關(guān)于糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理方法分析及意義探討

李宣周

摘 要：糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，合理開展糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理，能夠促進(jìn)倉(cāng)儲(chǔ)工作的順利開展，推動(dòng)倉(cāng)儲(chǔ)工作向流程化、系統(tǒng)化以及規(guī)范化的方向發(fā)展。具體來(lái)看，不同管理模式下糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理的流程不同，在實(shí)際管理中應(yīng)當(dāng)依據(jù)具體的情況制定相對(duì)應(yīng)的流程，促進(jìn)檔案管理更加科學(xué)，為糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)管理工作的更好開展做好基礎(chǔ)與鋪墊。本文就該方面的內(nèi)容進(jìn)行了細(xì)致地分析與探究，總結(jié)糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理的具體方法，并提出一系列加強(qiáng)其管理的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)；檔案管理；方法；對(duì)策；科學(xué)

在糧庫(kù)中，所有的數(shù)據(jù)都是從倉(cāng)儲(chǔ)環(huán)節(jié)發(fā)起的，倉(cāng)儲(chǔ)管理工作的好壞直接影響了糧庫(kù)的總體管理水平，因此加強(qiáng)倉(cāng)儲(chǔ)管理尤為重要。而檔案管理是糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)管理中的重要部分，提升倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理的水平，能夠?qū)Ω黜?xiàng)倉(cāng)儲(chǔ)資料進(jìn)行分類和搜集，為倉(cāng)儲(chǔ)工作的有序開展做好鋪墊，這就能夠推動(dòng)糧庫(kù)整體管理水平的提升。

1 糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理的意義

糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理工作屬于一項(xiàng)復(fù)雜化和系統(tǒng)化的工作，在倉(cāng)儲(chǔ)管理中糧食儲(chǔ)藏技術(shù)僅僅是一個(gè)方面，其還包含其它的眾多方面，如質(zhì)量管理方面、數(shù)量管理方面、安全生產(chǎn)管理方面以及出入庫(kù)管理方面等。各個(gè)糧食管理部門針對(duì)于這一系列工作進(jìn)行了有效分析，并花費(fèi)了大量的人力和物力，制定相關(guān)的糧食管理制度，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的作業(yè)進(jìn)行了規(guī)范。然而因?yàn)椴煌h(huán)節(jié)之間執(zhí)行主體不同，且條塊分割較為嚴(yán)重，因此在實(shí)際管理中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，這就不利于糧庫(kù)整體管理水平的提升。而通過(guò)制定健全的糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理制度，則能夠通過(guò)檔案管理將所有的瑣碎工作系統(tǒng)化串聯(lián)起來(lái)，使得整個(gè)倉(cāng)儲(chǔ)工作按照一定的流程來(lái)開展，這就能夠避免因?yàn)楣ぷ鳜嵥槎l(fā)錯(cuò)誤或者流轉(zhuǎn)不暢的問(wèn)題，因此可知做好糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理工作意義非凡。

另外，通過(guò)糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理還能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)工作中存在的問(wèn)題，由檔案資料是否全面、有效銜接來(lái)發(fā)現(xiàn)具體的問(wèn)題，這就能夠推動(dòng)相關(guān)人員及時(shí)對(duì)問(wèn)題進(jìn)行分析，從而能夠更好地解決問(wèn)題，促進(jìn)糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)管理工作發(fā)揮更大的作用，為糧庫(kù)的良好運(yùn)轉(zhuǎn)奠定基礎(chǔ)。從另一方面來(lái)看，加強(qiáng)糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理還可以對(duì)各個(gè)資料進(jìn)行科學(xué)化搜集，為相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)更好地了解糧庫(kù)運(yùn)行情況提供幫助，促進(jìn)其做出更加科學(xué)的決策。因此我們能夠發(fā)現(xiàn)，糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理所發(fā)揮的作用是多方面的，對(duì)于提升整個(gè)糧庫(kù)的運(yùn)行效果，增強(qiáng)糧庫(kù)的管理水平起到尤為重要的作用。

