構建現代企業檔案管理精益化模式的探討

張天鳳

山西介休義棠倡源煤業有限公司 山西介休 032000

企業實現精益化管理是適應社會發展需要的根本要求，更是實現科學、可持續發展的必由之路，而檔案管理是企業科研、生產、經營和管理活動的基礎性管理工作，因此，將精益化管理思想融入到企業檔案管理中去，是企業全面實現精益化管理的重要舉措。如何構建現代企業檔案管理精益化模式則是當前的重要課題。筆者從完善管理方式、提升服務質量和提高檔案信息化水平等方面來展開探討。將精益化管理模式應用于檔案管理的本質在于，需要提煉出該管理模式的主要思想和核心理念，使其成為完善和優化企業檔案管理的方法論指導。

1 企業檔案管理中的問題

1.1 對檔案文件管理的關注不夠

隨著中國市場經濟體制的不斷完善，企業之間的競爭日趨激烈。公司對在企業檔案文件管理工作中不賺錢的檔案文件管理工作不夠重視，在人員配置上都是相當匱乏的，從而導致在企業檔案管理工作中經常會出現各種漏洞，如：檔案丟失、信息泄漏、檔案破損嚴重等[1]。

1.2 資金投入短缺

由于市場競爭激烈，企業面臨巨大經營壓力，其降本增效，開拓市場必然成為企業各個層面的首要任務，進而重效益輕檔案意識進一步蔓延。由此帶來企業對檔案管理和保護的重視不夠，投入資金非常有限，甚至出現資金短缺，管理的設備和手段欠缺，不能有效發揮檔案資源的重要作用。

1.3 檔案管理信息化水平還需進一步提高

隨著企業日益發展壯大，所產生的檔案越來越多，而現代企業的檔案當前主要是電子與紙質文件材料同時保存，而紙質檔案需要大量人工手工整理操作。這種檔案管理模式會加大人力物力的投入，增加工作的重復性，降低工作的效率。因此，檔案管理與當代科學技術相結合，全面提升檔案管理信息化水平尤為重要。

2 企業檔案管理精益化模式的實施策略

2.1 建立完善的企業檔案管理機制，加強崗位職責

任何企業想要提高檔案文件管理水平，首先必須建立一個完善的企業檔案文件管理系統，并制定良好的檔案文件管理制度。這就要求企業檔案管理方式的更新和管理水平的提升都必須要與時俱進，緊跟科學技術前進的步伐，建立和現代企業檔案管理相適應的檔案管理體系。同時檔案管理部門還需要明確檔案管理人員的工作職能，并將檔案管理和檔案管理人員的績效考核掛鉤，這樣才能夠有效提升檔案管理工作的水平。另外，企業的檔案管理工作還必須要根據相關的法律法規，并結合公司自身的開發需求，為企業開發相適應的檔案文件管理系統，這需要企業檔案文件管理人員在工作中遵守“統一控制，分層管理”的原則。在實際的檔案管理工作當中需要將檔案管理工作的實效性放在首位，并嚴格按照相關的管理體系執行檔案資料的收集、保管、保密和存儲等工作，從而確保企業的檔案資源能夠得到最大價值的利用[2]。

2.2 建立企業檔案安全保障系統

（1）繼續加強檔案的物理安全保障。在新時代現代檔案管理中，仍是企業檔案管理的重要安全保障措施。應重視檔案安全應急管理制度建設，確保在緊急狀態下有協調機制，把損失降到最低限度。對于涉及國家秘密的企業，應綜合運用各種技術手段確保檔案的安全保密。（2）加強企業檔案管理的網絡安全保障。隨著新時代大數據的來臨，企業檔案管理部門通過檔案管理系統，借助計算機、網絡實現了電子文件的傳輸和管理電子化、網絡化。企業檔案管理部門應將電子檔案的安全與保密等同紙質類檔案管理，特別是涉及國家秘密的電子檔案管理還應符合企業保密管理規章制度的要求；同時企業信息化部門應加大對網絡安全的維護，為企業檔案的網絡管理提供技術保障。（3）建立企業檔案管理的安全訪問技術。安全訪問技術包括對平臺訪問者身份的核實和認證的技術、訪問控制技術等。通過身份認證技術中的ID識別技術來進行訪問控制。企業網絡平臺中用戶可以按照自己的訪問權限查詢和利用企業檔案資源。（4）企業應建立電子檔案傳輸安全技術。企業應采取防火墻、入侵檢測以及網絡隔離等，有效阻止黑客入侵，確保企業檔案網絡傳輸的安全性。

2.3 運用外部環境提升企業檔案管理的水平

在企業檔案管理工作中應當積極與先進的單位學習和交流檔案管理工作的經驗，不斷的完善自身的檔案管理工作。另外，企業還應與各自分子單位共同開展檔案文全、完整[3]。從工程立項、可行性論證、設備選型論證、工程招投標、評審會、竣工驗收會、儀器設備開箱驗收等過程都應有檔案人員參加；第三，檔案人員要深入第一線，隨時了解掌握工程進度及文件材料形成積累情況，及時解決現場出現的問題，加強對工程參建單位的檔案管理指導、督促和協調。尤其是在施工階段，這個階段是各類工程技術資料大量形成的時期，建設單位的檔案人員應變被動為主動，隨時提醒現場工程管理人員及施工人員對有價值資料的及時收集，做好對形成的文件資料完整性、系統性、準確性及隱蔽工程和竣工圖的質量控制；第四，做好項目竣工驗收階段的檔案管理。檔案驗收是工程項目驗收的重要組成部份，工程項目在竣工驗收前必須要進行檔案驗收。因此，隨著工程建設進入后期，大量的工程技術資料要歸檔，為了保證歸檔資料的質量，應當對已歸檔的檔案按各工程建設階段進行清查、找漏洞，做好驗收前的準備工作。

3 結語

綜上所述，將精益化管理模式應用于檔案管理的本質在于，需要提煉出該管理模式的主要思想和核心理念，使其成為完善和優化企業檔案管理的方法論指導。