檔案規范化管理分析

陳燕柳

【摘 要】檔案記錄了企業日常工作中的點滴，對企業制定經營決策、分析工作中存在的問題等有著重要的價值作用。近年來，隨著檔案事業的不斷發展以及企業自身經營對檔案管理要求的不斷提高，傳統的檔案管理方式顯得疲憊不堪，檔案管理過程中各種問題頻發，為此，企業需要對檔案管理工作進行優化與規范。檔案的規范化管理符合企業的長遠需要，同時也是企業檔案管理工作發展到一定時期的客觀產物。鑒于此：文章將重點分析當前企業檔案規范化管理中存在的問題及完善策略，只在更好的助推企業檔案的規范化管理發展。

【關鍵詞】檔案；規范化管理；問題對策

當前企業發展中各項工作都在推行規范化管理發展，規范化管理發展是企業管理建設的核心，企業檔案管理作為企業管理工作中的一部分，對其推行規范化管理發展是勢在必行的。但是，當前很多企業在檔案規范化管理建設過程中仍然存在對規范化管理理念認識不全面、檔案管理隊伍水平有限等諸多問題，這些問題的存在嚴重阻礙并影響到企業推進檔案規范化管理的建設步伐。為此，企業需要找準檔案規范化管理中存在的具體問題有哪些，然后一一對其進行有效的解決才行，只有這樣才能夠保證企業按部就班的開展檔案的規范化建設工作。

1、探討分析檔案規范化管理的必要性及意義

1.1 檔案規范化管理是企業檔案管理工作穩定發展的客觀需要

隨著時代的發展以及企業內外部經營環境的不斷變化，企業原有的檔案管理方式逐漸暴露出諸多問題，嚴重的阻礙了企業檔案工作的進一步發展。為此，對檔案工作進行有效的創新發展是非常緊迫的。以前，由于企業檔案管理的不規范，經常出現檔案丟失、損壞等問題。而企業中的檔案包括了人事的檔案、財務工作檔案等等，如果出現丟失問題，那么造成的后果及損失是無法估計的。因此，企業必須要對檔案進一步規范，通過規范化的檔案管理，可以全面提高企業檔案管理流程、檔案管理人員能力素質、工作效率等，從而使企業的檔案工作更加的高效、規范、科學，有利于保障企業檔案管理工作的持續穩定發展。

1.2 檔案規范化管理有利于提高企業檔案管理人員的能力素質

檔案管理人員作為企業檔案工作的核心與執行者，其能力水平的高低將直接影響檔案管理的水平高低。以往，很多企業中之所以在檔案管理過程中會出現檔案丟失、保存不完善等問題，與檔案管理人員能力、意識不足有直接的關系。通過實施檔案的規范化管理，有利于企業找到并找準檔案管理人員的不足及問題，從而對癥下藥。而且檔案規范化管理對檔案管理人員的能力要求更高，無論是出于職業生涯的考慮還是出于工作需要的考慮，檔案管理人員都會不斷的提高自身的能力素質，以期滿足檔案規范化管理的需要。所以說檔案規范化管理有利于進一步提高企業檔案管理隊伍水平。

2、探討檔案規范化管理過程中存在的常見問題

2.1 企業對檔案規范化管理的認識及重視程度不夠

何為檔案的規范化管理，檔案的規范化管理既是一種模式，又是一種手段。想要實現檔案的規范化管理就必須弄懂其核心理念。但是當前很多企業在經營過程中由于受傳統經營理念的束縛，導致對檔案規范化管理的重視程度不夠，企業不愿意過多的投入精力、人力、物力來對檔案進行規范化管理建設。其次：企業對檔案規范化管理的認識存在誤區，很多企業都片面的認為檔案規范化管理就是檔案的信息化管理、檔案的數字化管理等，從而沒有把握住檔案規范化管理建設的精髓，也就無從談起檔案的規范化管理實現了。最后：很多企業中，一些部門片面的認為檔案規范化管理只是檔案部門的事情，這種認識是及其片面的。

2.2 企業檔案管理人員難當重任

企業實現檔案的規范化管理必須要靠檔案管理人員的作用發揮才行，這是因為其是參與者與執行者。本身檔案管理就是一項對從業人員有一定資質、技能要求的工作，規范化的檔案管理對檔案人員的要求就更高了，它不僅要求檔案管理人員要具備先進的檔案管理思維，還要具備檔案管理的信息化技能、現代管理技能等等。而當前很多企業中的檔案管理人員都無法滿足檔案規范化管理要求。一方面企業缺少對檔案管理人員的后期工作培訓，另一方面企業檔案管理人員對自身的要求較低，不愿意投入到檔案規范化管理中去。

2.3 檔案規范化管理缺少技術支持

企業檔案的規范化管理必定是標準化、信息化的。如何實現檔案的規范化管理，與企業檔案管理的技術水平高低有直接的關系。實踐證明，傳統的以人為中心的檔案管理模式是不符合檔案規范化管理要求的，檔案的規范化管理必定是信息化、數字化、標準化的。這就需要企業在檔案工作建設時，加強對相關技術的應用力度與水平。但是，現在仍然有很多企業在開展檔案工作時，過渡以來傳統的工作模式，企業檔案管理缺少信息技術的支持、缺少數據計算的支持，也就無從談起規范化的檔案管理了。

3、實現企業檔案規范化管理發展的建議

3.1 強化認識與意識培養

思維意識在一定程度上會影響到實踐行動，在正確的認識下，企業的檔案發展才能夠朝著最正確的方向邁進，反之，企業的檔案發展能力是難以得到提高與鞏固的。所以，首先：企業要在內部加強對檔案規范化管理的宣傳力度，讓每一位員工都積極的參與到檔案規范化管理建設中去，營造良好的企業檔案規范化發展氛圍。其次：企業要敢于改變傳統管理理念，做好對當前檔案工作的分析與了解，積極跟進檔案工作發展的最前沿，只有這樣才能夠真正弄懂檔案規范化管理的內涵與要義，才能夠找準對其建設的關鍵點。

3.2 夯實檔案管理隊伍

作為企業檔案工作的一線工作人員，檔案管理人員是企業發展規范化檔案管理工作的核心與關鍵，所以必須要做好對企業檔案管理人員的能力提升工作。首先：企業要建立起科學且完備的檔案管理人員培訓機制，并根據企業自身檔案管理人員的現實狀況來制定培訓內容，使培訓更加的有針對性和效果。在有能力的情況下，企業還要做好對檔案管理人員的考核工作。其次：企業的幫助再有效，如果檔案管理人員自身不努力也是徒勞的，所以檔案管理人員要積極學習，不斷提高自身的檔案管理信息化水平、數字化水平等，從而為企業實施檔案的規范化管理打下堅實的基礎保障。

3.3 建立健全檔案管理機制

檔案規范化管理離不開健全的制度為其保駕護航，所以企業要不斷建立健全檔案規范化管理機制才行。首先：對檔案管理人員的職責進行明確的規定與劃分，杜絕工作上的失誤與違規情況發生。其次：對檔案規范化管理實施統一領導與分級管理。最后：建立健全企業檔案管理的信息化系統，從而保障企業檔案管理工作的效率及質量，為實現檔案的規范化管理作出保障。

4、結語

檔案的規范化管理是企業檔案工作發展到一定時期的客觀需要，也是保障企業檔案工作持續發展的客觀需要，希望通過文章對檔案規范化管理建設中存在的問題及對策分析，能夠幫助到企業。

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