事業單位檔案信息化管理策略探討

張茜倩

【摘 要】伴隨當代信息科學的飛速進步，事業機構檔案的管理逐漸顯出了它的重要意義。積極改進檔案管理方案，優化和提高信息化管理的層次，對建設方便快捷的檔案管理模式，增強檔案系統信息化構建，確保公共機構各項工作的科學進行有重要意義。文章首先討論了檔案信息管理的主要優點，研究了信息管理中包含的問題，同時給出了提高事業單位管理信息化的方式，目的在于為新時代的機構管理和服務提供參考。

【關鍵詞】事業單位；檔案管理；信息化

伴隨中國社會經濟的不斷發展，事業機構的當代管理方式逐漸完善事業單位內的多類檔案。部分單位尚未將事業單位的檔案管理工作尚未做好，不但對領導者的決策具有一定的影響，也對單位內部人才的培養和域管理有一定的影響。由于計算機網絡信息化的興起和各類文件管理軟件的產生，中國公共事業單位的檔案管理工作也日漸成熟。對于現代信息化日漸普及的今天，事業單位的檔案管理信息化建設是是當代檔案管理發展的必然趨勢。

一、事業單位檔案信息化管理的主要優勢

（一）緩解檔案管理工作強度

當代信息技術的不斷進步和廣泛普及以及相關辦公軟件的大量使用，促進了事業單位檔案的管理工作的發展，大大提高了事業單位文件管理的水平。通過構建網絡系統平臺、信息化輸入、網絡云空間存儲等，文件信息管理工作科學的避免了傳統文件媒體管理、手動錄入等較為繁瑣的缺點，實現了方便的數字處理，促進了檔案信息資源的收集、儲存、管理、應用、備份、分享和搜索越來越突出顯而易見的優勢。

（二）提高檔案管理工作效率

有效推動檔案的管理信息化，可以給檔案管理提供科學的技術支持和發展機會。提高檔案管理效率，豐富發展新形式的檔案信息化管理機制，能夠改進軟硬件管理體系。不但可以轉換檔案管理功能、增強管理效率、增強檔案管理的科學性，同時還可以保障檔案信息資源的共享發展。在相關政策法規允許的條件下，通過科學創建工作區網絡，增強各事業單位機構、部門和其他相關部門之間的合作。可以更好地實現信息交流和資源共享，提高管理水平和工作效率，為公共事業機構的發展和進步提供更好的服務。

（三）促進檔案事業持續發展

在當代信息化社會中，信息化建設是顯示事業機構整體管理能力和服務水平的重要表現。檔案信息資源是事業機構在新時代進行公共決策和公共服務的重要參考資料。科學的創新管理方法，加強對于應用數字和信息技術的使用，大力推進檔案信息管理任務，對于保障檔案管理的可持續發展具有重要作用，為事業單位檔案管理領域的不斷發展和進步做好準備。

二、事業單位檔案信息化管理存在的問題

（一）不重視檔案信息化管理

在固有的檔案管理模式里，事業機構的管理人員對檔案管理重要意義的重視程度不夠，缺少主動性和創新管理意識，缺乏對于檔案管理工作的整體規劃。人們常說文件管理只是保存和儲蓄相關人員的檔案，但卻并不愿意投入時間和精力，導致檔案信息管理形式過于表面化。特別是隨著信息管理要求的不斷引入，單位領導固有的管理意識和思想很難適應信息化的發展需要。

（二）未能有效開發檔案信息資源

信息技術的發展為事業單位檔案信息資源的整合開發供給科學的技術支撐。但是部分單位并未合理利用檔案信息資源，對于檔案信息資源的科學收集缺乏統一管理，工作水平較低，同時片面建設現象較為嚴重。事業單位內部缺乏完整的檔案信息數據庫，數據的有效性和多樣性相對較差。檔案信息資源的開放程度和共享性極低。同時，因為一些檔案信息資源往往會涉及到國家機密，所以許多事業單位出于對互聯網有害因素的防范和重要信息安全考慮都會有嚴格的信息資源保護措施。導致檔案信息資源的開放性和共享性較差，信息管理通常只在單位系統內進行。

