芻議信息時代下檔案管理工作的創新

吳靜

摘 要：檔案管理工作是當前社會建設的重要組成部分之一，需要適應整個時代的發展，隨著信息技術的發展，在進行檔案管理的時候，也不再采用傳統的管理方式，更多的是從信息本身入手，用更加高效的方法進行管理工作。本文將先介紹信息時代檔案管理的特點，再簡述創新檔案管理工作的必要性，最后指出創新檔案管理工作的策略。

關鍵詞：信息時代；檔案管理工作；創新

檔案管理的效率對當今社會的發展也會帶來一定的影響，傳統的管理工作已經不適合當前時代的發展，這就是意味著檔案管理人員需要結合時代背景進行創新，能根據當前開展管理工作的方式進行優化，充分利用信息時代的優勢進行管理，使整個檔案管理工作能夠高效且準確的進行下去，避免出現管理問題，使檔案工作能更好的為社會服務。

1 信息時代檔案管理的特點

1.1 檔案管理方便快捷

不同于傳統的檔案管理，在用信息化進行檔案管理的時候，更多的是一個完整的系統對檔案信息進行管理，這在一定程度上能避免傳統管理方式帶來的弊端，同時也能讓信息的流通更加順暢、全面，管理人員能通過管理系統查到需要的資料[1]。用信息技術進行檔案管理，方便管理人員隨時通過信息庫對數據進行調取和篩選，不用再像紙質管理的時候那樣，找檔案的時候手動去找，而且電子檔案還能快速的進行修改，便于儲存。

1.2 檔案管理內容豐富

電子檔案還有一個特點就是信息容量大，管理人員可以根據需要將信息進行更新和替換，對一些無用的信息也可以進行篩選，還能將重要的信息進行標注，不會受到過多的限制，這樣管理人員在開展工作的時候也不會遇到很多問題，還能及時對信息進行擴充整合，不需要花過多的時間去將信息重新調出或者查找信息，同時還能儲存更多的信息，讓管理工作能夠更加順利的開展下去。

1.3 檔案管理更加安全

電子檔案還具有安全性的優勢，畢竟在調取電子檔案的時候，需要管理人員進行身份認證，不同的管理人員會有不同的查閱權限，電子檔案管理系統也會安裝殺毒軟件，一旦出現安全隱患，管理人員便能用殺毒軟件消滅危害。除此之外，管理人員還會定期對系統進行更新維護，這樣也能避免安全問題的出現，讓整個信息化的檔案管理工作能夠更加快速且高效的開展下去。

2 創新檔案管理工作的必要性

2.1 信息化時代的需求

隨著時代的發展，傳統的檔案管理方式已經不能滿足信息時代的要求，在這種情況下，就需要檔案管理工作者能夠即時更新檔案管理的方式，用最容易讓人接受的方式進行高效化檔案管理，這樣不僅能讓管理人員能更加快速的獲取到檔案信息知識，也能通過檔案管理更加快速的結合時代信息進行調整優化，讓檔案管理能夠順應整個時代的發展，不會像傳統管理方式因為更新不及時而影響整個檔案管理工作的效率。

2.2 信息檔案管理發展的需要

檔案管理不只是有信息的收集，更有信息的歸納、分類等，如果用傳統的管理方式，會加大管理人員的工作難度，這不符合管理工作的發展方向，也會讓管理人員在工作的時候遇到很多難以解決的問題，對整個檔案管理工作的發展很不利[2]。在這種情況下，引入信息化檔案管理就非常重要，用信息化檔案管理的方式適合整個時代的發展，也是在管理大量信息內容時需要采取的方法，管理人員需要做的，就是順應時代的發展，將信息化檔案管理充分落實到信息化檔案管理的全過程。

