淺談公開招標(biāo)前的管理與控制

王靜

招標(biāo)采購(gòu)是政府以及大型企事業(yè)單位進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)采取的主要采購(gòu)方式，也是我國(guó)唯一通過(guò)立法的采購(gòu)方式，特別是公開招標(biāo)具有與生俱來(lái)的公開透明、公平公正，程序規(guī)范、競(jìng)爭(zhēng)充分等特點(diǎn)。近年來(lái)，各大型企事業(yè)單位依法推行公開招標(biāo)以來(lái)，隨著招標(biāo)采購(gòu)率的迅速攀升，采購(gòu)成本也得到了有效控制。據(jù)招標(biāo)機(jī)構(gòu)統(tǒng)計(jì)，采用公開招標(biāo)方式以后，某些種類的物資類別的采購(gòu)資金節(jié)約率甚至達(dá)到了50%以上，公開招標(biāo)對(duì)采購(gòu)價(jià)格的“殺傷力”由此可見一斑。有研究表明，采購(gòu)成本每降低1%，能夠給企業(yè)帶來(lái)10%～30%甚至更高的利潤(rùn)率。

公開招標(biāo)不僅僅能夠達(dá)到節(jié)約采購(gòu)資金的目的，可以為公司創(chuàng)造潛在利潤(rùn)，但利益與風(fēng)險(xiǎn)總是并存的。公開招標(biāo)程序環(huán)節(jié)多、工作量大、耗時(shí)較長(zhǎng)，一旦招標(biāo)失敗，將損耗大量的招標(biāo)成本，造成一定程度的社會(huì)資源浪費(fèi)。在招標(biāo)活動(dòng)實(shí)踐中，為了縮短采購(gòu)周期，招標(biāo)人往往傾向于盡早開標(biāo)，往往開標(biāo)前的各種前期工作被嚴(yán)重壓縮。這種想法貌似合理，實(shí)則不然。按照招標(biāo)采購(gòu)的項(xiàng)目化管理理論，運(yùn)用項(xiàng)目管理的工具對(duì)招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行分析，不難得出招標(biāo)采購(gòu)過(guò)程對(duì)成本的影響曲線，如下圖所示。

顯而易見，開標(biāo)前的招標(biāo)準(zhǔn)備、資格預(yù)審、發(fā)售招標(biāo)文件等環(huán)節(jié)對(duì)招標(biāo)采購(gòu)成本的影響程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了開標(biāo)后的評(píng)標(biāo)、定標(biāo)和簽訂合同階段，而且越靠前影響越大。下面以物資采購(gòu)招標(biāo)為例，就如何做好招標(biāo)準(zhǔn)備，強(qiáng)化招標(biāo)過(guò)程管控，防范招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)的各項(xiàng)工作談幾點(diǎn)看法。

一、重視招標(biāo)籌劃和準(zhǔn)備，認(rèn)真編制采購(gòu)招標(biāo)方案

招標(biāo)方案是招投標(biāo)活動(dòng)的總體策劃，是組織實(shí)施招標(biāo)采購(gòu)工作的綱領(lǐng)性文件，要求內(nèi)容齊全、合法合理、指導(dǎo)性強(qiáng)。但招標(biāo)方案的編制是需要在招標(biāo)前籌劃和準(zhǔn)備充分的一系列必要工作的基礎(chǔ)上進(jìn)行。

1.熟悉標(biāo)的物需求信息以及設(shè)計(jì)、技術(shù)方案。一定要充分發(fā)揮采購(gòu)部門、技術(shù)部門及設(shè)計(jì)單位的協(xié)同工作優(yōu)勢(shì)，充分互通并掌握招標(biāo)的標(biāo)的物特性、需求時(shí)間以及設(shè)計(jì)文件、技術(shù)文件等重要信息，并將這些信息匯總轉(zhuǎn)化為明確的書面文檔。

2.進(jìn)行物資市場(chǎng)價(jià)格和行情調(diào)研。充分的市場(chǎng)調(diào)研是編制招標(biāo)方案的必要前提，是招標(biāo)前準(zhǔn)備的重要工作內(nèi)容，主要是對(duì)標(biāo)的物進(jìn)行市場(chǎng)價(jià)格詢價(jià)，了解潛在投標(biāo)人資源，從而制定合理的招標(biāo)控制價(jià)，確保潛在投標(biāo)人資源充足，滿足充分競(jìng)爭(zhēng)的需要。

3.科學(xué)合理劃分標(biāo)段。編制招標(biāo)方案時(shí)應(yīng)特別注意標(biāo)段的劃分，合理劃分標(biāo)段可以增加招標(biāo)的競(jìng)爭(zhēng)性和招標(biāo)效率，有助于充分發(fā)揮投標(biāo)人的專長(zhǎng)，吸引更多的潛在投標(biāo)人，最終達(dá)到降低采購(gòu)價(jià)格，保證供貨時(shí)間和質(zhì)量的目的。反之，標(biāo)段劃分不合理則有可能造成后續(xù)工作難以為繼，甚至流標(biāo)。

標(biāo)段劃分的依據(jù)主要是物資的種類、技術(shù)關(guān)聯(lián)、生產(chǎn)周期等屬性。如果為了減少招標(biāo)次數(shù)，將多種不同類別的物資作為一個(gè)標(biāo)段招標(biāo)，就極有可能出現(xiàn)投標(biāo)供應(yīng)商太少，不能形成充分、有效競(jìng)爭(zhēng)，而導(dǎo)致招標(biāo)失敗。

