做好檔案收集與整理工作的探討

梁欣

【摘 要】檔案的收集與整理是企業(yè)檔案工作中的重要內(nèi)容，對(duì)企業(yè)檔案管理水平提高有著重要的價(jià)值作用。近年來(lái)，隨著企業(yè)檔案管理工作的不斷發(fā)展與進(jìn)步，其對(duì)檔案收集與整理的要求在不斷提高，隨著信息化、數(shù)據(jù)化在企業(yè)檔案工作中的不斷應(yīng)用，為企業(yè)檔案收集與整理工作帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。當(dāng)前，很多企業(yè)在檔案收集與整理工作中仍然存在諸如收集效率低、質(zhì)量低。檔案歸納整理不及時(shí)等許多客觀問(wèn)題。鑒于此：為了進(jìn)一步提高企業(yè)檔案收集與管理工作質(zhì)量，文章將重點(diǎn)探討檔案收集與整理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】檔案收集整理；問(wèn)題；對(duì)策

檔案的收集與整理是企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作，是保障企業(yè)檔案資料信息完整、真實(shí)的客觀需要。同時(shí)，做好檔案收集與整理工作對(duì)企業(yè)制定經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略計(jì)劃制定等都有著現(xiàn)實(shí)的作用價(jià)值。在檔案收集與整理過(guò)程中，需要發(fā)揮出檔案管理人員的作用價(jià)值來(lái)，更需要相關(guān)技術(shù)的支持，只有這樣才能夠確保企業(yè)檔案收集與管理工作水平。但是，當(dāng)前很多企業(yè)在檔案收集與整理過(guò)程中仍然存在很多問(wèn)題，從而影響并制約了企業(yè)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。

1、探討檔案收集與整理工作的特點(diǎn)

1.1檔案分類較多

企業(yè)的檔案收集與整理工作特點(diǎn)之一就是檔案的分類較多。在一個(gè)企業(yè)中，在檔案收集與整理過(guò)程中必須要做好對(duì)相關(guān)檔案的分類整理，這其中包括了企業(yè)的文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案、基建檔案、人事檔案、設(shè)備檔案等等。而如果從記錄方式上來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行劃分又可氛圍錄像檔案、文字檔案等等。所以檔案收集與整理工作一定要做好對(duì)檔案的分類歸檔工作，鑒于企業(yè)檔案種類繁多的特點(diǎn)，也為企業(yè)開(kāi)展檔案收集與整理工作帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。

1.2范圍廣

企業(yè)檔案收集與整理工作的另一個(gè)特點(diǎn)就是其涉及范圍比較廣，之所以這么說(shuō)是因?yàn)椋髽I(yè)開(kāi)展檔案的收集與整理是對(duì)企業(yè)各項(xiàng)工作、各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的有價(jià)值的資料信息進(jìn)行收集與整理，因此，在這個(gè)過(guò)程中需要企業(yè)中各個(gè)部門的積極配合與參與。切不可出現(xiàn)只做好對(duì)一方面檔案資料的收集與整理，而忽視另一方面的情況，要做到檔案資料收集與整理的全覆蓋。而且隨著企業(yè)檔案工作在信息化、數(shù)字化方面的應(yīng)用不斷深入，企業(yè)的檔案收集與整理工作范圍將會(huì)進(jìn)一步的拓展與延伸。

2、分析檔案收集與整理工作中存在的常態(tài)問(wèn)題

2.1檔案收集與整理不及時(shí)

當(dāng)前造成企業(yè)檔案收集與整理不及時(shí)的原因有很多，首先：在一些企業(yè)中，其他部門往往認(rèn)為檔案收集與整理是檔案管理部門的事情，與自己沒(méi)有任何的關(guān)系，因此，缺少主動(dòng)配合及參與熱情，往往就容易出現(xiàn)檔案資料移交給檔案管理部門不及時(shí)的情況。其次：檔案管理部門沒(méi)有指定出檔案收集與整理工作規(guī)章機(jī)制，從而導(dǎo)致檔案收集與整理工作雜亂無(wú)序，由于缺少對(duì)相關(guān)人員的管理與監(jiān)督，導(dǎo)致其在進(jìn)行檔案收集與整理過(guò)程中三天打魚(yú)，兩天曬網(wǎng)，對(duì)工作沒(méi)有緊迫感，造成檔案收集與整理不及時(shí)的情況發(fā)生。

2.2檔案室建設(shè)方面的問(wèn)題

雖然隨著數(shù)字化檔案的不斷發(fā)展，很多企業(yè)已經(jīng)通過(guò)將檔案資料以數(shù)字化的形式儲(chǔ)存到計(jì)算機(jī)當(dāng)中了，但是在一些情況下，紙質(zhì)的檔案是無(wú)法代替的，所以像這些紙質(zhì)檔案的保存有一定的條件要求。其需要檔案庫(kù)房長(zhǎng)期保持恒溫恒濕等，避免檔案資料紙質(zhì)變質(zhì)，造成檔案信息損壞的問(wèn)題。但是當(dāng)前很多企業(yè)往往忽視了對(duì)檔案庫(kù)房的建設(shè)及管理，這對(duì)開(kāi)展檔案收集與整理工作是極為不利的。