2.3 提高信息檔案管理效率的需要

在進行傳統的檔案管理的時候，管理人員只是機械的記錄檔案信息，并未將檔案信息的內在價值表現出來，而且因為紙質檔案資料難以保管，相關部門更是會投入大量人力物力進行管理，不僅效率不高，還需要很大的花銷。而如果進行信息化檔案管理，便能讓信息檔案管理的目的性更加明確，也能更加快速的獲取到檔案中的信息，還能減小管理人員的管理壓力和資源耗費壓力，能最大化的提高整個檔案管理的質量和效率。

3 創新檔案管理工作的策略

3.1 創新信息化檔案管理理念

對于傳統的檔案信息資源來說，檔案資源信息的觀念和構建有著很重要的聯系，畢竟之前管理人員在開展管理工作的時候，將檔案信息當做是普通的文字資料，更多的是挖掘出了其憑證價值。但在時代發展的今天，還需要更多地發掘檔案信息的情報價值，這就需要管理人員能樹立信息化檔案管理意識，轉變傳統的信息管理觀念，做好檔案的保密工作，確保檔案不會因為一個管理人員的疏忽而造成泄密現象，讓檔案管理工作能以最好的狀態發展下去，既能充分發揮其價值，更能讓檔案的管理為其他工作的展開打下良好的基礎。

3.2 規范信息化檔案管理制度

規范信息化檔案管理制度，實際上就是對檔案信息收集、檔案信息保存的管理，之后再對其檔案信息網和軟件進行管理，畢竟對信息管理來說，提高信息管理的制度要求，是對檔案管理的一個有效保證，確保檔案信息不會因為管理的疏漏而出現錯誤，更能讓檔案在一個系統的規律下不斷更新、修改和發展，檔案信息之間還能實現互通，可以隨時調取各方面的管理信息，減小管理人員的工作量，同時還能確保檔案信息的安全，這對整個檔案信息管理都是非常有利的。

3.3 改革信息化檔案管理方式

引進先進的技術是改革信息化檔案管理的重要方法，簡單來說，就是將分散的時間或者空間信息，以一種科學合理的方式集合到信息資源平臺上，具體的展現形式可以是數字化、圖片化的信息，管理人員只需要根據自身的需要去查找信息[3]。在管理檔案信息的時候，也可以分類進行管理，這會讓相同的信息歸到一個子目錄之下，管理人員只需要搜索關鍵詞，便能導出相關信息，用這種方式進行信息管理，不僅能讓信息管理更加的高效，也能讓管理更加科學合理，管理人員也不會因為工作量大而產生過大壓力，而是能用正確的心態面對今后的管理工作，促進檔案管理工作的發展。

3.4 提高管理人員信息化檔案管理素質

除了在制度、方式上的創新，更重要的是要轉變管理人員的觀念，確保所有管理人員都能意識到信息化檔案管理的重要性，明確信息化檔案管理的方法，并且在工作中也能熟練運用信息化檔案管理系統，還能時刻維護信息化檔案管理系統的安全，通過實際工作培養他們的信息化檔案管理思維方式，并能避免發生信息泄露的問題，充分發揮信息化檔案管理的優勢，適當的讓信息檔案能實現互通，讓整個信息化管理平臺能夠適應整個時代發展的需求。

4 結束語

綜上所述，在當今這個信息時代，管理人員在開展信息管理工作的時候，首先意識到信息化檔案管理的重要性，也就需要管理人員能夠創新檔案管理形式，具體表現在創新信息化檔案管理理念、規范信息化檔案管理制度、改革信息化檔案管理方式、提高管理人員信息化檔案管理素質四方面，讓信息化檔案管理的優勢能夠完全發揮出來，也讓信息化檔案管理能為社會的整體發展做出巨大的貢獻。

參考文獻

[1]董栗彤，董丁碩.信息時代檔案管理工作的創新研究[J].中國管理信息化，2018（12）：186-187.

[2]周騫.信息時代高校辦公室檔案管理工作創新分析[J].現代國企研究，2018（10）：189-189.

[3]宋春雨.信息時代背景下檔案管理工作的創新發展新格局[J].辦公室業務，2018（13）：72-72.