淺談建筑工程竣工資料管理中存在的問題及其改進策略

段玉珍

寧夏恒鴻園林建設有限公司 寧夏銀川 750001

建筑工程竣工資料管理看似很簡單，但是其實是工作量之大、工作對象之多、工作要求之高等方面都使資料管理工作呈現出非良好發展態勢，要想迅速解決此問題，就要從源頭關注，從開始入手，從根本做起，建立健全個人專業知識、堅決履行行業標準以及企業體制。

1 建筑工程竣工資料管理特點

1.1 時間性特點-過渡性

由于建筑工程竣工的時間性特點，資料管理員的工作職責在于將尚未投入使用的房屋等建筑物狀態，轉化為具有使用資格的建筑物狀態。同時其工作作用也在于對整個建筑工程各個部門人員的工作成果進行認可的過渡階段[1]。

1.2 人員性特點—復合型人才

建筑工程竣工階段的資料管理人員應該屬于復合型人才。對于建筑工程竣工資料管理員來講，由于建筑工程本身的特點要求，應該對施工的各個階段的資料進行專業的搜集和歸納，不但要求其具備檔案員的專業知識，還需要其懂得建筑工程的基本流程，以及每個流程所產生的重要資料，還需要其遵守法律法規規章政策的要求到導向，及時的將工作成果匯報給相關部門機構。

2 建筑工程竣工資料管理的現狀

2.1 資料管理人員個體問題

資料管理人員的專業化素質有待提升，由于建筑工程竣工階段的管理資料具有過渡性特點和動態成套性特點，所以要求資料管理從業人員應該具備檔案管理常識和能力，同時，還需要其對建筑工程的流程進行一定的了解，能夠將復雜的單據簡單化，有理有序的進行搜集、整理、歸檔、查詢和做好歷史性記載[2]。

2.2 資料本身問題

由于建筑工程本身的特點，其竣工資料往往出現質量不佳，甚至資料丟失的情況。因為資料管理人員的相關知識有待提升，其對法律、法規、規章的了解不透徹，往往忽視了看似價值、額度小，但是在竣工結構報驗的項目支撐證據搜管不當的事實。

2.3 建筑單位管理方面的問題尚未設置專門的資料管理員辦事機構

由于建筑工程施工特點，建筑商們經常只建起部分樓盤，先賺取利潤，然后再建造其他同一地點的樓盤。這就使得資料管理的工作缺乏連續性，很有可能造成資料員的流失，隨之，資料也發生缺失，缺乏一定成規的交接手續。更加缺乏一個長時間辦事機構的辦公室所在點兒。

3 建筑單位管理方面的問題

3.1 尚未設置專門的資料管理員

辦事機構由于建筑工程施工特點，建筑商們經常只建起部分樓盤，縣賺取利潤，然后再建造其他同一地點的樓盤。這就使得資料管理的工作缺乏連續性，很有可能造成資料員的流失，隨之，資料也發生缺失，缺乏一定成規的交接手續。更加缺乏一個長時間辦事機構的辦公室所在點兒。這就為建筑工程本身帶來了不必要的麻煩，建筑商們只看到眼前利益，忽視對其資料整理歸檔，最后造成嚴重損失的現象大有人在。

3.2 傳統管理模式依舊殘存

施工單位的管理不健全，容易導致竣工資料與施工階段的不良對接，不但降低了工作人員的辦事效率，同時也造成企業的經營利潤無法得到及時的補給。對于資料管理人員缺乏培訓，造成資料管理人員雖有素質，但是卻對單個建筑施工企業的單據缺乏標準性了解，哪里少個字填進去就算無效、日期時間要寫準確等等，致使資料管理人員搜集的資料都是無效的和尚待承認的，在法律效力方面缺乏一定的證據支撐作用，若出現糾紛，給建筑商們帶來的損失不可估量，在建筑行業面前樹立不良的行為，對公司也有一定的影響。除此之外，建筑工程施工單位并未對資料管理人員進行有效的激勵，使得其工作積極性不高，對績效評價的錯誤反饋并沒有仔細思索原因，造成“再犯”的現象也很多，不利于建筑企業的成長和壯大。

4 完善建筑工程竣工資料管理問題的對策

4.1 優化資料管理員的綜合素質

對于當今建筑施工工程狀況，應該從第三個方面對資料管理人員的綜合素質進行優化，首先，要求資料管理人員經常參加單位安排的培訓，分為外部培訓和內部培訓，檔案管理知識培訓和相關文件法律效力宣傳，以及對建筑工程施工流程進行多方面知識多角度的學習和掌握。

4.2 建立統一可行性的資料標準

對于建筑工程施工單位來講，其資料質量很容易質疑，急需對其進行統一可行的標準制定，才能有序完整的歸檔、排擋。對于竣工階段的資料主要有兩種需要注意的，它們是圖紙會審、聲像資料。（1）圖紙會審方面，應該規定圖紙的變更應該注明在原版的施工圖上面，并且使用壽命長得標記資料進行標記，事實中總有一些資料管理人員不負責任，草率的接收檔案袋，對檔案袋里的內容不做仔細觀察就收檔的事件也時有發生，資料管理人員應該對圖紙變更做以上規范性的考察才可以歸檔。除此之外，還應該將'受控章'以紅色的標記蓋在圖紙的空白處，將章不完整和顏色不對的資料通通認定為不合格的資料搜集整理。（2）聲像資料方面，對聲像的基本要求在于主題明確、影像清晰、內容完整，未經裁剪和添加。對于影像資料必須嚴格按照規定進行收集、整理，并注明工程名稱、建設單位、設計單位、施工單位、監理單位、及各單位負責人姓名，工程地點、竣工、開工日期、投資額、占地面積、用途、使用年限、建筑面積、結構、層數、拍攝日期和拍攝人員的姓名。

4.3 完善建筑單位資料管理方面的對策

現實工作中，由于資料管理人員不具備相應的綜合素質，導致資料管理方面不利的屢見不鮮。采用何種辦法才能使資料管理人員的綜合素質得到有效上升成為了建筑施工單位比較擔心的問題。本人認為建筑施工企業應該與資料管理人員簽訂合同，要求其保證在客觀環境良好的情況下認真、準確的對竣工有關資料進行搜集和整理，不做違反道德、和工作不允許的事情[3]。

5 結語

綜上所述，面對當今資料管理的弊病百出現象，建筑工程竣工資料管理員肩負重任，應該不斷要求優化自身綜合素質，規定檔案的審核標準，不斷完善建筑單位資料管理方面的體制，使建筑施工竣工時期的資料檔案管理呈現出健康發展的態勢。