企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)探討

季現(xiàn)英

【摘 要】多數(shù)企業(yè)未認(rèn)識(shí)到人事檔案管理信息化建設(shè)重要性，在進(jìn)行檔案管理的分析發(fā)現(xiàn)，其普遍是以照片或紙質(zhì)等為主，很難符合各企業(yè)迅速發(fā)展要求。在企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)中，對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，加強(qiáng)信息化建設(shè)顯得至關(guān)重要。本文首先進(jìn)行企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)作用的分析，其次進(jìn)行管理現(xiàn)存問(wèn)題的闡述，最后研究其信息化建設(shè)對(duì)策，以便于促進(jìn)各企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；人事檔案；管理；信息化建設(shè)

在企業(yè)持續(xù)發(fā)展下，人資管理逐漸成為企業(yè)主要工作內(nèi)容，為了提升整體管理效率，確保人事信息有效管理，要求企業(yè)重點(diǎn)加強(qiáng)企業(yè)整體經(jīng)濟(jì)效益，將人事檔案的信息化管理作為重點(diǎn)，通過(guò)對(duì)其管理轉(zhuǎn)型，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化建設(shè)。然而，因企業(yè)人事檔案信息化管理發(fā)展較晚，工作人員普遍缺少高度重視，使其建設(shè)過(guò)程存在不同程度問(wèn)題，極易阻礙企業(yè)發(fā)展，所以，加強(qiáng)學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力，根據(jù)現(xiàn)存問(wèn)題制定解決措施，可以促進(jìn)人事檔案的信息化管理。

一、企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)作用

（一）促進(jìn)人事檔案轉(zhuǎn)型

在社會(huì)體制改革背景下，各企業(yè)隨之迎來(lái)了新的改革政策，需要企業(yè)人事檔案的管理落實(shí)相應(yīng)轉(zhuǎn)型，以此提升其整體管理效率。為了促進(jìn)人事檔案管理轉(zhuǎn)型，除了需要進(jìn)行傳統(tǒng)紙質(zhì)管理的改革之外，還應(yīng)該利用科學(xué)技術(shù)手段，加強(qiáng)信息化管理建設(shè)，通過(guò)科學(xué)手段進(jìn)行人員信息有效錄入，以便于快速查詢(xún)和實(shí)時(shí)更新等，確保人員信息準(zhǔn)確性，從而發(fā)揮其在人資管理中的重要作用，保證數(shù)據(jù)提供更加準(zhǔn)確、有效[1]。

（二）人力資源有效共享

信息逐漸成為各企業(yè)主要發(fā)展因素，企業(yè)應(yīng)該加大重視力度，信息共享更是成為企業(yè)進(jìn)步主要支撐，同時(shí)也是社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展主要戰(zhàn)略資源。因此，加強(qiáng)人力資源共享尤為重要，在對(duì)人員信息進(jìn)行全面性、準(zhǔn)確性掌握的基礎(chǔ)上，為企業(yè)人事錄用和變更等提供重要保障，防止人事檔案的管理工作過(guò)于復(fù)雜化，以此提升人資管理效率，避免出現(xiàn)不必要人力資源浪費(fèi)，保證各項(xiàng)工作可以順利進(jìn)行。

（三）實(shí)現(xiàn)先進(jìn)化的管理模式

在人事檔案的信息化管理中，除了保留傳統(tǒng)紙質(zhì)管理之外，還應(yīng)利用科學(xué)網(wǎng)絡(luò)相關(guān)媒體展開(kāi)人事檔案的管理工作，如檔案信息的電腦錄入，借助科技進(jìn)行信息科學(xué)化管理，確保人事信息更加準(zhǔn)確，可以隨時(shí)進(jìn)行信息內(nèi)容的更新，避免出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)丟失等問(wèn)題[2]。除此之外，人事檔案的管理過(guò)程，對(duì)于信息化建設(shè)，應(yīng)該加強(qiáng)人事信息的交流，在實(shí)現(xiàn)信息資源共享的同時(shí)，保證工作人員及時(shí)獲取相應(yīng)資料，提升整體管理效率。

