機(jī)關(guān)檔案管理存在的薄弱環(huán)節(jié)與解決對(duì)策

甄美清

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，全球智能化浪潮促使人類社會(huì)由信息化社會(huì)向智慧社會(huì)加速轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)成為社會(huì)關(guān)注的重要戰(zhàn)略資源，并已成為大家爭(zhēng)相搶奪的新焦點(diǎn)，而檔案作為人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄，它的重要性越來越突出，越來越得到社會(huì)的重視。筆者從分析機(jī)關(guān)檔案管理工作現(xiàn)狀入手，深入剖析當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案管理存在的問題，提出解決良策，以便更好地服務(wù)政府中心工作。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)；檔案管理；薄弱環(huán)節(jié)；對(duì)策

機(jī)關(guān)檔案是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分，作為機(jī)關(guān)公務(wù)活動(dòng)中形成的歷史記錄，具有重要的不可替代的資政、參考、憑證作用。近年來，檔案行政管理部門著力抓機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理，各機(jī)關(guān)單位檔案意識(shí)不斷增強(qiáng)，基礎(chǔ)設(shè)施配備和檔案信息化水平不斷提升，機(jī)關(guān)檔案管理工作逐步步入制度化、規(guī)范化、信息化軌道。但不可否認(rèn)，縣（區(qū)）級(jí)機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作還存在著不同程度的管理問題。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的重要性

機(jī)關(guān)事業(yè)單位是處理國(guó)家基本事務(wù)、直接與老百姓打交道的職能部門，是國(guó)家形象的窗口。同時(shí)檔案管理部門是政府挖掘優(yōu)秀人才的部門，大量的政府信息儲(chǔ)存在這個(gè)部門。機(jī)關(guān)檔案是對(duì)機(jī)關(guān)工作管理、服務(wù)客觀性的記錄，是保護(hù)單位和個(gè)人合法權(quán)益、維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的重要依據(jù)，它具有十分重要的指導(dǎo)作用、參考作用以及服務(wù)民生的作用，它為今后政策制定、工作方法指明了方向。因此，機(jī)關(guān)檔案管理工作在機(jī)關(guān)工作中起到了推進(jìn)依法行政、促進(jìn)科學(xué)決策、提高治理水平等舉足輕重的作用，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。然而，機(jī)關(guān)檔案管理工作隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，成熟的信息及電子技術(shù)被迅速應(yīng)用到檔案管理中，一些新的問題又凸顯出來。在機(jī)關(guān)檔案管理部門，檔案管理的質(zhì)量直接反映了員工的工作態(tài)度和素質(zhì)。社會(huì)的快速發(fā)展，國(guó)家的基本職能單位也越來越多，檔案管理的工作也越來越繁雜。新時(shí)代對(duì)于檔案管理的要求越來越高，信息技術(shù)也越來越多地應(yīng)用到機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，所以需要在保留傳統(tǒng)方法的基礎(chǔ)上對(duì)管理技術(shù)進(jìn)行完善，檔案管理工作才能更加規(guī)范。

2 檔案管理工作中存在的問題

1）檔案信息資源共享渠道不暢。檔案信息資源共享是信息技術(shù)與現(xiàn)代管理體制的融合，其本質(zhì)是以網(wǎng)絡(luò)為媒介平臺(tái)，以用戶為中心，以開放檔案信息資源為公眾提供實(shí)用的信息服務(wù)為目的的檔案管理模式。但是當(dāng)前機(jī)關(guān)單位受一些自我封閉、觀念保守、重藏輕用、本位主義等傳統(tǒng)思想觀念的束縛，過分強(qiáng)調(diào)檔案的政治性和保密性，極大地制約了檔案信息資源的共享。加之信息技術(shù)還不夠完善，網(wǎng)上安全漏洞多，檔案經(jīng)費(fèi)投入不足等問題，致使我市尚未構(gòu)建網(wǎng)上檔案信息資源共享渠道。甚至線下檔案資源共享也做得不到位。

2）部分單位對(duì)檔案工作的地位和作用認(rèn)識(shí)不到位。有相當(dāng)一部分單位認(rèn)為檔案工作可有可無，無足輕重。個(gè)別單位檔案工作制度形同虛設(shè)，檔案工作多年停滯不前，年復(fù)一年，毫無進(jìn)展。有的單位業(yè)務(wù)檔案散存在各個(gè)業(yè)務(wù)科室個(gè)人手中，沒有專人負(fù)責(zé)整理，沒有形成向單位檔案室移交的習(xí)慣，不符合檔案集中統(tǒng)一歸檔的要求，也不利于安全保管和查閱利用。

3）現(xiàn)有檔案管理體系落后。目前，許多地方的檔案管理系統(tǒng)仍然延續(xù)著傳統(tǒng)的檔案管理體制，檔案管理趨于紙質(zhì)管理，檔案管理人員受時(shí)間、地點(diǎn)等的影響比較大，無法有效開展服務(wù)。當(dāng)利用者需要查看某個(gè)文件時(shí)，檔案管理員需要逐個(gè)排除，從接受請(qǐng)求到提交文件的過程需要短則幾個(gè)小時(shí)多則幾天，對(duì)工作效率造成嚴(yán)重影響。與時(shí)同時(shí)，紙質(zhì)檔案存放仍使用傳統(tǒng)五節(jié)檔案箱柜存放檔案，使用民用空調(diào)進(jìn)行溫濕度調(diào)控等管理措施現(xiàn)象普遍，需要大量的空間、人力、財(cái)力去支持檔案工作的正常開展，造成社會(huì)資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，違背了當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的原則。

