基于組織特性的企業多項目管理風險分析及控制

譚戰

摘要：一個企業想要發展，想要穩定，就必須對自己項目中的風險能做到先知先覺，防范于未然。而從企業的組織層面研究多項目管理來講，風險很大，形成的因素也很多。而通過對風險因素的分析和控制，指出多項目管理的風險主要與組織的文化、結構，不同的業務類型，信息管理等相關，我們再分析的同時，對應對策略也做了探討。

關鍵詞：組織特性 多項目管理 風險分析控制

很多企業采用的“MBP，Managementby Project”式戰略，以應對激烈的競爭，保持企業本身的活力和創造力。MBP是基于組織特性的企業多項目管理來實現的，既企業將自身的組織通過一個個的內部項目來整合運行，項目就是組織特性企業的載體。而業務項目種類繁多，包括新品開發、市場規劃和營銷、信息交流、組織規劃等，覆蓋企業的每個角落。企業的業務項目多是并行或交疊的既多項目，其牽扯眾多，挑戰性十足。這緣于企業本身的特性，同時也受信息、項目、業務、資源等因素的影響，業務項目之間互動關系復雜，因組織特性企業多項目管理不合理而造成的業務組織失敗和企業風險時有發生，使眾多企業談之色變。目前為止，基于組織特性企業多項目的研究主要是在項目與組織戰略、多項目調度等，這些理論研究中信息是有時效性的也是最重要的，本文是從組織特性的層面來闡述多項目管理的風險，是為了企業應對風險提供理論上的支持。

一、基于組織特性的多項目管理風險分析

競爭激烈、環境多變、信息更迭、創新壓力大和多項目的復雜難統籌，使得多項目管理遭受各種難預知風險的影響。這些風險因素又決定著組織管理的效率及有效運作，危及組織目標的實現。從組織特性的來講，企業中多項目管理還受企業內部環境的影響，業務項目的成敗還于企業組織的結構，信息的管理，資源分配有關。

（一）組織特性的企業與組織目標關聯的風險

市場競爭日益激烈，企業組織要獲得生存空間及競爭優勢，就需要細分業務項目，精簡機構，提高運作效率，再將分解出的子目標或業務一一實現。因為每個被細分的業務項目的子目標各不相同，所以每個項目子目標都存在差異，子目標相對獨立性更強，但實現難度更低，所需人手也少。這種相對獨立性使得參與項目的人員都擁有相對獨立的業務項目的子目標，信息流通快，難度低，基于各自的目標進行優化和決策，效率更高。當然，業務項目的子目標的優化決策不意味著整體得到了優化，子目標的優化決策往往不能定向，目標差異大，這樣也會導致決策差異。如項目決策以自身為主，一旦謀業務項目的子目標妨礙到另一個項目的子目標，就會造成企業內部出現分歧甚至引發沖突，嚴重影響項目進度，形成企業業務項目之間互不支持的局面。

（二）組織特性企業的文化風險

當企業實施MBP戰略，企業業務逐漸轉向多項目并聯實體，這就需要組織再造，完善和豐富其內部管理流程。其管理模式會與守舊派固有的人生觀、價值觀產生劇烈的摩擦甚至引發沖突，而MBP戰略中復雜的互動關系就要求管理者擁有超高的管理技巧，這對一些民辦和中小企業來說難度很大。而在決策時，成員之間不同的處理手法，也會導致成員內部之間出現溝通障礙，造成不能及時處理突發事件。和諧、高效、信任、尊重、互助是企業員工對多項目管理方式必須具備的態度。因此，組織特性的企業固有的價值觀、人生觀、會成為多項目管理的最大絆腳石。

（三）業務項目結構的風險

矩陣型組織結構是最經典的一種多項目管理組織模式，能打破各職能部門的界限、充分提高各部門之間的協作、使內部資源得到更合理的利用，使企業能更扛商業風險，具備結構柔性，不易出現商業危機。但隨著企業的發展，規模的擴大，子企業的增多，地域的拓展，更多管理人員的加入，這種企業組織結構會出現新的職能問題，如：雙重領導、責權不等、成員管理混亂、朝令夕改等。另外，還會導致信息不透明使核心人員、項目團隊、決策層、員工之間產生誤解，嚴重的會造成人才流失，危及企業生存。這種情況下就要求企業要有開放、靈活、包容的組織結構，重新分配企業內部責權，在動蕩和沖突中取得新的平衡。

