疾控中心的文書檔案管理培養出專業素養較高的工作人員，才能更好的推動疾控中心檔案管理工作的整體發展。

3.5 強化檔案管理的責任主體

疾控中心在進行文書檔案的管理中，主管領導對檔案管理的重視能使管理更加規范，同時成立專職的檔案管理人員對相關的專職檔案管理，疾控中心文書檔案管理需要由更加專職的檔案管理人員負責，針對檔案的信息和資料進行錄入。檔案員應該要求相關的部門對部門中的檔案資料進行準確移交，保障檔案的資料及時收集和管理。此外在新的業務發展和規劃管理上，給檔案的管理制定嚴格的計劃，保障文書檔案的管理合理規范、有計劃的進行。

4 結語

文書檔案的管理作為疾控中心工作的重要內容，由于受到各種因素的影響，面臨很多的問題，目前在疾控中心文書管理工作較為粗放，所以需要及時對管理中的不足，采取有效的措施進行管理。通過強化檔案管理的責任主體、加強疾控中心文書檔案工作人員的能力、改善建設檔案管理中的硬件設施、運用互聯網信息技術完善檔案管理制度、強化工作責任心等，從而為疾控中心工作提供更多的服務。

參考文獻

[1]杜建越.關于文書檔案管理存在的問題及應對對策分析[J].環球市場，2016（7）：10-10.

[2]陳金玲.淺談當前疾控中心檔案管理工作問題與對策[J].檔案管理，2018，No.232（3）：92-93.

[3]時虹云.文書檔案管理工作中存在的問題及對策分析[J].檔案天地，2016（3）：53-54.

[4]孫曉莉.新形勢下疾控中心檔案管理工作的思考[J].傳播力研究，2018，2（35）：218-218.