加強事業單位檔案管理工作的若干思考

王永梅

摘 要：在事業單位發展的過程中，檔案管理工作是較為重要的環節。但是在當前的事業單位檔案管理工作中，由于受到部分因素的影響，使得檔案管理工作存在著一定的問題，直接影響到檔案管理的質量和效率，進而影響了檔案的利用率。本文將對事業單位檔案管理工作中存在的問題進行分析，并提出相應的解決策略，以期能夠為事業單位檔案管理工作的健康發展奠定基礎。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；管理問題

事業單位檔案客觀、真實地記錄了事業單位的發展歷程，屬于事業單位各項工作執行的重要依據與標準，檔案管理工作規范與否，直接關系到事業單位各項工作的開展。規范化、標準化作為各項工作開展的重要基礎，其歷來是企業管理高度重視的內容，對事業單位檔案管理工作來說，規范化、標準化能夠有效保障檔案管理工作的效率與質量，提升事業單位各項工作開展的精細度，以此來降低各種決策性失誤的發生率。因此，如何加強檔案管理規范化、標準化建設成為事業單位發展的重要內容。

1 我國事業單位檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理意識薄弱，重視度嚴重不足

企業檔案管理工作雖然在不斷深入，但尚未在全員范圍內得到重視。具體來講，在企業管理層，將重心放在經濟發展與建設方面，認為檔案管理可有可無，是軟工程的代表。基于此，檔案管理工作未得到足夠的重視，思想滯后，管理觀念不強，檔案管理工作整體上體現為無力性、規范性不強。一些企業未成立專門與正規的檔案部門，檔案人員結構不合理，管理設施落后，更新不及時，影響檔案服務功能的發揮，滿足不了檔案管理的標準化與規范化標準。

1.2 檔案管理信息化程度較低

現如今，各行各業都已經逐漸借助信息技術來發展，對于事業單位的檔案管理工作來說，使用信息化技術勢在必行。當前，很多事業單位都已經意識到信息化檔案管理方式的重要性，也逐漸開始利用信息技術來對檔案進行管理，不僅方便了檔案信息的查詢和使用，同時也降低了管理的成本，但是檔案管理信息化程度并不高，很多檔案管理人員都只是將檔案信息錄入到計算機數據庫中進行簡單的記錄，而不是將這些檔案資料高效化的管理和利用，導致檔案管理工作效率低下，直接影響了事業單位的發展。

1.3 檔案管理人員綜合素質偏低

檔案管理工作看似簡單，實際上對相關管理人員的綜合能力要求較高，不僅要求其具備過硬的專業技能，同時也要求其具備良好的職業道德和強烈的責任感。但是在當前的事業單位中，普遍存在檔案管理工作人員綜合能力偏低的情況，一方面，檔案管理人員不能夠與時俱進，無法適應新常態下事業單位發展對檔案管理的需求，對檔案材料的收集整理、裝訂以及歸檔等方面的業務流程不夠熟悉。另一方面，部分檔案管理人員的職業道德素養偏低，不具備責任心，在工作的過程中敷衍了事，對自己的要求較低，進而直接影響了檔案管理工作的整體效率。

2 加強事業單位檔案管理工作的幾點建議

2.1 提高檔案管理的信息化建設

為了提升檔案管理工作的整體效率，應當要加強信息化建設。第一，借助計算機技術的優勢，建立相應的檔案管理信息系統，實現檔案的規范化、系統化的管理，將檔案按照不同的標準來進行分類管理，這樣不僅能夠提高檔案的管理效率，同時還能夠提高信息的利用效率。與此同時，還應當要建立信息共享和交流的平臺，實現“線上+線下”共同管理的方式，提高檔案信息資源的利用效率和檔案管理的整體效率。第二，事業單位應當要重新調整資金配置，在檔案管理方面加大資金的投入力度，配置性能良好、數量足夠的計算機基礎設備，并劃分一定的款項來對檔案管理工作人員計算機操作能力進行培訓，使其能夠全面掌握先進的計算機檔案管理技能，提升事業單位檔案管理的整體效率。

2.2 建立健全檔案管理機制

科學合理的規章制度是保障各項工作開展的先決條件，檔案管理規范化、標準化建設自然也不例外。這就需要事業單位檔案管理部門針對檔案管理機制進行全面的優化調整，基于組織保障、部門寫作、工作內容要求、崗位職責劃分等諸多層面進行全面的優化。具體來說，事業單位應當基于檔案管理工作實際，全面優化檔案管理規章制度，將對應的責任明確到個人，并安排專門負責人，針對檔案管理工作的各個環節進行全面的監管。與此同時，事業單位還應當組織檔案管理規范化會議，通過內部協商共同制定規范化、標準化的檔案管理機制，針對相關職能部門的職責、義務進行明確的規定，使得各個部門能夠主動與檔案管理部門之間進行協調合作，全面保障檔案資料收集的準確性、使用的便捷性以及借閱的安全性等。通過規章制度保障、責任落實，從管理機制層面有效規范檔案管理工作。

2.3 強化內部規范化管理意識

要想實現檔案管理規范化、標準化的目標，強化事業單位內部規范化管理意識至關重要。這就需要事業單位積極落實檔案管理規范化、標準化的宣傳教育，全面引入精細化的管理理念，進一步提升檔案管理人員的精細化意識。具體來說，主要包含以下幾個方面：首先，事業單位領導層必須要將檔案管理規范化、標準化納入日常工作，將其提升到發展戰略的高度。其次，事業單位應當全面加大人力、物力、財力的投入力度，給予檔案管理工作高度重視，保障各項規章制度的有效落實。最后，事業單位需要全面加大檔案管理規范化、標準化的宣傳教育，不僅僅是針對檔案管理人員，還應當包含事業單位內部各個職工，使得各個職能部門均能夠主動配合檔案管理工作規范化、標準化的開展。

2.4 重視檔案管理人員教育與培訓，全面提升檔案管理人員專業能力與綜合素質

立足新的發展階段，檔案管理人員面臨新的要求，需要具備專業的理論知識，掌握檔案管理工作的方法與手段，遵循發展規律，精通現代化檔案管理業務，全面推動企業檔案管理向著現代化方向發展?；诖?，要重視檔案管理人員培訓，促使其能夠實時了解行業信息，明確信息技術的作用，深刻體會信息技術對檔案管理的推動作用。另外，要對管理方式進行轉變，增強人員業務能力，提升職業素養。重視考核，將其與培訓置于同等重要的地位，促使管理人員能夠熟練掌握檔案管理流程，明確行業規范，在考核通過之后，以更加高水平的狀態投入檔案管理工作中。

2.5 提高檔案管理標準化創新程度

制定檔案材料收集程序，確保材料收集完整。檔案管理部門應該根據各項活動的特點，制定相應的檔案材料收集程序，并嚴格監督其執行過程。同時積極參與檔案管理標準的制修訂工作，積極參與國際檔案標準化活動，能否與各國學術專家交流，提高我國檔案管理標準化水平。

3 結語

綜上所述，事業單位檔案管理規范化、標準化是一項系統、漫長、復雜的工程，其必然需要密切跟隨事業單位發展與檔案管理工作發展進行動態的優化調整，才能夠全面提升檔案管理的效率與質量。這就需要事業單位意識到檔案管理規劃化、標準化的重要性，深入分析當前檔案管理工作存在的問題，通過強化內部規范化管理意識、基于規范標準進行檔案重組、建立健全檔案管理機制以及通過信息化建設完善標準及規范，促進檔案管理工作標準化、規范化的發展，為事業單位的發展奠定扎實的基礎。

參考文獻

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