數據要為學校整體利益服務EDUCAUSE2019 年度十大議題（三）

文/Susan Grajek & the 2018-2019 EDUCAUSE IT Issues Panel

議題7 可持續的經費投入

在不斷加劇的預算限制面前，為了維持服務質量并滿足IT服務的新增需求和應用增長而制定經費投入模式。

當今時代的高等教育經濟模式正在受到挑戰。IT 運行看起來也應當和其他運行活動一樣成為經費削減的目標。然而，信息技術發揮著流通系統的作用，促使實現個性化創新的教學、取得研究進展、形成富含數據的管理決策、建立學校成員和利益相關者的聯系。經費投入模式必須是高效的，不過也要能充足和合理地保障這個流通系統的運行。

當學校在尋求啟動新的計劃和項目時，CIO 和IT 部門的參與越早，IT 領導者們則越可能提出需要哪些經費來擴大和維持服務的提供。

如果IT 可以早參與，那么就不會出現財務黑洞。

IT 部門之外最關心此事的應該是誰？

校長、教務長和首席業務官（CBO）。明智的投資可以幫助降低風險，形成新的收入來源，推進研發，并實現校園體驗轉型。在高等教育界，有戰略眼光的首席信息官知道必須推進業務應用案例，而不僅是展示網絡圖；要運用數據分析來為各個行政委員會的決策和建議提供支持。

教師、研究人員、學生和職員。他們應當能夠為了學習和工作而便利地使用業界普遍水平的數據、軟件以及無縫集成的解決方案。

校友。優化運行成本意味著學校可以在創新方面進行更多的投入，從而讓學生更好地為畢業后的生活做好準備。

認識誤區

信息技術只不過是一項成本或者是日常費用。IT 投資可以通過改善學生報到情況、提升學生保留率、助力于研究經費競爭、促進資本運作，從而產生收入。

信息技術預算不應當增長。許多學校的信息技術投入長期不足，忽視了為持續的更新和升級安排費用。而且，信息技術的價值在不斷增長和深化，也對信息技術的預算需求持續增加。

信息技術的成本上下波動、無窮無盡。那些與CIO 密切合作的經驗豐富的CBO 可以采用財務技術和其他策略來平滑經費支出中的波動，甚至平滑資本性支出中的波動。

IT 領導者總是想要最新和最酷的技術。實際上，CIO 們的決策源自許多方面：IT 員工的專業知識、校園社群中的合作伙伴、產業研究，以及高等教育界的CIO 同行經驗和斗爭經歷。

常見的陷阱

IT 領導者需要謹慎關注領導層的變動。新的領導也許會以不同的視角看待信息技術的價值和戰略重要性。

重大的財務挫折會收緊學校在項目投入上的整體能力。因為信息技術投資是大量項目的基礎，因此捐贈或入學人數的下滑對IT 部門的預算和人員會有出人意料的廣泛影響。當然，IT部門既是一個成本中心也是一個解決方案中心，削減IT 預算實際上會進一步惡化學校應對財務挑戰和從根源上回應問題的能力。

蘊含的機遇

可持續的IT 經費模式可以讓院校有能力維持卓越的運行水平和強健的服務承受力，并同時為創新而投資。教師、研究人員、學生和職員都能清楚因信息技術而成為可能的那些事情。全校各方面領導不會視IT 部門為成本中心，而是學校的戰略資產。學校的IT 競爭力會表現在聘用頂尖教師和研究人員以及募集新的捐贈等方面。學校在創新上的聲譽也將有所提升，從而吸引那些希望和創新者合作的廠商和投資者。

如果學校可以將IT 的成果和能力納入視野，那么戰略高度的共同參與可以提供獲取額外資源的機遇，學校也因此而持續取得成功。CIO 可以與CFO 合作，采用校內各部門的視角審視當前的經費模式和流程，從中覺察出這些模式是否能激勵期望中的那些行動（如接受學校的方案、標準和授權；打破部門壁壘等等）。

建議

起步

學習CFO 推進業務案例的形式和方法。

精通招生、錄取、咨詢、校友參與和高等教育其他關鍵業務職能中的方案和趨勢、學校的目標和挑戰等知識。

對推遲IT 投資的后果進行一次詳盡分析。分析結果可以作為依據，證明缺乏投入實際上是以損失收入機會為代價的。

制定衡量標準。沒有標準，就無法知道各種事情是否做得更好、更快、更經濟。

進階

深化和擴展各種聯系和合作。幫助校內的合作伙伴更好地理解IT 投資是如何構成和為何如此構成，以便當IT 經費需求增加時他們更清楚背景情況。

采用持續改進的方法。尋找IT 服務中增加凈收入之處，進行真正的機會成本分析。學習別人的最佳實踐。

優化

在預算計劃周期中深化與業務和教學單位的關系，了解他們的近期項目和長期計劃。通過這些溝通和對話，共同合作確定他們的重點工作所需的信息技術支持。這可以避免意外事件和預算缺口，否則可能導致重要項目脫離軌道并損害IT 部門的信心。