2.3檔案收集與整理真實(shí)性與完整性無(wú)法保證

造成企業(yè)檔案資料收集與整理中檔案資料不真實(shí)、不完整的原因有很多。首先：作為檔案資料收集與整理的執(zhí)行者，檔案管理人員自身的失誤造成檔案資料不真實(shí)、不完整。一些檔案管理人員在進(jìn)行檔案收集與整理時(shí)，工作極不認(rèn)真，缺少對(duì)自身的嚴(yán)格要求。還有的是因?yàn)闄n案管理人員工作能力導(dǎo)致檔案收集與整理過(guò)程中檔案資料不真實(shí)，隨著數(shù)字化檔案管理的發(fā)展，要求檔案管理人員在進(jìn)行檔案資料收集與整理時(shí)要具備一定的信息化水平、數(shù)據(jù)處理能力等，而很多檔案管理人員由于不具備這方面能力，從而在實(shí)際的工作中無(wú)法保質(zhì)保量的對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的收集與整理，從而出現(xiàn)檔案資料不真實(shí)完整的情況。其次：企業(yè)其他部門不積極配合檔案部門來(lái)完成檔案資料的收集與整理工作，從而造成檔案資料不真實(shí)的情況發(fā)生。如：在一些企業(yè)中，一些部門為了部門利益，自我利益等，往往會(huì)對(duì)檔案資料進(jìn)行作假。

3、探討如何做好檔案收集與整理工作

3.1加強(qiáng)宣傳、提高認(rèn)識(shí)

檔案收集與整理工作是企業(yè)檔案管理工作的重要內(nèi)容，也是企業(yè)管理規(guī)范化發(fā)展的有效保障。之所以會(huì)出現(xiàn)檔案收集與整理過(guò)程中檔案資料不真實(shí)完整等情況，往往是因?yàn)槿鄙賹?duì)檔案收集與整理工作認(rèn)識(shí)及重視導(dǎo)致的。所以，企業(yè)要做好對(duì)檔案收集與管理工作的宣傳，尤其要提高除了檔案管理部門以外企業(yè)其他部門對(duì)檔案收集與整理的認(rèn)識(shí)，從而在檔案收集與整理過(guò)程中這些部門才能夠積極主動(dòng)配合檔案管理部門開(kāi)展收集與管理工作。從而在企業(yè)內(nèi)部逐步建立起良好的檔案收集與整理認(rèn)識(shí)氛圍，推動(dòng)其發(fā)展完善。

3.2加強(qiáng)對(duì)檔案收集與整理工作隊(duì)伍的建設(shè)

想要做好檔案收集與管理工作必然是離不開(kāi)檔案人員的參與及支持的，因?yàn)樗麄兪沁@項(xiàng)工作的參與者與執(zhí)行者。首先：企業(yè)要做好對(duì)檔案人員的思想教育工作，定期的組織內(nèi)部檔案人員進(jìn)行學(xué)習(xí)與交流，提高檔案人員對(duì)檔案收集與管理工作的認(rèn)識(shí)，使其真正明白此項(xiàng)工作的重要性及內(nèi)涵。其次：做好對(duì)企業(yè)檔案從業(yè)人員的工作技能培訓(xùn)提升，針對(duì)當(dāng)前數(shù)字化檔案管理的不斷發(fā)展，要切實(shí)夯實(shí)檔案人員在信息化、數(shù)據(jù)化等方面的能力水平，從而為其開(kāi)展檔案收集與管理工作打下基礎(chǔ)保障。

3.3建立健全檔案收集與整理工作管理機(jī)制

想要做好檔案收集與整理工作必須要完善機(jī)制才行。首先：企業(yè)在進(jìn)行檔案收集與管理工作時(shí)，要建立起統(tǒng)一的規(guī)章機(jī)制，建立檔案收集與整理的標(biāo)準(zhǔn)化流程，并督促檔案人員嚴(yán)格按照規(guī)章流程來(lái)開(kāi)展檔案收集與整理工作。其次：加強(qiáng)對(duì)檔案收集與管理工作的技術(shù)投入，企業(yè)要拿出一定的資金來(lái)保障檔案收集與整理工作的信息化建設(shè)、數(shù)據(jù)化建設(shè)等，通過(guò)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)相關(guān)技術(shù)來(lái)全面提高企業(yè)檔案收集與整理的效率與質(zhì)量。需要注意的是要對(duì)應(yīng)的建立起安全防護(hù)機(jī)制，保障企業(yè)檔案收集與整理的成果。最后：建立起相關(guān)保障機(jī)制，保障檔案收集與管理工作的順利實(shí)施，如：企業(yè)要不斷完善對(duì)檔案人員的監(jiān)督與管理機(jī)制，通過(guò)有效的監(jiān)督管理來(lái)保障其檔案收集與整理工作的科學(xué)性及規(guī)范性。

4、結(jié)語(yǔ)

鑒于檔案收集與管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要價(jià)值，所以文章對(duì)其的探討分析是具有非常大的現(xiàn)實(shí)意義的。希望通過(guò)文章對(duì)檔案收集與管理工作中存在的常見(jiàn)問(wèn)題以及優(yōu)化建議分析，可以對(duì)企業(yè)開(kāi)展檔案收集與管理工作提供到幫助作用。

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