淺談機關數字檔案室建設研究

卜麗娜

摘 要：目前，隨著科學技術的發展和大數據時代的到來，政府檔案管理也從傳統的紙質檔案管理向數字化管理轉變，并結合新修訂的地方標準。本文簡要分析了辦公室數字檔案館建設的內容和存在的問題。

關鍵詞：機關數字；檔案室建設；面臨問題

隨著科學和技術的迅速發展，作為整個計算機網絡的核心和基礎的數字技術已在社會生活的所有領域中廣泛應用，這自然對傳統的檔案管理產生重大影響。當然，這些標題將根據當時的需要創建。目前，許多檔案館已經開始建造數字檔案，并取得了相當大的進展。鑒于數據時代的機遇和挑戰，各機構必須努力建立數字檔案，以滿足信息社會發展的需要。

1 機關數字檔案室建設的背景與意義

隨著科學和技術的發展以及一個廣泛的數據時代的到來，傳統的檔案管理模式受到很大的沖擊，公共檔案的管理從傳統的紙面檔案管理轉向數字管理。為確定今后建設數碼檔案的目標和任務，組織了國家數碼檔案建設工作。各區及國家檔案基本上是數字化的，可以接收和保存檔案服務處存檔的電子檔案，電子檔案也可以存檔和保存。傳統存檔檔案系統允許數字化使用存檔檔案、在線使用開放的存檔檔案、安全保存和長期使用電子存檔檔案。中國共產黨中央局和國務院辦公廳發表了一份關于在新環境下加強和改進檔案工作的公告，加強了總體協調和業務指導。將檔案計算機化納入該股自動化總計劃，使部署和同步標準化，確保檔案服務遵循整個過程中檔案培訓準則，并積累電子檔案。辦公場地是一個信息平臺，利用現代信息管理技術將檔案數字化，以傳統方式提供，并確保電子文件的存檔、儲存和使用。

2 機關數字檔案室建設的主要內容

2.1 組織管理建設

明確界定數字檔案的方向和職能權威，將數字檔案的建設納入本組織信息化總計劃年度審查的主要指標，建立一個先進的數字檔案系統，如管理系統員額、人事管理系統、財產管理系統等，并在年度預算中列入若干次檔案的業務經費，包括媒體數據管理系統以及各種電子文件的存檔和分類。電子檔案系統的備份、開發和維護由經常預算提供經費，并得到長期財政保護。

2.2 應用系統建設

應用系統應充分自動化，從記錄收集到使用。應用系統應包括數據接收、檔案前管理、檔案材料管理、檔案使用管理和記錄管理等內容。在線ORTS系統和接口管理包括八個功能模塊，滿足收集、存檔、處理、儲存和使用電子文件或多個文件的功能要求。使用.數字資源的真實性、完整性和可用性的目標是確保安全。在這方面，在線存檔和在線使用的實施是實現檔案自動化的一個重要指標。

3 建設機關數字檔案室需要注意的幾點問題

3.1 室藏檔案數字化要嚴格遵循相關標準

在將內部檔案數字化的過程中，應嚴格遵守紙面檔案數字化的標準，為損壞較少的物理檔案選擇一個掃描儀，并盡可能使用一種顏色模式和更高的分辨率。在技術規格中統一存儲，如TFF、EG等，應遵守或界定電子文件元數據、數據結構標準、數據存儲和交換格式等技術標準，以確保發展的一致性。數字存檔系統的對接。

3.2 集成信息化管理技術，解決技術異構問題

現如今，在政府常用的OA系統中，由于軟件的開發，文件管理模塊的功能較差，更新不及時，無法實現文件流系統與文件管理系統之間的在線傳輸功能，不能滿足實際文件T的需要。由于技術等原因，它不能與其他文件管理系統無縫連接，從而在一定程度上增加了工作負載，降低了工作負載。它融合了現代信息技術和管理技術。確保不同管理平臺下檔案數據的性質、安全性和可讀性，實現不同數據類型檔案的綜合管理，解決異構接口和異構平臺的問題。

3.3 提高檔案管理人員的專業素質與穩定性

目前，政府檔案管理仍然是檔案的“兩大體系”，即紙質檔案和電子檔案都是婦女檔案，工作量大大增加。檔案部門往往被機構忽視，從業人員往往沒有專業知識，甚至沒有非正式的工作人員。因此，在數字檔案的建設中，應優先培養人才，提高管理人員的專業素質，機關應配備適合數字檔案工作的專門（兼職）檔案員。具備相關檔案專業理論和檔案信息知識，并保持相對穩定。通過定期培訓，不斷更新知識體系，培養一批懂理論、能管理的復合型檔案人才。

4 做好機關數字檔案室建設的策略

4.1 提高認識，加大對數字化檔案室建設的重視程度

數字檔案建設是關系檔案信息化大局的一項重要工作，涉及部門多、投資大、建設周期長、工作難度大。這項工作沒有主人的支持是不能完成的，領導的支持是建立在理解的基礎上的。要做好數字檔案的建設，必須結合工作的重要性，宣傳和引導，使他們真正了解工作，明確數字檔案建設的必要性和可行性。將數字檔案的建設納入機關的整體信息工作，在人員培訓、設備配置、資金分配等方面提供支持。本單位的預算將包括歸檔、紙質檔案數字化、數字檔案資源備份管理、數字檔案應用系統運行維護升級等費用，并給予長期、昂貴的支持和保障。

4.2 健全法規，使數字檔案室建設走上法制軌道

根據本單位的具體情況，制定數字檔案建設的法律意見，指導有關部門制定和完善本部門數字檔案建設的規章制度。如各類電子檔案管理系統、人員配置與籌資系統、數字檔案資源備份管理系統、數字檔案應用系統運行與維和安保管理系統、機關檔案管理部門、電子文件形成部門、信息部等。實行責任劃分和獎懲制度，進一步規范數字檔案的建設，使其制度化、規范化。為進一步規范數字檔案的建設，應掃除法律法規綜合運用的障礙，開展有效的數字檔案建設。

4.3 創造條件，完善數字檔案室基礎設施建設

為了保證數字檔案建設的順利進行，需要建設一個相對獨立、穩定、兼容的數字檔案基礎設施，以滿足數字檔案資源管理和政府機構共享利用的需要。主要包括網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全系統、終端及輔助設備五部分。基礎設施應盡量采用國產產品，尤其是具有自主知識產權的國有品牌產品。支持建設涉密數字檔案資源管理基礎設施，應當符合國家有關保密的規定。尤其應采用統一的文件管理軟件。文檔處理和文檔管理需要選擇功能齊全的軟件。在機構檔案中歸檔電子文件時，確保電子文件轉換為文本格式，以消除技術進步的影響，使其適應各種平臺。

5 總結語

綜上所述，數字檔案館的建設是一項長期的系統工程。數字檔案資源的收集需要多個部門的聯合建設。經過周密的規劃和實施，不斷積累檔案管理經驗，挖掘檔案的社會價值。只有這樣，政府檔案才能更好地為決策者和公眾服務。

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