檔案管理存在的問題及對策分析

孫士芳

臨沂市蘭山區(qū)人力資源和社會保障局 山東臨沂 276000

檔案在單位中的作用是顯而易見的。它可以詳細記錄單元的開發(fā)過程，為領導者做出決策和有序開發(fā)提供有益的參考和參考。文件管理工作很復雜。在實際管理過程中，各種數(shù)據(jù)信息需要通過相關方法進行分類和整合，使有限的數(shù)據(jù)信息能夠發(fā)揮其內(nèi)在的價值和作用，為單位的發(fā)展奠定良好的基礎。基礎。要充分重視檔案管理中存在的問題，在整合各種資源的基礎上，采取科學有效的方法，使各單位在制度化，科學化及健康化的方向發(fā)展。

1 加強機關事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要意義

1.1 加強人事檔案管理，提升事業(yè)單位人力資源的社會價值

與一般的企業(yè)檔案管理工作不同，公共機構的人事檔案管理工作具有一定的特殊社會屬性。具體工作必須按照國家法律制度進行，以更好地發(fā)揮其社會功能。從內(nèi)容上看，它涉及公共機構員工的相關信息，與員工的薪酬和組織關系有著非常密切的內(nèi)在聯(lián)系。

1.2 加強人事檔案管理，推動人力資源改革的進一步深化

中國公共機構人力資源檔案管理受傳統(tǒng)因素的影響很大，嚴重制約了人力資源檔案管理的有效發(fā)展。存在許多缺點，例如領導者對文件管理的熱情，人力資源。文件管理的相關配置不合理，文件管理方法落后。迫切需要優(yōu)化和改善這些存在的問題，深化人力資源改革，改善工作中的不合理現(xiàn)象，同時提高人力資源工作的效率[1]。

2 檔案管理中存在的主要問題

2.1 人事檔案管理工作缺少主動性

對于很多機構而言，人事檔案管理工作的意義只在于一般管理的運用和應對上級檢查。受過往工作作風不好的影響，部分員工對工作不熱心，有精神疲憊的現(xiàn)象。在日常工作中很難積極配合人事檔案管理活動。這些問題已不能滿足現(xiàn)代快節(jié)奏發(fā)展的需要，嚴重制約著中國公共機構的進一步發(fā)展。迫切需要把領導的思想和認識統(tǒng)一到基層員工身上，認識到人事檔案管理的重要性，及時進行改革創(chuàng)新。

2.2 管理水平低下及手段落后

在我國大多企事業(yè)單位中，檔案管理人員大部分作為兼職來擔任，這導致了檔案管理人員的大量流動。目前在確保人事檔案的完整性上由于文件傳輸系統(tǒng)的不完善而難以保證，同時由于檔案管理人員的專業(yè)化知識水平比較低以及整體人員素質不高，在企事業(yè)單位而沒有進行專業(yè)的管理培訓學習，管理人員熱情低，積極性投入較少，檔案管理工作只停留在館藏中，只負責安排和歸檔文件。除此之外，目前的人事檔案管理辦法相對滯后，在原始資料的引用上借閱過程中反復調用，這樣就會對文件造成不同程度的損傷，加之檔案管理室內(nèi)溫度濕度以及照明條件的因素，如果出現(xiàn)不符合檔案室的標準要求就造成檔案文件變黃或者書寫變暗，這對檔案的安全性和有效性造成非常嚴重的影響。

2.3 人事檔案管理信息化程度不高

隨著社會經(jīng)濟和科技進步推動信息處理技術的發(fā)展，人事檔案管理信息管理系統(tǒng)逐步完善。雖然計算機級別不斷更新，但許多先進技術尚未被開發(fā)和利用。計算機技術在人事檔案管理中并未廣泛使用。這不僅不利于人事檔案管理效率的提高，而且還會造成一定的資源浪費，存檔企業(yè)和機構的管理成本[2]。

3 加強人事檔案管理的對策

3.1 樹立檔案信息強化意識

為了加強檔案資源信息，運用科學合理的管理方法，樹立檔案資源信息化的意識，檔案管理人員的工作熱情和責任在其建設信息管理的道路上發(fā)揮著重要的影響。因此，檔案資源信息管理者具有較強的自律意識，也與檔案信息化的建設和發(fā)展程度有著密切的關系。管理人員在檔案信息管理方面不僅要對工作的完成還必須對自身工作的反思，并不斷取得管理信息化方面的知識掌握和提高學習方面的能力，這樣對完善人事檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)揮出應有的作用。

3.2 建立完善檔案管理制度體系

隨著信息化的不斷發(fā)展和進步，檔案館的原始信息模型，信息存儲和管理已經(jīng)徹底改變。因此，檔案管理制度體系應與社會進步同步，在不斷變化和演變的過程中更新和完善。不斷強化人事檔案管理系統(tǒng)是不可或缺的。只有建立正確的管理目標和標準管理程序，才能使檔案管理的信息化管理水平不斷提高和創(chuàng)新。一方面，根據(jù)國家現(xiàn)行法律法規(guī)，建立人事管理人員管理制度，大力推進人事管理制度的發(fā)展。另一方面，在完善的管理體制下，提高人事檔案管理人員的思想意識和信息水平也是非常重要的。在不斷的學習和監(jiān)督下，文件管理工作可以有效地運作[3]。

3.3 加強人事檔案管理隊伍

檔案管理隊伍建設包括思想道德建設，組織建設，專業(yè)知識學習，管理體系建設等多個方面。在確定人事檔案管理人員時，有必要選擇那些責任心強，業(yè)務素質好，熱愛檔案工作的人員。各級領導必須從感情和待遇的角度照顧檔案管理人員。在工作中，我們必須放手，但也要監(jiān)督和檢查。同時還要對人事檔案管理人員進行相關的培訓，提高理論水平的基礎上加強實踐和提高業(yè)務能力，使檔案管理工作與新時代的發(fā)展要求相適應。

4 結語

雖然與文件管理相關的工作既乏味又乏味，但對業(yè)務部門的發(fā)展和進步也很重要。注重加強管理工作的實施，不斷區(qū)分檔案管理人員的任務，運用科學的管理制度。在當今社會快速發(fā)展的前提下，推動對我國事業(yè)單位人力資源檔案管理工作的發(fā)展。