房管數字檔案數據核查管理初探

文/耿崇桑

數字檔案室建設是檔案工作順應信息化發展的必然趨勢。房管系統檔案管理部門順應時代趨勢和檔案管理新要求，正加強數字檔案室建設，引領機關檔案工作轉型升級。數字檔案資源建設是數字檔案室建設的重要內容之一，對原有的房管數字檔案進行梳理和核查是加快數字檔案室建設的重要措施。目前，房管系統各級檔案部門大多采用外包的方式開展此項工作。本文主要探討房管系統檔案部門在數字檔案室建設背景下如何加強房管數字檔案數據核查外包管理，在規避風險的同時確保數據核查工作高質量完成。

一、房管數字檔案數據核查必要性

數字檔案室是指以數字檔案為對象，以使用電子計算機等數字設備為手段，基于網絡實現檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的檔案管理模式。數字檔案室將檔案管理業務流程固化在檔案管理系統中，實現數字檔案資源的自動化管理，檔案的收、管、存、用都通過信息技術手段來實現。房管系統機關數字檔案室建設是信息化條件下機關檔案室“升級”的必然要求，是管理房管系統機關文書檔案和物業管理、房地產交易、動拆遷等各類房管專業檔案信息，聯結機關辦公自動化與數字檔案館建設的關鍵一環。建設符合國家和社會信息化發展要求的房管數字檔案室，有利于提高房管系統檔案工作水平，維護房管檔案信息的真實、完整、可用和安全，有利于實現檔案工作提質增效與創新發展，提升機關行政效率和公共服務能力，有利于促進國家核心信息資源建設，實現信息資源總量增加、質量提高和結構優化，為數字檔案館的最終實現奠定基礎。

數字檔案資源建設是數字檔案室建設的基礎，檔案數據資源庫建設是數字檔案資源建設的核心。房管數字檔案室建設著眼于數字檔案資源建設，大力進行房管檔案數據資源庫建設，即通過對各類信息系統中形成的電子文件歸檔和對紙質等傳統載體的房管檔案進行數字化加工，以數字形式存儲各類檔案信息，并應用于房管電子檔案管理系統中?，F階段，房管檔案數據資源庫建設工作主要集中在對歷史和新增的房管紙質檔案進行數字化和對已有房管數字檔案進行數據核查。

房管數字檔案數據信息完整、準確、規范是房管檔案數據資源庫建設的基礎。由于歷史原因，館藏房管數字檔案存在部分目錄數據書寫難辨、錄入有差錯、數據合并與掛接錯位等問題，這給檔案數據庫建設和檔案利用工作帶來了諸多不便，同時也與數字檔案室建設的標準和規范等要求不符，因此對館藏房管數字檔案進行全面核查尤為必要。

房管數字檔案核查主要是對現有數字檔案進行目錄（含案卷級、文件級、專題級目錄）、全文掃描件完整性、準確性、規范性的檢查。數據核查配套使用檔案數字化數據校驗管理軟件，主要包括數據完整性檢查、數據準確性檢查、存儲規范性檢查等。對檢查核對發現的問題進行修改，并進行詳細的登記，包括每卷檔案需要重掃的檔號、頁號等，以便后續調閱實體檔案進行進一步的核查、修改。檢查核對是雙向的，既要核對案卷信息包括卷內目錄信息跟檔案影像是否做到一一對應、影像是否正確，又要核對掃描影像檔案與檔案封面信息和卷內目錄條目信息是否匹配。

二、房管數字檔案數據核查項目外包風險和問題分析

目前，房管系統檔案部門基于成本和技術能力等因素的考慮，通過招標、競價等方式將房管數字檔案數據核查工作以專業項目的形式委托給有資質的檔案業務公司或社會機構來完成，即以項目外包的形式開展這項工作。以業務外包的方式開展房管數字檔案數據核查，外包公司提供專業和優質的服務，可以降低本單位的人力投入和生產成本，實現數字檔案數據核查工作效益的最大化，這是一種很好的方式。但是，在實踐過程中，業務外包并非盡善盡美，也存在著安全風險和一些具體問題。