（三）檔案管理信息化應用程度低

事業單位裝備了大量的計算機和打印機等文件管理設施硬件，同時在辦公系統、硬件換代和維護方面投入了很多資金，各類基礎設施也越來越完善。但是，仍有很大部分基層單位仍然使用人工搜索方法將“無紙化”辦公等看做信息管理。現代化的文件管理體系、搜索工具和數據資源應用效率不高，檔案信息很難做到實時更新，同時檔案信息資源的數據信息化處理和共享水平也不高。

三、提高事業單位檔案管理信息化工作的有效策略

（一）提高人員合作并協調工作職責

檔案管理人員與網絡技術專員間的配合應更加緊密。若想保證檔案信息化建設，網絡技術專員不僅應該輸入和更新檔案信息，而且管理者也應該及時對檔案信息平臺進行維護。所以，檔案管理這和網絡技術專員之間應構建科學的互通體系，提高雙方的合作程度。以確保文件信息及時更新和輸入，進而有效提高信息管理的質量和效率。同時，在檔案管理的日常工作中，還要注重使工作人員養成服務意識。為了很好的實現工作職能，提供更好的服務，工作人員應該更加注重工作中的規范化管理。

（二）構建信息化平臺的推廣模式

提高對事業單位信息化平臺的構建是為了更好地服務于檔案信息需求者。因此，在改善工作的過程中，單位的檔案管理部門要大力推廣信息化的檔案管理平臺同時進行一定的宣傳，以達到提高平臺的影響力、增加其知名度的目的。另外，我們還能借鑒大型企業的先進檔案信息管理經驗，在提升公共機構效率的前提下，逐步完善事業單位檔案信息化建設。

（三）加強檔案管理信息化以及數字化建設

首先，在文件管理中運用科學技術以達到提高工作效率和水平的效果。檔案管理人員通過計算機來保證信息更新，科學規范地保存檔案信息。同時還要利用科學儀器，如掃描儀等來存貯圖片。這種方式實現了檔案無紙化的管理，節省成本和資源。其次，文件管理需要提高數字化建設，文件管理數字化的優點在于它能夠讓文件儲存更加安全可靠。因此，事業單位應學習數字化所涉及的信息技術和科學方法，建立和完善目錄數據庫和全文數據庫。這樣能夠很大程度上減輕員工的負擔，提高工作效率，從而保證優良的工作質量。

（四）創新信息化設備

為提高對于檔案信息化管理體系的構建，應該使用計算機、互聯網和電子存儲設施等硬件。因此，應該在現代軟件和硬件兩方面加強投資，單位領導不僅應該提供政策上的支持，還應該有一定的資金投入。因為檔案信息量大，應采用穩定安全的電子存儲設施。事業單位還應建立完善的計算機管理系統，高效地推動信息化管理，優化現代管理方法。有效管理電子文件的基礎是確保紙質文件能夠被妥善的保管，逐步形成完整的電子文件體系，充分利用網絡信息的便利性來提高檔案的信息化管理。進而更好地保存檔案材料和改善事業單位的整體水平。

四、總結

總之，伴隨當代社會與經濟的快速發展和科學技術的進步，檔案信息管理已變成事業單位現代化管理的發展目標。檔案管理信息化確保了單位檔案的實時性和精確性，讓事業單位管理更加合理有效。事業單位管理人員一定要把握時代的發展趨勢，采取一定的措施，提高檔案管理信息化建設。同時也要明確單位檔案管理目標，將傳統檔案管理與信息化管理有機的聯系在一起，采用先進的計算機技術和網絡平臺，對單位檔案實行數字化信息管理，逐步完善檔案管理工作的完整性和及時性，提升事業單位的現代化管理水平

【參考文獻】

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