如何做好行政事業單位檔案管理工作

吾木提·阿恒別克

【摘 要】檔案管理工作作為行政事業單位管理工作中的重要組成部分，對促進行政事業單位健康、長久發展具有重要意義。本文主要從行政事業單位檔案管理的重要性、當前行政事業單位檔案管理工作存在的問題、行政事業單位檔案制度建設原則以及做好行政事業單位檔案管理工作的策略四個方面進行了具體介紹，以供參考。

【關鍵詞】行政事業單位；檔案管理；策略

【中圖分類號】D630 【文獻標識碼】A

一、引言

近年來，隨著經濟的發展和社會的日益繁榮，行政事業單位也取得了快速發展，與此同時，行政事業單位需要管理的檔案數量也不斷增多，檔案管理人員的工作內容更加復雜，這就要求行政事業單位檔案管理人員要具備更好的專業素質與能力，優化檔案管理制度，全面提高管理水平，以確保行政事業單位能夠適應社會發展趨勢，滿足社會發展要求。

二、行政事業單位檔案管理的重要性

2.1能夠準確反映行政事業單位的發展歷程

檔案不僅會記錄員工的基本資料，還會記錄單位各個部門的發展情況，加強行政事業檔案管理，保證檔案管理的質量，可以通過查看檔案來了解行政事業單位的發展歷程，能夠為行政事業單位領導決策提供有效依據，有利于促進行政事業單位朝著更好的方向發展。

2.2有利于保障單位的各項秘密工作

行政事業單位的很多工作機密都需要存入檔案中，只有做好檔案管理工作，才能確保單位內部機密不被泄露[1]，另外，做好檔案管理相當于為單位的重要工作進行了備份，有利于工作出現問題時及時查找檔案進行補救，在一定程度上減少了事故發生的概率。

三、當前行政事業單位檔案管理工作存在的問題

3.1對檔案工作的重視程度不夠

就現階段來看，一些行政事業單位缺乏對檔案管理工作的重視，沒有意識到檔案管理工作的重要性，在日常工作中對檔案管理工作投入的資金和技術較少，并且沒有制定完善的檔案管理制度和責任制度，對檔案管理工作缺乏嚴格的考核，從而導致檔案管理工作水平不高。

3.2檔案室保管條件有待完善

檔案室保管條件有待進一步完善是大部分行政事業單位存在的問題，這些單位內部檔案室的檔案存放缺乏有序性和合理性，檔案擺放較為混亂，甚至有些單位的檔案室內還存放了很多其他雜物，這很容易造成檔案的丟失和破損。另外，還有部分單位的檔案管理設備老化，檔案管理工作與單位發展步伐不匹配。

3.3檔案管理人員業務素質有待進一步提升

因為檔案管理在行政事業單位管理中發揮著重要作用，因此，加強檔案管理人員業務素質是行政事業單位發展的必然要求。然而部分行政事業單位的檔案管理人員業務能力和綜合素質還較低，在處理檔案事務時缺乏科學的理論指導，對檔案管理的具體要求與規范了解不充分，責任意識缺乏，工作不夠認真、細致，嚴重影響著檔案管理質量的提升。

四、行政事業單位檔案制度建設原則

4.1規范與靈活相統一

行政事業單位檔案工作制度的制定要按照國家標準來進行，目的是為了保證檔案管理工作更加規范化。但是由于不同的行政事業單位性質和規模不同，因此在實際工作中應結合單位內部發展情況進行靈活變通，找出自身單位發展的特點，從而制定適合自己的工作制度。對于檔案管理部門來說，其只有在工作中不斷進行探索、創新、思考與分析，才能進一步完善自身管理制度，保證制度能夠真正為檔案管理工作服務。

4.2職責與權益兼顧

在實際工作中，檔案管理人員只有明確自身職責，才能有針對性地開展管理工作，因此，單位在制定檔案管理制度時應當將職責劃分到崗位標準中[2]。舉例來看，對于部門領導來說，其主要的工作職責就是制定本部門的月工作計劃、季度工作計劃和年工作計劃，并監督下級員工工作；對于基層員工來說，其工作職責則是認真做好檔案的分類、保管以及更新等工作。需要注意的是，在分配職責的過程中應注意保護員工的合法權益，只有保證了員工的合法愿意，員工才樂意為單位效勞，才能提高員工工作積極性。