二、合理設(shè)置資格審查條件，保證入圍投標(biāo)人質(zhì)量和數(shù)量

資格審查是判定潛在投標(biāo)人是否具備投標(biāo)和履行合同的資格和能力的必要手段。無(wú)論是資格預(yù)審，還是資格后審，不管是采用合格制，還是有限數(shù)量制，目的都是使一定數(shù)量的、具備競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的潛在投標(biāo)人能夠通過(guò)篩選進(jìn)入到投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)中來(lái)。設(shè)置資格審查條件要注意杜絕兩個(gè)“過(guò)于”。

其一，過(guò)于嚴(yán)苛。表現(xiàn)為對(duì)經(jīng)營(yíng)資格、專業(yè)資質(zhì)、業(yè)績(jī)等提出過(guò)分的、不切實(shí)際的要求，甚至為特定的供應(yīng)商量身定做審查條件，游走在法律紅線的邊緣。這會(huì)導(dǎo)致入圍供應(yīng)商過(guò)少，缺乏競(jìng)爭(zhēng)的同時(shí)，還容易造成串標(biāo)、圍標(biāo)等不利于招標(biāo)人的局面。

其二，過(guò)于寬泛。表現(xiàn)為資格審查條件只是基本的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，沒有針對(duì)招標(biāo)標(biāo)的物特點(diǎn)設(shè)置必要的條件。尤其在涉及某些特殊領(lǐng)域時(shí)，一定要注意除了常規(guī)性的資質(zhì)審核條件外，還需要對(duì)其產(chǎn)品應(yīng)用行業(yè)的準(zhǔn)入資格認(rèn)證進(jìn)行嚴(yán)格的審核。

三、提高評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)的量化、可操作性和區(qū)分度

評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)在評(píng)標(biāo)過(guò)程中起到至關(guān)重要的作用，評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定的優(yōu)劣，將直接影響投標(biāo)人的得分及排名。價(jià)格與技術(shù)是貨物價(jià)值的主要表現(xiàn)形式，在以價(jià)格為主導(dǎo)的商務(wù)分?jǐn)?shù)計(jì)算方式確定的情況下，商務(wù)標(biāo)的評(píng)價(jià)從唱標(biāo)結(jié)束時(shí)就基本定型了，帶有一定的客觀性。而貨物的技術(shù)部分的優(yōu)劣體現(xiàn)，是由評(píng)標(biāo)委員會(huì)根據(jù)評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定的評(píng)價(jià)體系了來(lái)打分確定，具有一定的主觀性。

為體現(xiàn)貨物的技術(shù)組成部分在各投標(biāo)人中的差異性，技術(shù)部分的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)貨物的不同性質(zhì)、投標(biāo)人的基本情況等因素制定相應(yīng)的評(píng)分項(xiàng)。評(píng)分項(xiàng)的設(shè)定應(yīng)該嚴(yán)格按照評(píng)標(biāo)辦法從招標(biāo)文件中提取采分點(diǎn)，以達(dá)到對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行準(zhǔn)確的客觀評(píng)價(jià)的目的。必要時(shí)，可以邀請(qǐng)?jiān)O(shè)備管理、技術(shù)、工程以及法律事務(wù)等職能部門的專家共同制定有針對(duì)性地的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。擬定招標(biāo)文件評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法要做到科學(xué)合理、詳細(xì)明確。

區(qū)分度是指能多大程度上把不同水平的投標(biāo)人區(qū)分開來(lái)，區(qū)分度越高，越能把不同水平的投標(biāo)人加以區(qū)分，篩選效果也就越好。所謂的提高“區(qū)分度”并不是指要增加嚴(yán)苛程度，過(guò)高導(dǎo)致不能很好地區(qū)分不同水平的投標(biāo)人。評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)能夠客觀的把能力不同的投標(biāo)人排出次序，那它的區(qū)分度就是最合適的。

四、提高招標(biāo)文件編制質(zhì)量

1.提高招標(biāo)文件針對(duì)性。建立招標(biāo)文件作標(biāo)準(zhǔn)化模板，不但可以提高招標(biāo)文件的編制效率，還能提高招標(biāo)文件編制質(zhì)量和防范各種法律法規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，招標(biāo)文件必須根據(jù)所招標(biāo)的物特點(diǎn)，在標(biāo)的物類別、數(shù)量、交貨期、售后服務(wù)等方面做出有針對(duì)性的明確要求，并合理設(shè)置否決條款。

2.確保招標(biāo)文件的合同重要條款的準(zhǔn)確詳實(shí)。招標(biāo)文件中的合同條款是對(duì)招標(biāo)人和中標(biāo)人基本權(quán)利和義務(wù)的表述，條款內(nèi)容要根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目的具體特點(diǎn)制定，要盡可能將重要內(nèi)容和已確立事項(xiàng)填寫完整。這樣有利于提高投標(biāo)人編制投標(biāo)書的針對(duì)性，也有利于減少定標(biāo)后招標(biāo)人與中標(biāo)人簽訂合同時(shí)的談判工作量，降低風(fēng)險(xiǎn)。

開標(biāo)前的準(zhǔn)備工作關(guān)乎物資采購(gòu)公開招標(biāo)活動(dòng)的成敗。為了最大限度的降低招標(biāo)采購(gòu)成本，充分發(fā)揮公開招標(biāo)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益優(yōu)勢(shì)，必須在開標(biāo)前的各項(xiàng)工作上多下功夫，充分發(fā)揮各相關(guān)單位的專業(yè)技術(shù)優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)市場(chǎng)的調(diào)查研究和標(biāo)的物應(yīng)用現(xiàn)場(chǎng)的研究，制定科學(xué)合理且具體詳實(shí)的招標(biāo)文件，規(guī)避招標(biāo)采購(gòu)管理風(fēng)險(xiǎn)。