2 糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理的方法

2.1 對(duì)檔案資料進(jìn)行分類，推動(dòng)倉(cāng)儲(chǔ)管理更加系統(tǒng)化

因?yàn)閭}(cāng)儲(chǔ)工作涉及到的內(nèi)容較多，在具體管理中很容易產(chǎn)生邏輯關(guān)系錯(cuò)誤的現(xiàn)象，且容易發(fā)生錯(cuò)漏，這就不利于各個(gè)環(huán)節(jié)以及部門之間進(jìn)行有效銜接，導(dǎo)致資料整理花費(fèi)較多的時(shí)間，因此必須要對(duì)各種檔案資料進(jìn)行分類，根據(jù)不同的類別合理進(jìn)行資料的搜集與整理，如此能夠降低資料整理的難度，使得倉(cāng)儲(chǔ)管理具有更高的系統(tǒng)化程度。比如，將作業(yè)性質(zhì)和作業(yè)過(guò)程作為劃分依據(jù)，可以將糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)檔案分為糧油質(zhì)量檔案、糧油數(shù)量檔案、科技儲(chǔ)糧檔案、合同檔案、倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)施檔案等。而依據(jù)具體的歸檔周期又可以將倉(cāng)儲(chǔ)檔案劃分為常備檔案、年度檔案、周期檔案。同時(shí)依據(jù)歸檔內(nèi)容可以將其分為資料檔案和流程檔案兩個(gè)類別等。如此有效進(jìn)行檔案類別劃分，能夠使得各項(xiàng)倉(cāng)儲(chǔ)檔案資料得到整合，并合理進(jìn)行材料收集從而形成科學(xué)化的單據(jù)和資料流轉(zhuǎn)程序，這就能夠促進(jìn)檔案資料更加全面，方便相關(guān)人員查找和運(yùn)用。同時(shí)，在劃分好檔案類別之后，還應(yīng)當(dāng)派專人對(duì)檔案進(jìn)行管理，對(duì)不同作業(yè)和各項(xiàng)工作進(jìn)行有效整合與銜接，并及時(shí)通過(guò)檔案資料發(fā)現(xiàn)其中的問(wèn)題，并對(duì)問(wèn)題進(jìn)行追蹤，落實(shí)到人，同時(shí)還可以監(jiān)督資料的有效性以及準(zhǔn)確性，如此能夠避免由于部門銜接不順暢、作業(yè)環(huán)節(jié)多等而導(dǎo)致相關(guān)信息疏漏的問(wèn)題。

2.2 對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)化收集，推動(dòng)倉(cāng)儲(chǔ)管理更加順暢

在對(duì)檔案資料進(jìn)行分類之后，就需要進(jìn)行收集了，要依據(jù)具體的類別進(jìn)行各個(gè)環(huán)節(jié)資料的收集，避免資料不全或者混亂。具體來(lái)看，在收集資料的時(shí)候要遵循三個(gè)原則，即及時(shí)性原則、序時(shí)性原則和嚴(yán)謹(jǐn)性原則。嚴(yán)謹(jǐn)性是指要確保各個(gè)歸檔材料之間具有相對(duì)應(yīng)的邏輯關(guān)系，并確保邏輯關(guān)系較為嚴(yán)謹(jǐn)，如在進(jìn)行分倉(cāng)檔案歸檔的時(shí)候要依據(jù)具體的糧食倉(cāng)號(hào)、性質(zhì)、品種等做好有效分類，使得相關(guān)的材料之間能夠相互依托，如入庫(kù)檢驗(yàn)報(bào)告可以為質(zhì)量提供依據(jù)、檢斤單為數(shù)量提供依據(jù)等。而序時(shí)性是指在對(duì)資料歸檔的時(shí)候要遵循時(shí)間順序，由于原始單據(jù)通常是發(fā)生在不同的部門中，而因?yàn)闀?huì)受到人力較少、作業(yè)量較大等因素的影響，導(dǎo)致在傳遞過(guò)電子數(shù)據(jù)之后將原始單據(jù)遺忘的情況，而合理對(duì)檔案資料進(jìn)行序時(shí)性管理，則能夠?qū)⑦@一問(wèn)題避免掉。相關(guān)人員在每天進(jìn)行檔案整理的時(shí)候按照對(duì)應(yīng)的時(shí)間來(lái)，能夠及時(shí)了解單據(jù)是否可以正常流轉(zhuǎn)，并及時(shí)對(duì)其進(jìn)行跟進(jìn)，并解決其問(wèn)題，從而能夠避免單據(jù)丟失或者遺忘。而及時(shí)性主要是指應(yīng)當(dāng)在事件發(fā)生以后第一時(shí)間內(nèi)對(duì)資料進(jìn)行歸檔。合理遵循這三個(gè)原則對(duì)檔案資料進(jìn)行收集，能夠促進(jìn)各個(gè)單向流程形成統(tǒng)一性的整體，對(duì)各個(gè)工作進(jìn)行有效整合，推動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)的工作流程更加順暢、脈絡(luò)更加清晰。

