企業檔案管理規范化中遇到的問題與解決方法

摘 要：隨著我國經濟的快速增長，推動了國內各個企業的快速發展。在企業發展中，企業檔案管理規范化是企業發展的基礎。企業檔案也是體現出企業生產研發經營和管理的真實記錄。為企業發展各項業務，創造了必要的條件。是企業非常重要的無形資產，在企業制定經營決策，開拓市場權益防范各種市場風險等方面，發揮了重要的作用。企業內的每一項事業的開展都伴隨著大量的信息和文件要求科學化、標準化、規范化、制度化的檔案管理工作是企業不可或缺的。本文就企業檔案管理規范化中遇到的問題，提出解決方法，希望給予企業發展更多的幫助。

關鍵詞：企業檔案；檔案管理；檔案管理規范化

檔案記錄無處不在，戶籍檔案、學籍檔案、醫療檔案、人事檔案等等。從出生到就業再到死亡、檔案伴隨左右。每一個企業在開展日常管理工作時，需要工作人員將企業檔案管理資料進行科學歸檔保管。然而，當前我國很多企業在開展檔案管理時，還存在很多不規范情況，很多企業在進行創業初期，需要更加注重的是企業怎么盡快盈利，使企業快速的成長。但是隨著企業快速發展，企業業務量逐漸增加，企業在經營管理過程中資料逐漸增多，此時沒有及時提高企業檔案管理工作，會直接影響企業經營管理，阻礙了企業的快速發展。沒有采用科學的企業檔案管理方式，如何規范企業檔案管理，直接影響企業運作流程。當前很多企業管理人員意識到檔案管理工作的重要性，需要逐漸規范企業檔案管理工作，但是在規范檔案管理工作時還面臨著很多問題[1]。

1 企業檔案管理規范化中遇到的問題

1.1 檔案管理缺乏正確的認知

在企業最初創辦的時候，也是人員最匱乏的時期，這時的企業檔案管理工作人員自身專業水平較低，企業缺乏專職人員。很多企業辦公室人員兼職企業檔案管理工作，由于辦公室人員缺乏專業技能以及知識儲備，在開展企業檔案管理工作中，沒有接受全面的檔案管理學習工作，對于檔案管理行業并不專業，造成在管理過程中缺乏規范化的檔案管理具體操作環節。

在企業經營過程中，不可能做到企業辦公人員都能詳細了解企業的技術研發、市場拓展、工程項目等詳細情況。很難有全局意識，并且不可能把歸檔范圍做到盡善盡美，由于辦公室工作人員身兼數職，工作也比較繁重，所以投放在檔案管理上面的精力有限。檔案管理恰恰又是一項繁重瑣碎的工作，檔案管理人員如果不能認真負責的做好檔案管理工作，導致在工作時會出現很多的不足情況。企業運營過程中，檔案管理工作缺乏時效性，導致會排在正常工作之后處理，長此下去使很多的企業檔案管理工作量逐漸增多，影響了企業的經營發展。當前很多企業逐漸意識到聘用專業的企業檔案管理人員重要性，很多企業采用企業辦公室內部轉崗的方式，或者采用聘請專業、豐富經驗的檔案管理人員的方式來解決這個問題，內部轉崗往往會有一些弊端。比如說企業檔案管理人員工資待遇較低、崗位升值空間有限，造成企業檔案管理工作不夠重視。就導致內部轉崗存在一定的難

度[1]。

有些企業聘請將近退休的工作人員轉崗做檔案員，這樣檔案員也可以安心工作，不用擔心發展空間的問題，但是往往缺乏檔案業務方面的經驗。很多的檔案管理優秀人才大部分在我國檔案局工作，屬于事業單位，事業編制具備了很高的穩定性。因此，很少出現事業編制工作人員轉到企業做檔案管理工作除非是待遇非常優厚，而實際情況很少有企業在檔案管理工作上有巨大的支出。

1.2 檔案管理水平有待提升

由于還沒有建立完善的企業檔案管理工作制度，沒有統一規定企業在檔案管理時，使用檔案管理軟件，部分企業就采用了數據庫系統信息共享方式，有的地方則采用傳統館藏方式。企業內部策略、崗位調動等原因都直接影響了企業檔案管理工作規范性，直接影響了企業檔案管理整體工作質量。很多企業還沒有意識到檔案管理工作對企業發展的重要性，沒有充分重視企業檔案管理工作。近些年來，很多的企業應用扁平化企業檔案組織管理方式，企業在進行精簡架構時，一般都會將企業檔案管理部門作為優先考慮。進一步體現了檔案部門在企業里不被重視，企業在進行精簡化時，主要目的是有效節省企業的投資成本。由于這些因素阻礙了企業檔案管理工作快速發展，影響了企業檔案管理工作水平以及工作效率[2]。