4）檔案管理缺乏專業(yè)性和規(guī)范性。據(jù)調(diào)查，在大多數(shù)基層單位，檔案管理人員變動(dòng)頻繁，且大多為兼職人員，其中檔案管理專業(yè)人員更是少之又少，檔案管理工作基本上依靠口口相傳來進(jìn)行，上一位檔案管理人員怎么整理歸檔，繼任者就怎么整理歸檔，這就造成了檔案管理工作缺乏專業(yè)性和規(guī)范性，整體上缺乏系統(tǒng)性。

3 提高機(jī)關(guān)檔案管理水平的措施

1）檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。檔案現(xiàn)代化管理是現(xiàn)時(shí)代大勢(shì)所趨，可從各個(gè)方面實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。首先是檔案基礎(chǔ)設(shè)施的現(xiàn)代化建設(shè)，把現(xiàn)代化管理系統(tǒng)運(yùn)用到檔案館（室），利用現(xiàn)代信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)自動(dòng)化等技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理。另外需要在檔案室安裝24小時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)，對(duì)檔案室可能出現(xiàn)的安全隱患實(shí)施監(jiān)控，比如溫度、濕度、盜竊等。另外就是開展檔案數(shù)字化，機(jī)關(guān)單位要大力推行電子檔案的運(yùn)用。相對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案優(yōu)勢(shì)明顯，它更易于保存、節(jié)能、傳遞方便、節(jié)省空間等，當(dāng)有檔案需要被查詢時(shí)，可以在檔案管理信息系統(tǒng)輸入關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索和利用申請(qǐng)、下載查看等。構(gòu)建檔案信息化共享平臺(tái)，檔案信息互聯(lián)互通，跨地區(qū)查閱利用將是新時(shí)代檔案管理工作的重要舉措。當(dāng)今，紙質(zhì)檔案存量大，情況各異，整個(gè)檔案數(shù)字化工作量十分龐大。但是，這些新技術(shù)、新設(shè)備的出現(xiàn)，給以后檔案管理工作的發(fā)展帶來很大的提升空間。

2）加強(qiáng)指導(dǎo)，強(qiáng)化隊(duì)伍。市（區(qū)）檔案局要加大對(duì)各個(gè)基層機(jī)關(guān)單位的監(jiān)督指導(dǎo)力度，通過舉辦培訓(xùn)班、召開會(huì)議、開展活動(dòng)、進(jìn)行年檢、執(zhí)法檢查、開展檔案知識(shí)競(jìng)賽活動(dòng)等方式提高機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案工作的重視程度，不斷提高檔案管理人員的基本素質(zhì)和專業(yè)技能。要針對(duì)檔案管理人員“老人經(jīng)驗(yàn)豐富、新知識(shí)不足，新人知識(shí)面廣、工作經(jīng)驗(yàn)不夠”的問題，采取得力措施加以解決。同時(shí)，要加大檔案監(jiān)督執(zhí)法檢查力度，做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究，將檔案違法行為消滅在萌芽狀態(tài)，促進(jìn)檔案工作步入可持續(xù)發(fā)展法制軌道。

3）規(guī)范檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。一是根據(jù)檔案管理人員不同工作性質(zhì)和行業(yè)特點(diǎn)形成的不同培訓(xùn)需求，采取小班教學(xué)的方式，進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)，努力做到培訓(xùn)與使用相一致，不斷提高檔案管理人員的工作能力；二是建設(shè)“大型綜合檔案館”的同時(shí)建設(shè)檔案培訓(xùn)、實(shí)習(xí)基地，配套檔案培訓(xùn)及實(shí)習(xí)所需的設(shè)備設(shè)施，逐步建立完善的檔案培訓(xùn)體系，增強(qiáng)檔案管理人員的實(shí)際動(dòng)手能力；三是建立健全培訓(xùn)效果評(píng)價(jià)機(jī)制，既要采取有效的方式方法對(duì)參訓(xùn)檔案管理人員所學(xué)的知識(shí)、技能進(jìn)行測(cè)驗(yàn)衡量，還要通過問卷等方式對(duì)培訓(xùn)教師進(jìn)行評(píng)價(jià)，以便提高培訓(xùn)教師的教學(xué)質(zhì)量。

4）完善機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化制度體系。結(jié)合政策要求，建立完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)一步完善機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化制度體系，并加強(qiáng)過程監(jiān)督。一方面要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視，加大資金投入，確保有專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)開展檔案規(guī)范化建設(shè)。同時(shí)，提高檔案規(guī)范化建設(shè)重視程度，將檔案管理工作納入到單位議事日程，結(jié)合單位管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分進(jìn)行科學(xué)部署和安排，統(tǒng)籌推進(jìn)。結(jié)合政策要求，制定完善的檔案管理制度體系，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)分管，明確具體目標(biāo)、時(shí)限、要求、標(biāo)準(zhǔn)等，分解任務(wù)，分步實(shí)施，嚴(yán)格責(zé)任分工落實(shí)，確保執(zhí)行到位。另一方面，要加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理過程監(jiān)督，對(duì)可能存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)等進(jìn)行分析，并重點(diǎn)監(jiān)督，多人監(jiān)督，確保檔案規(guī)范化建設(shè)進(jìn)程不受影響。

4 結(jié)語

為了實(shí)現(xiàn)檔案管理優(yōu)化的目標(biāo)，有必要加強(qiáng)檔案管理軟硬件建設(shè)，優(yōu)化檔案管理概念，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。在機(jī)關(guān)檔案管理優(yōu)化過程中，應(yīng)不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化程序，以加快機(jī)關(guān)檔案管理改革的進(jìn)程，全面提高機(jī)關(guān)檔案管理水平。

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