二、當(dāng)前企業(yè)人事檔案的信息建設(shè)現(xiàn)狀

（一）發(fā)展現(xiàn)狀

近幾年，信息技術(shù)高速發(fā)展，使計(jì)算機(jī)與多媒體等得到有效運(yùn)用，同時(shí)向人事檔案管理的信息化建設(shè)提供相應(yīng)發(fā)展機(jī)遇，即各企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)財(cái)力與物力等投入，通過(guò)信息技術(shù)支持等形式，促進(jìn)人事檔案的信息化發(fā)展，具體總結(jié)為以下幾點(diǎn)：檔案管理應(yīng)配備先進(jìn)設(shè)施裝備；人事檔案的整編質(zhì)量應(yīng)該提升；工作人員需要具備較強(qiáng)綜合素質(zhì)，提升整體業(yè)務(wù)水平；數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，盡可能符合人事檔案的管理需求。

（二）建設(shè)問(wèn)題

在企業(yè)進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，信息化建設(shè)問(wèn)題具體包括：第一，信息化建設(shè)水平偏低，人事檔案管理制度尚未完善，且管理理念比較老舊，特別是在人事管理工作中，多數(shù)企業(yè)無(wú)法滿(mǎn)足相應(yīng)管理要求。企業(yè)檔案內(nèi)容無(wú)法實(shí)時(shí)更新，極易出現(xiàn)動(dòng)態(tài)信息不能有效跟蹤的情況，通常會(huì)直接阻礙人事檔案的信息化建設(shè)。第二，專(zhuān)業(yè)人才比較匱乏，目前人事檔案的管理人員整體素質(zhì)偏低，缺少專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和教育，同時(shí)不具有較強(qiáng)信息資料的收集意識(shí)，無(wú)法展開(kāi)檔案全面規(guī)劃。在檔案整理和資料搜集等管理工作中，如果沒(méi)有掌握新型技術(shù)使用等，會(huì)對(duì)信息化建設(shè)造成不利影響[3]。第三，信息系統(tǒng)管理尚未統(tǒng)一。企業(yè)進(jìn)行人事檔案的管理時(shí)，對(duì)于信息化系統(tǒng)創(chuàng)建，普遍缺少領(lǐng)導(dǎo)管理與總體規(guī)劃，極易發(fā)生資源開(kāi)發(fā)重復(fù)或浪費(fèi)的情況。由于人事和檔案等部門(mén)是以獨(dú)立部門(mén)為主，在創(chuàng)建信息庫(kù)時(shí)，均是按照各部門(mén)自身需求進(jìn)行，使部門(mén)間缺少有效溝通，很難實(shí)現(xiàn)人事信息資源共享，不利于信息化建設(shè)發(fā)展。

三、企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)對(duì)策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視與宣傳推廣

為保證檔案管理順利進(jìn)行，企業(yè)需要科學(xué)設(shè)立檔案管理機(jī)構(gòu)，如果情況允許需要?jiǎng)?chuàng)立管理領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)，在領(lǐng)導(dǎo)小組的定期指導(dǎo)下，以實(shí)現(xiàn)檔案管理有序進(jìn)行，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)日常工作存在問(wèn)題，以便于進(jìn)行相應(yīng)處理和解決。與此同時(shí)，采取有效措施對(duì)信息化建設(shè)進(jìn)行推廣，要求領(lǐng)導(dǎo)與負(fù)責(zé)人起到帶頭學(xué)習(xí)作用，盡可能對(duì)信息化建設(shè)內(nèi)容進(jìn)行普及，提高工作人員整體建設(shè)意識(shí)，在養(yǎng)成工作人員較強(qiáng)信息化能力的同時(shí)，使工作人員積極參與整個(gè)建設(shè)[4]。