1.3 對檔案管理工作不夠重視，缺乏基礎的配套設施

檔案管理工作的重要性進一步淡化，是當前較為普遍的現象，很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無，再加上一些企業的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感。也正因為這個原因，一些企業對檔案管理工作的資金、人力、物力投入相對較少，從而導致設施的匱乏，這將直接影響檔案的品種、質量、管理和使用。特別是科學技術日新月異的今天，陳舊的設施已經不能滿足各式各樣的檔案類型，這會導致檔案管理效率差、效果差，使其作用得不到有效發揮。

2 企業檔案管理規范化中出現問題的解決方法

2.1 方法一：加強對檔案資料管理的認識

在企業運營的過程中會丟失了一些數據檔案，會影響企業正常運行，不能順利開展接下來的工作內容，會給企業帶來了巨大的經濟損失。在企業檔案管理工作中，會涉及到許多的圖表，文字等資料，整理好上述資料可以為其他項目提供參考和幫助。

1）加強對企業檔案資料管理的意識是非常有必要，不僅能夠使檔案資料完整的進行記錄和保存。

2）同時還需對檔案進行妥善的管理，從而避免資料發生泄漏和遺失的情況。使項目檔案資料可以得到良好的保管，方便日后的閱讀和查詢。

2.2 方法二：加強管理人員的技能學習

整理規范項目檔案資料需要對其不斷加強重視，所以需要從專業的知識技能和嚴謹的工作態度，才能將檔案資料管理工作做到最好，相關工作人員應該不斷提高自身的學習水平，對企業檔案管理整理的政策法規有正確的認知和了解，對所涉及的檔案資料能夠認真準確進行按類別歸類和整理，并對其進行良好的保存。

2.3 方法三：制定檔案資料管理制度

1）在企業檔案管理規范化中，對企業檔案管理資料的內容進行針對性的整理和分類，并對其進行統一管理。因此，需要制定檔案資料管理制度，只有按嚴格的規范制度，才能為檔案資料管理工作提供具體的依據。在整個企業檔案管理規范化中，有許多方面的內容，需要與企業進行相關事宜的交涉，在交涉過程中會涉及到大量的文字資料，需要把這些資料進行統一的分類和整理，進而形成相對比較科學的內容，并進行存檔處理，在今后工作中可以對其進行及時的搜索。

2）管理人員需要有扎實的專業知識和技能，企業檔案管理規范化管理進程中，檔案資料的管理工作相對比較繁瑣，且需要大量的時間進行管理，企業資料的內容又非常復雜。因此，如果想要提高整體的工作效率，就一定要有專門的人員對其進行科學的管理，并且要對這些工作人員，進行崗前培訓，有檔案專業技術資格，更加需要不斷提高其管理水平及扎實知識基礎。使檔案工作人員具有更加扎實的知識和良好的工作技能，為檔案資料管理工作高效運行提供充足的保證。

3）對檔案工作人員建立績效考核制度，并對檔案人員的工作進行準確的評估，對工作優秀的人員進行及時的嘉獎，激發檔案人員工作熱情，起到模范引領作用。

3 結束語

當前在企業發展過程中，企業檔案管理工作還存在很多的不足，但是只要我們做好以下幾點就能夠有效的避免。第一，企業領導一定要重視起來檔案管理工作在公司成立初期的時候就盡量把檔案管理這一項工作提上日程，策劃專業人才投入。逐漸完善企業檔案信息管理制度，第二提升企業檔案人員的薪資待遇，吸引更多檔案管理優秀人才，提高企業檔案管理崗位工作的穩定收入水平。第三，將檔案管理工作流程細致化，實行實時歸檔，認真做好企業檔案管理工作，避免出現日后的紕漏，對于公司成立以來，確保檔案的安全，制定具有可操作性的檔案工作量化考評標準制度，并嚴格按要求執行制定。

參考文獻

[1]劉吉德.探究企業檔案管理工作規范化的路徑[J].企業文化（中旬刊），2018，（11）：160，162.

[2]王曉琳.企業文書檔案管理的規范化研究[J].卷宗，2018，（28）：31.

[3]孔姝，楊瑾.探究企業檔案管理工作規范化的路徑[J].卷宗，2018，（28）：104.

作者簡介

梁妙青（1981-），女，漢，廣東，仲愷農業工程學院，函授本科（人力資源管理助理經濟師）。