探究新時期背景下工程檔案管理

摘 要：隨著社會科學技術的發(fā)展迅猛，經(jīng)濟效益不斷增強，數(shù)據(jù)化服務的水平質量也在穩(wěn)步提升。然而，對于工程檔案的管理仍然相對來說是比較缺乏的系統(tǒng)化的制度。因此，工程建設本身是必須提高對檔案管理的重視程度，改變落后的工程建設管理模式，服務意識需要不斷進行創(chuàng)新，規(guī)范檔案管理制度，并且提高管理檔案的科學性，為公眾提供優(yōu)質的工程建設服務。所以，為了更全面地保證工程管理的有效性和可靠性，本文針對新時代工程檔案管理的狀況進行了分析，并提出了一些創(chuàng)新方案的探討。

關鍵詞：工程檔案；管理；問題；應對策略

在社會經(jīng)濟不斷的發(fā)展之下，對工程建設質量也提出了更高的要求。檔案管理在工程建設當中起到重要的作用，如不采取科學的管理機制，那勢必會導致工程檔案的缺失和遺漏，對于工程項目建設整體而言將帶來巨大的影響。由此可見，建立在新時期背景下對工程檔案管理進行相關研究很有必要，工程檔案管理模式的制定必須科學合理，對于檔案的管理和控制的力度也需要加強，以此促進工程建設得以順利完成。通過調查可以發(fā)現(xiàn)，部分企業(yè)在工程檔案管理方面還存在不少問題，如不采取措施予以應對，將會嚴重阻礙我國工程建設的發(fā)展。下面將建立在新時期背景下對工程檔案管理的改進策略進行詳細論述。

1 新時期進行工程檔案管理的必要性

盡管現(xiàn)代科學技術發(fā)展的程度是已經(jīng)可以達到將大量的信息和數(shù)據(jù)輸入到各種管理系統(tǒng)中的水平了，從篩選和搜索領域開始，信息定位的準確性得到了提高。然而，原始檔案的管理仍需加強?？茖W技術的發(fā)展并不意味著檔案管理的地位可以完全被替代。同時，即使在當今成熟的軟件開發(fā)和維護中，由于操作人員的失誤或者是系統(tǒng)本身的脆弱性等原因，仍然存在大量的操作軟件損壞和數(shù)據(jù)丟失的現(xiàn)象，這對企業(yè)經(jīng)濟的損失是非常巨大的，而且不可恢復的數(shù)據(jù)丟失也會給用戶帶來額外的工作麻煩。

2 新時期工程檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 工程建設缺乏檔案管理的意識

我國工程建設的重點是工程建設的本身，所以在趕工期的同時比較容易忽視工程建設檔案管理的地位。首先，大部分施工單位檔案員沒有認識到檔案管理的必要性，檔案資料沒有與工程同步，等要驗收了才拿著一大堆資料臨時抱佛腳，導致工程檔案管理普遍說來就只是一種形式，也加大了難度。其次，檔案管理者自身管理檔案的意識相對薄弱，只負責歸檔和保管，保管的環(huán)境也不符合要求，制約了檔案管理的改革和創(chuàng)新。

2.2 工程建設檔案管理缺乏集中管理機制

工程建設檔案管理是一項比較系統(tǒng)、基礎的工作。在進行的過程中，需要進行集中管理和統(tǒng)一部署。然而，從目前的狀況來看，大多數(shù)工程建設很難進行集中的檔案管理工作，而從管理的角度來看，檔案管理相對分散：首先，沒有明確的分類。其次，它僅用于歸檔，沒有全面的管理內容。