2.3 合理在糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理中引入信息化手段

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，對(duì)糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理的要求更高，因此傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求，這就必須要加強(qiáng)信息化手段的運(yùn)用，提升糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理的信息化水平。一方面在對(duì)各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行收集之后，應(yīng)當(dāng)將其上傳到計(jì)算機(jī)中，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和計(jì)算機(jī)檔案同時(shí)保存。另一方面由于當(dāng)前糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)方面很多工作都是通過(guò)計(jì)算機(jī)開展的，因此很多資料也都是存在于計(jì)算機(jī)中，這就要求檔案管理人員在通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行資料收集之后，還應(yīng)當(dāng)將其打印一份紙質(zhì)檔案，以便實(shí)現(xiàn)雙份保存，避免由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)破壞或者硬盤損壞等導(dǎo)致資料丟失、檔案不存在的情況。另外，應(yīng)當(dāng)借助于計(jì)算機(jī)的便捷性對(duì)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)據(jù)副本、電子檔案等信息進(jìn)行存儲(chǔ)、整理、管理以及采集等，實(shí)現(xiàn)整個(gè)過(guò)程的系統(tǒng)化和便捷化，提升檔案管理的整體水平和效率。

2.4 不斷提升糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理人員的專業(yè)化技能

在時(shí)代快速發(fā)展的背景下糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)管理各項(xiàng)技術(shù)以及流程也處于不斷變化的狀態(tài)中，這就要求相關(guān)的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)提升自身的專業(yè)化技能，如此才能夠更好地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變化，推動(dòng)檔案管理水平的有效提升。首先，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)專業(yè)技能培訓(xùn)。要定期對(duì)糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，及時(shí)為其灌輸新知識(shí)和新技能，不斷促進(jìn)其專業(yè)素質(zhì)的提升。其次，要根據(jù)實(shí)際情況定期對(duì)糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理人員開展考核。比如可以針對(duì)于其檔案管理的流程、檔案資料的分類情況、收集情況等進(jìn)行考察，并對(duì)其進(jìn)行打分，明確其工作的狀況，并作出獎(jiǎng)罰，推動(dòng)檔案管理人員更積極地開展工作，有效提升自身的技能，為糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)管理工作更好地開展做好貢獻(xiàn)。

3 結(jié)束語(yǔ)

糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理工作與糧庫(kù)管理工作密切相關(guān)，決定著糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)管理水平的高低，同時(shí)糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理的效果也直接影響著糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行，因此加強(qiáng)該方面檔案管理十分必要。本文首先對(duì)糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理的意義進(jìn)行了總結(jié)，然后提出具體的檔案管理方法，旨在推動(dòng)糧庫(kù)倉(cāng)儲(chǔ)檔案管理工作的更好開展，提升檔案管理的整體效果。

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