（二）確保設(shè)施和人員配備完整性

人事檔案管理部門(mén)需要獲取企業(yè)相應(yīng)支持，如基礎(chǔ)硬件配備，實(shí)現(xiàn)閱檔室和檔案室等創(chuàng)建，適當(dāng)增加數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)等配備，對(duì)綜合型辦公系統(tǒng)進(jìn)行積極引入，均符合當(dāng)前時(shí)代發(fā)展需求。由于檔案人員屬于人事檔案重要主體，提升人事檔案人員綜合素質(zhì)，是保證檔案管理整體質(zhì)量關(guān)鍵，即企業(yè)持續(xù)發(fā)展下，掌握基礎(chǔ)技能同時(shí)，還應(yīng)該具備較強(qiáng)應(yīng)用能力以及操作能力等，以發(fā)揮其在信息化建設(shè)中的重要作用。

（三）創(chuàng)建信息化建設(shè)機(jī)制

一方面，明確工作規(guī)范，因人事檔案的管理工作主要包括檔案采集和存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)，保證各項(xiàng)環(huán)節(jié)有序進(jìn)行，是檔案管理順利進(jìn)的關(guān)鍵，所以，檔案管理果子應(yīng)滿(mǎn)足規(guī)范化要求，科學(xué)制定工作規(guī)范與流程，對(duì)其工作職責(zé)進(jìn)行明確，嚴(yán)格按照檔案管理流程展開(kāi)各項(xiàng)工作，以促進(jìn)各工作的有序進(jìn)行。另一方面，制定工作標(biāo)準(zhǔn)，各企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，需要重視工作標(biāo)準(zhǔn)與法律制度等，以促進(jìn)人事檔案管理工作。現(xiàn)階段，人事檔案相關(guān)法律依據(jù)包含《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》等，嚴(yán)格按照規(guī)則制度進(jìn)行，是提升整體工作效率的重要方式[5]。

（四）強(qiáng)化信息建設(shè)理念

首先，改變傳統(tǒng)工作理念，人事檔案管理人員需要轉(zhuǎn)變?cè)泄ぷ骼砟睿苊庹J(rèn)為此項(xiàng)工作不具有重要作用，不對(duì)其予以過(guò)多關(guān)注的錯(cuò)誤思想，而是需要加強(qiáng)檔案管理重視，通過(guò)各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行，對(duì)新時(shí)期檔案管理予以保護(hù)，以發(fā)揮工作人員獨(dú)特價(jià)值。其次，管理方式的創(chuàng)新，工作人員需要通過(guò)新型管理方式的運(yùn)用，提高自身建設(shè)意識(shí)，積極參與信息化知識(shí)內(nèi)容，為投入建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。最后，提升工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，由于此項(xiàng)工作占據(jù)企業(yè)主要工作地位，具有較強(qiáng)責(zé)任心，貫徹落實(shí)專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)顯得尤為重要，以實(shí)現(xiàn)專(zhuān)業(yè)理論與實(shí)踐的有效結(jié)合。

四、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)對(duì)企業(yè)人事檔案管理分析發(fā)現(xiàn)，信息化建設(shè)可以實(shí)現(xiàn)人事檔案的雙規(guī)保存，利用動(dòng)態(tài)管理方式，確保人事檔案具有時(shí)效性和真實(shí)性特點(diǎn)，進(jìn)而對(duì)人事部門(mén)與資源配置等提供有效數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)其工作效率的提升。與此同時(shí)，企業(yè)進(jìn)行人事檔案的管理工作時(shí)，加大信息化建設(shè)力度，采取加強(qiáng)人力和財(cái)力等投入方式，可以促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，選擇有效策略推動(dòng)人事檔案的發(fā)展，使企業(yè)具備較強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

【參考文獻(xiàn)】

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[4]晏宇星，王俊.淺談新形勢(shì)下人事檔案管理信息化建設(shè)[J].中國(guó)高新技術(shù)企業(yè)，2017（12）：310-311.

[5]李瑋玲.新時(shí)期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].人力資源管理，2018（3）：177-178.