（四）組織特性企業的信息管理風險

組織特性企業信息是無縫流動與透明的，這也是多項目正常進行的基礎，因為信息存在時效性，所以及時的信息分享就必不可少了，這樣有助于消除誤解、降低決策失誤、預防商業欺詐、保證企業穩定。同時，隨著信息技術和網絡的發展，信息的傳遞越來越快，其時效性降低。如何保證信息高效、快速、準確地交換到所需的部門或負責人的手中也成為企業需要思考的難題。其實，企業中信息“發送給誰”“內容是啥”“傳遞時間”“怎么傳遞”“誰接受的”“安全問題”等問題一直存在，并且由于企業內部缺乏有效的計算機系統來支持其做到實時監控，所以在企業內部和各項目之間實現信息的順暢、透明、高效是很困難的。以上這些，就是組織特性企業的信息管理存在的風險，其信息的私密性、實時性和動態性難保證，各項目持有的信息大局部、不對稱，這就是多項目信息管理的風險來源。

（五）業務項目資源配置風險

在多項目共同運作的大環境下，各業務項目必要同時競爭企業的資金、廠房、設備、工人、原材料、倉庫等公共資源，因此各項目存在競爭關系，雖然競爭的強度不同，但畢竟存在競爭。這就要求企業老總來建立所需資源的共享資源庫，建立完善的進出制度，信息實時更新，即使資源庫中的資源的不斷變化，但是各項目所需的資源都盡可能的根據需求同時得到滿足，即使資源短缺，也不會起沖突，這樣會使資源利用率更合理。這樣各項目負責人根據各自項目的需求預約取用，各項目成員互相配合，資金周轉流暢、時間安排合理，盡可能減少沖突，提高企業的穩定程度。多項目之間是相互依賴和協作的，有任何一個項目出現問題，都將波及其他項目，因此，業務項目資源的優化勢在必行。

二、基于組織特性的企業多項目管理的風險控制

動態的環境下，組織特性的企業多項目盤根錯節，理不清，剪不斷，控制難度激增。而其自身持有的特性又是多項目管理風險的根源。本文假設了一個模型，以多項目管理中的不同業務組織結構為基礎，進行重新整合，以其中的風險應對機制為中心，將風險管理細分為：風險應對協調中心、風險管理委員會、專家系統、后勤保障系統、形成以交流一協調一分配一協同管理為主要功能的組織特性企業多項目管理平臺。模型的功能及作用會有如下說明。

基于組織特性的企業多項目管理平臺其功能主要表現在有三個優勢：引導功能一使得組織特性的企業決策者們在決策時，有更多的成功案例進行參考，全面分析案例，能夠與不同層次的負責人進行更多的交流，而多項目風險管理平臺能從組織層面把握更多的項目風險以及可能出現異常的方向：交流功能一使得企業在進行多項目管理時，信息流動更快，對知識、信息、資源的把握更好，有效控制競爭范圍和強度，實現良性互動;協調功能一使得企業在多項目管理時，能夠整合相關領域的知識和發現可借鑒的案例，形成大局觀，以全局的觀念把控業務項目，不會拘泥于細枝末節，形成動態活動的管理過程。

建立風險應對機制作為本模型的中心環節，具有引導、預防、檢查、控制、消除的作用，目的是根據客戶的需求變化進行動態管理、合理分配、快速反應，這樣既節約時間有能減少摩擦沖突，提高企業駕馭變化的能力，增強企業的生產能力。而管理平臺則要著力于解決管理系統中存在的問題，著眼消除信息不透明、設備調度失衡、業務項目無條理的影響，為企業提供一個強大的管理平臺。

在組織特性企業多項目管理平臺中設立風險管理委員會，其主要負責的就是重大問題的決策，審批風險管理規則，盡可能的使企業做到利益分配均衡，激勵機制完善，使企業保持透明穩定發展。當出現或將要出現問題時，可通過已經做好的風險預案，對需要解決的問題進行剖析，并通過組織特性企業多項目管理平臺中的專門設定的專家系統解決問題。而后勤保障系統除了保證企業運轉外還要肩負起企業員工的娛樂活動，做到勞逸結合。當然在方案實施后，要及時進行反饋，以為后人積累經驗。

三、結語

多項目管理不僅是對組織特性企業的信息、文化、業務項目、結構的一項挑戰，也是對傳統企業的一項挑戰。但是企業要想發展，就必須要打破傳統業務項目的束縛，結合最新的信息來進行多項目管理。本文基于組織特性企業的特性對其在業務項目、信息等多項目管理中存在的風險進行總結論述。通過這些總結論述，可以提高組織特性企業的多項目管理的效率和共享性，防范潛在的風險，降低企業的運營成本。希望本文能對組織特性企業的多項目管理活動起到積極地推進作用。