4.3制定與執行并重

要制定管理制度，首先應當明確檔案管理部門的工作流程和工作需要，結合實際情況進行科學制定。而制度建設的目的是為了更好地開展工作，因此，行政事業單位檔案管理部門在制定制度的同時需要加強對制度落實情況的監督，通過在實踐中發現問題來不斷完善制度，從而使制度更加貼近工作需要，為檔案管理工作提供保障。

4.4動態與靜態相結合

通常情況下，制度一經制定，在短時期內不會再次進行變更，單位內部會按照形成的制度開展各項工作，但這并不意味著制度永遠不可變，當今社會變化速度非常快，行政事業單位要想適應社會發展趨勢，就必須及時根據社會變化進行相應的政策調整，隨時關注社會動態，做到動態與靜態的有效結合。

五、做好行政事業單位檔案管理工作的策略

5.1加強行政事業單位領導對檔案管理的重視

一個單位的發展與領導的決策有著重要聯系，因此，行政事業單位的領導首先應當加大對檔案管理工作的重視，認識到檔案管理工作的重要性，并在檔案管理方面投入相應的資金、設備和人才。只有單位領導對檔案管理工作引起了重視，下級員工才會增強責任意識，約束自身行為，加大管理力度，才能進一步完善單位檔案管理工作。

5.2建立完善的行政事業單位檔案管理制度

要建立完善的管理制度，就需要做好以下五點：第一，檔案管理部門的決策者應當綜合考察本單位檔案管理的特點，然后根據實際情況制定合適的管理制度；第二，檔案管理制度是為實際管理工作服務的，因此檔案管理制度的建立應當具有可實施性，以便更好地約束員工行為；第三，檔案管理制度應當是針對檔案管理部門所有人員的，既包括基層員工，又包括領導，以防止單位領導私自形式特權而做出不利于單位利益的行為，有利于實現單位檔案管理的規劃化和合法化；第四，隨著信息技術和網絡技術的不斷進步，信息化管理已經成為當今各個單位工作的重要途徑，對于行政事業單位的檔案管理工作來說，應建立和完善檔案信息管理制度，增強檔案管理的信息化、集成化；第五，應建立健全激勵機制，對工作表現突出的員工給予一定的物質和精神獎勵，對工作效率差、工作態度不認真的員工實行一定的懲罰，切實保證檔案管理工作的質量。

5.3提升檔案管理人員的專業素質

在檔案管理日常工作中，最主要的工作力量就是檔案管理人員，因此，提高檔案管理人員的專業水平和職業素養非常有必要，行政事業單位應當努力打造一支優秀的、高水平的檔案管理人員隊伍[3]。從單位的角度出發，應當積極引優秀的人才，并做好考核管理，及時淘汰工作能力較差的員工，同時加強員工專業知識與技能的培訓，提高員工的專業素養；從員工的角度出發，員工應自覺樹立責任意識，確保工作方向與單位發展方向相一致，并積極和其他部門進行有效溝通，確保檔案內容的準確性和實效性，在日常工作中應加強自身學習，提高業務能力。

六、結語

綜上所述，對于行政事業單位來說，做好檔案管理工作非常重要，在新時期，社會競爭日趨激烈，行政事業單位要想提升自身競爭力，就必須加大對檔案管理工作的重視，不斷完善管理制度，提高員工的專業素質，從而全面提高檔案管理水平，推動行政事業單位健康發展。

【參考文獻】

[1]崔愛君.推進行政事業單位檔案管理改革探究[J].辦公室業務，2018（16）：104.

[2]王維思.行政事業單位檔案質量的因素及對策初探[J].辦公室業務，2018（16）：111.

[3]靳生平.如何做好行政單位檔案管理工作[J].辦公室業務，2016（05）：6.