安全風險主要是檔案實體和檔案信息的安全風險，由于在房管數字檔案數據核查過程中，外包公司需要接觸各類房管實體檔案和檔案信息，這就存在著實體檔案損壞、丟失以及信息泄露的風險。同時在數據核查的外包工作實踐中，也出現了數據核查形式化、數據檢查不規范，需要重新掃描錄入的檔案加工流程不合理，掃描質量差、圖像處理不到位、數據掛接不準確等問題。上述問題的出現固然與外包公司專業能力、人員素質以及某些外包公司過于追求速度而不注重實效有關，但也與房管檔案部門監管不力有關。

項目外包并不是一勞永逸的，發包單位不是直接等著項目驗收就可以了。事實上，房管系統檔案部門作為項目的發包方，對房管數字檔案數據核查工作負有主體責任，具有監督、指導、檢查等管理義務。房管系統檔案部門要提高對房管數字檔案數據核查項目外包風險和問題的重視程度，加強對房管數字檔案數據核查外包的管理，積極探索適合自身特點的檔案管理新途徑、新手段和新方法。這也是本文探討的重點。

三、如何加強房管數字檔案數據核查外包管理

基于房管數字檔案數據核查項目外包工作中的風險和問題，結合工作實踐，筆者認為可以從制度建設和人員培訓、業務流程和操作程序、監督指導和質量控制等方面加強管理，從而提高房管數字檔案數據核查效率和效益，確保數據核查質量。

（一）注重制度建設和人員培訓

加強管理，制度先行。房管數字檔案數據核查項目外包涉及人員、安全、財物等方方面面的工作，房管檔案部門應根據房管檔案的特點以及單位實際情況制定相應的制度。如，根據《數字檔案室建設指南》、《紙質檔案數字化技術規范》、《檔案數字化外包安全管理規范》、《上海市數字檔案建設評價辦法》等國家和地方相關標準，細化規章和標準，制定適合房管檔案特點和工作實際的相關制度。制度建設的重點是流程控制、安全控制、人員管理、質量管理等方面，如制定《檔案出入庫交接制度》、《數字檔案信息化保密協議》、《檔案數字化室應急預案》、《掃描外包加工現場管理規定》、《檔案數字化質量檢查操作規范》等一系列制度。

房管數字檔案數據核查是一門專業性、保密性、安全性很強的工作。檔案工作人員是檔案原件和檔案信息內容的直接接觸者，是具體工作的執行者。如果他們對檔案方面的法律法規不熟悉，對房管檔案業務不熟悉，在項目實施中操作不規范勢必影響到數據核查的工作質量。開展業務培訓是提高檔案工作人員業務能力和水平的重要途徑。房管檔案管理部門應重視對檔案工作人員的業務培訓，包括崗前培訓和項目實施過程中的針對性培訓。培訓對象既包括本單位檔案工作人員也包括外包公司的工作人員。培訓內容盡可能全面，既包括各種檔案方面的政策、法規、制度和標準，也包括數字檔案室建設規范以及與項目相關的制度等。同時培訓內容也應注重實用性，不能僅停留在紙上談兵或是說一些空洞的標準和制度，應結合數據核查工作實踐增加實例數量，具體問題具體分析，對數據核查中可能出現的專業問題應盡可能詳細深入地進行講解，如開展檔案掃描、著錄、數據關聯、軟件使用、安全及故障解決等專題實踐培訓。