2.3 工程建設的檔案管理制度缺乏創(chuàng)新

因為一些工程建設管理人員和行政人員忽視了檔案管理的必要性。許多檔案管理部門與其他相關部門之間缺少密切的聯(lián)系和溝通，這種現(xiàn)狀導致在一些工作配合上溝通效率低下，并且部分管理者也沒能意識到這類現(xiàn)狀帶來的危害，未能及時采取措施對此改進，因此，這從根本上提高了對相關的文件的管理工作的難度。在這方面，主要表現(xiàn)在以下幾點：第一，企業(yè)管理層及普通員工未能意識到檔案管理的重要性；第二，大多數(shù)管理者缺乏溝通意識，工程資料是一環(huán)扣一環(huán)的導致無法有效解決相應的管理問題；第三，一些高級管理人員缺乏對員工相關工作技能培訓的關注。因此，許多相對應的管理者無法準確理解他們工作中需要改進的地方。

3 如何改進工程檔案管理

3.1 工程建設檔案管理工作應使用現(xiàn)代化的信息手段

工程建設的整個檔案管理系統(tǒng)應該實現(xiàn)網(wǎng)絡化，建立主要管理整體檔案的服務中心。工程建設內部的所有部門也需要建立相對應的子系統(tǒng)，對于本部門的業(yè)務和人員來說，本部門人員更清楚檔案信息不僅準確、有價值，而且具有較高的整理效率。使用直接輸入系統(tǒng)輸入信息可以提高工作效率，使用影印和掃描將重要紙質資料輸入工程建設的檔案管理系統(tǒng)更便于參考和管理。對于各部門收集的工程建設檔案信息，工程建設檔案管理部門只需簡單地將其分為不同的類別，然后將工程建設和科室收集的檔案信息輸入到通用檔案管理系統(tǒng)中。

3.2 完善工程建設檔案管理的系統(tǒng)

為了有效保護工程建設的利益，工程建設檔案信息公示系統(tǒng)可以使用實名制進行認證。首先根據(jù)工程建設檔案管理的實際情況，不斷創(chuàng)造和完善良好的工作環(huán)境和工作氛圍。然后是增加工程建設檔案管理各方面的投入。此外，它還能促進檔案管理的高效地進行發(fā)展，提供了相應的技術支持。此外，相關管理人員也必須注重提高個人的工作能力，這樣才能有效推動檔案的管理工作。

3.3 進行定期的系統(tǒng)的升級

首先要對檔案管理的配套設施進行定期的更新。工程檔案的數(shù)量會逐年增加，檔案管理人員應制定關于檔案管理配套設施更新的相關計劃，并向主管領導明確說明更新檔案管理配套設施的更新計劃。除此之外，對于工程檔案的管理人員而言需要建立在相關規(guī)則制度之下嚴格照此執(zhí)行，一旦發(fā)現(xiàn)檔案有缺失或破損，必須及時采取相應的補救措施，及時滿足單位對檔案和資料的保管要求。

3.4 提高檔案管理人員的專業(yè)素質

檔案管理人員素質的高低直接會影響到工程檔案管理的質量。企業(yè)檔案管理工作應配備專、兼職檔案員，并不定期的接受專業(yè)的檔案管理培訓的學習，自身也要不斷學習與檔案管理工作相關的技能和知識。目前浙江省檔案局規(guī)定，檔案人員應完成每年不少于90個學時的檔案培訓。加強對檔案管理人員素質提升的培訓，將專業(yè)的理論知識進行授予，并時刻強調檔案管理人員需自身意識到提升專業(yè)水平的重要性。為了能夠進一步提升工程檔案管理的質量，使檔案管理工作適應新時期快速變化的市場形勢，應該在檔案管理工作建設上納入人才引入機制，由此才能推動檔案管理工作向規(guī)范化不斷進步。

4 結語

總而言之，從現(xiàn)狀來看，工程建設檔案管理中還有許多棘手的問題亟待解決。因此對于工程企業(yè)而言應當根據(jù)實際問題提出有針對性的解決實際問題的措施，利用集體智慧，提高工程檔案管理的有效性和質量，促進建筑行業(yè)有創(chuàng)新性的發(fā)展。

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作者簡介

李雅（1985-），女，漢，浙江寧波，工程檔案管理，館員，本科，研究方向：工程檔案管理及對策。