保持靈活，知曉當前方案的替代方案。今天的最佳經費模式也許到明天就不再有效，或者不適用于特別的需求和領域。

評估學校的風險容忍程度和改革準備情況，因為這兩點都會影響到交付新服務和形成新能力的預算和日程。

行業生態中的機會

區域性的聯盟或同行群體聯盟都是很重要的。區域性的聯盟可以團結小型學校并擴展行業影響力，用于和廠商談判更好的價格和合同條件。聯盟同樣為CIO 和CBO 們提供了共享最佳實踐和通報新興威脅和挑戰的機會。專業組織提供文獻成果、職業發展、研究成果和衡量基準，有助于學校發現經費投入模式和其他方面的改革突破點。

議題8 數據管理和治理

為實現有效的院校數據治理而采取行動和建立組織結構。

作為信息驅動型組織，學院和大學創造信息、傳遞信息，依托信息流運轉。因此，數據是院校的血脈。數據是有影響力的資源，必須要適當管理、掌控、保護、理解和優化，從而協助學校達成使命和目標。盡管數據流入流出業務流程時往往是無聲無息的，然而缺乏基于數據的決策能力的話，學校就會陷入盲目行動。高效的數據管理和治理是決策支持和情報能力的基礎。

IT 部門之外最關心此事的應該是誰？

學校高層領導者。他們要理解數據的價值和利用方式，也要理解錯誤管理和不善管理數據帶來的風險。高層領導者依賴于及時、準確的可用數據。

院校研究（IR）領導者。IT 和IR 領域要深度合作，從而讓學校獲得最大可能地提升數據價值和收益的能力。

部門級別的數據所有者和管理者。他們要負責管理日益增長的云應用、數據集和報表。數據是學校資產，應當為學校整體利益服務而不應當只在“豎井”發揮作用。

認識誤區

當今的系統中有著活躍、實時、移動化的數據。人們都在用更復雜更精準的方式思考數據的不同類型和不同的使用方式：描述性的、診斷性的、預測性的、規范性的。

如果一直以來對數據的管理都還不錯，那么就不需要擔心這個問題。我們當今持有的數據有著越來越豐富的含義，也受到越來越多的約束。在數據的應用、使用、控制和銷毀的管理和認識方面，學校正在面臨著各種不同的要求。

數據管理是相當簡單直接的。學校領導者們尚未認識到全校范圍內數據“豎井化”的程度。這個問題形成演變了很長時間，而且反映了分權性質在學校決策中的支配地位。全校范圍內的數據治理正是努力將大量糾纏的數據“線”重新編織成學校數據“布”的過程。

常見的陷阱

數據治理無法按照IR 領導、IT 領導和其他領導分工負責的方式劃分，而是要采取以學校數據為整體的方法。管理和依靠數據的人們都是數據相關者，他們應當盡可能早地以各種方式開始從事與管理、維護、開放使用、保護、使用數據并發揮其作用相關的工作。

校長、教務長和董事會必須要深度參與。學校中大量的各種群體面臨著不同的復雜問題，而且這些群體往往不習慣于互相合作。數據治理可以形成戰略機遇，以此激發學校領導者、IT 領導、IR 領導理清最重要的問題，以及運用數據來解決問題的方法。

蘊含的機遇

如果學校擁有治理良好的數據倉庫而且在計劃、決策和資源分配中有效運用數據的話，將會獲得更高的效率和效能。學校就有能力在問題出現時獲得有利于采取行動的洞察力，即獲得可靠和安全地采取行動所需的信息。而且，學校也會有一批隨時準備解決問題的高級管理者。有效的數據治理讓院校有能力敏捷行動，而且不再以傳聞和描述作為行動依據。

建議

起步

從夯實基礎開始。學校對于數據使用的需求和能力是金字塔型的。學校運行所必需的數據構成基礎，必須要在全校范圍內是準確、及時、安全、透徹理解和一致定義的才有意義。

在特定的業務問題上開始最初的數據管理和治理嘗試。開始的攤子不要太大。

采取自底向上的方式工作，積累小的勝利來保持勢頭。

進階

利用已經打下的基礎。通過可靠的數據基礎和治理，學校可以運用數據來更好地理解關鍵指標（入學率或保留率）面臨的狀況。

不僅要注意數據，也要注意算法。廠商的應用系統使用算法為諸如學生成就之類的關鍵指標提供支持。如果那些算法是廠商私有的，學校就無法完全理解分析的基礎，因而也無法從中得出建議。要考慮將數據治理擴展到算法治理。

優化

指定一位知識豐富的員工作為管理層的“數據解讀者”（Date Whisperer）。這位員工的工作是為管理層提供所需的數據，并在需要時對數據進行解釋翻譯并回答疑問。

綜合利用數據。提升數據的利用和分析到預測性甚至是規范性的層次。這很可能會擴展對于數據和流程的要求，而且會在數據治理相關的討論中引入倫理、合法合規和隱私問題。

行業生態中的機會

許多學校正在進行數據治理的工作。專業協會可以在當前基礎上深化IR 部門和IT 部門的領導和員工之間的合作，也可以為高級管理者提供如何更好地發揮學校數據優勢和進行基于數據的決策的相關信息。

標準化的高等教育數據模型也許是有巨大效益的。澳大利亞和英國已經取得了一些進展，相比之下美國和加拿大已經落后了。標準化的數據模型會使系統互通和數據交換更加簡單直接，而且有降低成本的潛力。