（二）規范業務流程和操作程序

科學、規范的業務流程和操作程序是數據核查順利完成的重要保障。按照數字檔案室建設的相關標準和要求，制定合理的數據核查業務流程是實施房管數字檔案數據核查的重要一環。目前，許多單位在館藏數字檔案數據核查工作流程方面有比較好的經驗。房管檔案管理部門在制定業務流程和操作規范過程中，可以走訪調研有相關經驗的優秀單位，吸取他們的成功經驗。也可以讓外包商提前確定業務流程，房管檔案部門在此基礎上加以完善，對初期階段產生的問題進行處理，并對流程進行適當調整。業務流程必須規范，操作程序要明確，環節之間要能有效銜接。

筆者根據相關業務規范和操作標準，結合房管數字檔案數據核查項目需求和工作實踐，初步設計了數據核查業務流程以供參考，具體操作流程可根據各單位的要求來增減。房管數字檔案數據核查主要是對館藏檔案目錄及全文掃描件進行檢查、修改，包括檔案目錄及掃描件的核查、修改、分檢密級，圖像處理、漏掃未掃檔案重新掃描，條目與掃描件對應等諸多環節。根據工作目標，可以把業務流程分解為檔案數據交接、數據檢查修改、檔案調卷、目錄補錄修改、圖像重掃及影像處理、檔案前期整理、目錄核校建庫、檔案裝訂物拆除、檔案掃描、文件編號、圖像處理和質檢、數據掛接、索引流程、檔案裝訂、檔案還卷入庫、質量檢查、數據驗收、數據備份等流程。分解業務流程，有利于明確崗位職責。在房管數字檔案數據核查時，對業務流程進行模塊分解，再根據每個模塊的任務設置崗位，明確詳細地規定每個崗位的職責和具體的操作程序。如，對應檔案數據交接流程，可以設置檔案交接班崗，按照商定的計劃任務，分期、分批由房管檔案部門指定的專人對需要進行數據核查的數據（包括影像數據和條目數據）與外包公司檔案交接崗專員辦理內部交接手續，并按要求填寫檔案交接表。

（三）做好監督管理和質量控制

提高檔案數字化外包的質量，不僅需要對技術把關，還需要進行管理上的約束。房管數字檔案數據核查是一項復雜、系統的工作，采用業務外包的形式在給工作帶來便利的同時也存在一定風險。房管檔案部門要控制外包過程中的風險點，加強事前、事中以及事后的監督和控制。核查工作開始前，要嚴格管理，明確責任，落實安全保密管理機制和質量管理機制，確保檔案原件和數字化檔案信息的安全。在項目實施過程中，房管檔案部門要加強跟蹤、檢查、指導，要配備既懂技術也懂管理的專業人員負責該項工作，全程跟蹤，隨時了解外包公司的工作進展。指派專業人員在工作現場進行監督，一方面可以加強對整個業務流程的監管，另一方面也能發現問題后及時處理問題，提高工作質量和效率。

加強數據核查工作質量控制，注意全面的質量檢查，對全過程進行管理，設置質量控制點。在項目發包前，根據項目需求做好外包公司的篩選，選擇專業性強、服務質量好的服務公司，并要求其提供全面詳細的數據核查服務方案。房管檔案部門要嚴格審核該方案，確保其可行性。審核和把關技術方案是質量控制的起點，同時還要對外包公司擬承擔此項工作的人員進行職業技能和操守考核，不達標的要求其重新接受培訓或者將其辭退。項目正式啟動后，根據業務流程要設置具體的質量控制點。例如，在漏掃未掃檔案整理、掃描、圖像處理環節可以設置質量控制點（見表1）。根據質量控制點進行檢查，發現問題，如果可以現場改正的，立即予以指導糾正；如果遇到重大質量問題，房管檔案部門應與外包公司核實問題產生的原因，共同協商解決，以確保按時保質地完成數據核查任務。

表1 部門業務流程質量控制點示例

表2 質量指標參照標準

在項目驗收階段，要對圖像數據信息完整性、目錄數據信息準確性、圖像掛接準確性進行質量檢查，并設定明確的質量指標，不達標不予驗收。可參照表2設置質量指標。