淺析事業(yè)單位檔案管理工作中的人性化管理

劉美紅

摘 要：傳統(tǒng)的檔案管理模式是物本管理，檔案員工作重點(diǎn)在于整理、保管檔案和日常利用工作，而在建設(shè)和諧社會(huì)的今天，檔案工作的核心應(yīng)該轉(zhuǎn)到服務(wù)上來(lái)，其目標(biāo)是讓利用者滿意，確立以人為本的服務(wù)理念，更新服務(wù)觀念，最大限度地滿足利用者的需求。從管理與服務(wù)的內(nèi)涵出發(fā)，人性化要求符合人的需求的行為，人事檔案人性化管理與服務(wù)是上級(jí)和下級(jí)之間，檔案員和使用者之間在檔案工作中的互動(dòng)形式。一方面，以尊重、關(guān)懷使用者為宗旨，與使用者進(jìn)行心貼心地溝通、交流，建立相容、平等、互利的關(guān)系，創(chuàng)造和諧、溫馨的文化氛圍；另一方面，任何一個(gè)組織都是一個(gè)有機(jī)的整體，組織中各個(gè)部門(mén)之間相互協(xié)作、配合才能正常運(yùn)轉(zhuǎn)，檔案工作中的人性化管理與服務(wù)能夠在組織機(jī)構(gòu)的運(yùn)轉(zhuǎn)中發(fā)揮潤(rùn)滑作用，使組織的正常功能得到高效發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案工作；人性化；管理方法

前言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，人們的活動(dòng)領(lǐng)域也在不斷的擴(kuò)展，檔案種類在增加，這也給檔案的管理提出了新的要求，現(xiàn)代管理體制的出現(xiàn)給了檔案管理一些好的建議，要不斷的改善檔案工作者的工作環(huán)境與設(shè)施建設(shè)，這樣檔案管理工作人員才能夠提高工作效率，也能夠推動(dòng)檔案事業(yè)的順利發(fā)展，在事業(yè)單位中有很多比較重要的文件與資料，這些資料都需要進(jìn)行很好的管理，如果出現(xiàn)了丟失的現(xiàn)象，那么就會(huì)造成重大的損失，因此政府以及各個(gè)部門(mén)都要高度的重視，本文就對(duì)事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理方法進(jìn)行簡(jiǎn)要的分析。

1檔案工作中的人性化管理分析

人性化管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)發(fā)展的過(guò)程，也是由科學(xué)演變而來(lái)的一種新的管理理念，主要是不斷的挖掘出和調(diào)動(dòng)人的積極性，這是最主要的任務(wù)之一，檔案工作要建立在充分的信任人、尊重人的基礎(chǔ)上，具體可以體現(xiàn)在三個(gè)方面，包括檔案人員的素質(zhì)比較低、服務(wù)質(zhì)量差、獎(jiǎng)懲制度等，還包括要改善檔案工作環(huán)境以及進(jìn)行更加基礎(chǔ)化的工作建設(shè)。利用人性化的管理模式能夠正確的處理人與其他生產(chǎn)要素之間的關(guān)系，也更加重視人的智慧與能力，這對(duì)人們以后的發(fā)展有著決定性的作用，將人的發(fā)展作為關(guān)于人的科學(xué)理念，這是一個(gè)將個(gè)體作為關(guān)注中心、控制、調(diào)整與管理整個(gè)組織的關(guān)鍵，還能夠調(diào)整人的積極性，這是整個(gè)管理工作的根本所在。首先需要注意的就是管理方式的改變。傳統(tǒng)的管理方式是將人作為經(jīng)營(yíng)的方式，但是在人性化的管理中，應(yīng)該是讓人來(lái)實(shí)現(xiàn)管理目的，不斷的進(jìn)行自我實(shí)現(xiàn)，將人的需求作為管理的核心部分，能夠不斷的促進(jìn)人進(jìn)行學(xué)習(xí)與發(fā)展，讓人們都能夠擁有更多的知識(shí)。管理制度的柔化。柔性的管理方式主要是依靠員工的心理特點(diǎn)，這些員工從內(nèi)心深處就具有創(chuàng)造性，因此也會(huì)有明確的驅(qū)動(dòng)性，工作開(kāi)展的靈活度更高，那么就能夠?qū)⒇?zé)任劃分的更加清晰，也應(yīng)該發(fā)揮出高效的優(yōu)勢(shì)，從而為各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行創(chuàng)造有利條件。管理人員的素質(zhì)提高。檔案管理是建立在一些不同的制度上的，檔案人員的素質(zhì)應(yīng)該要進(jìn)行不斷的提升，可以通過(guò)崗前培訓(xùn)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)等方式來(lái)提高，讓檔案人員都能夠擁有一定的服務(wù)意識(shí)與服務(wù)禮儀，在對(duì)待用戶以及待人接物上也要足夠禮貌、說(shuō)話要和氣、態(tài)度要和藹，這些內(nèi)容也能夠從很大程度上提升服務(wù)的價(jià)值，直接反映出職員的職業(yè)素養(yǎng)與道德水平。

2淺析事業(yè)單位檔案管理工作中的人性化管理策略

2.1對(duì)管理理念進(jìn)行改變

在原有的檔案管理過(guò)程中，檔案的價(jià)值往往不能夠得到體現(xiàn)，人們對(duì)檔案的關(guān)注度也不高，而這種現(xiàn)象一直都影響著檔案管理工作的進(jìn)行，在人性化管理的過(guò)程中，應(yīng)該將重心朝著人的方向進(jìn)行轉(zhuǎn)移，在檔案管理工作中需要注意，體現(xiàn)出檔案的真正價(jià)值，并將其應(yīng)用到實(shí)際中，為此檔案工作人員要將人性化的特點(diǎn)融入到管理工作中，服務(wù)導(dǎo)向也要求檔案人員將現(xiàn)實(shí)的需求作為最主要的部分，能夠不斷的發(fā)掘現(xiàn)實(shí)服務(wù)對(duì)象需要的是什么，同時(shí)作為檔案管理人員應(yīng)該憑借自身的專業(yè)知識(shí)，來(lái)幫助使用者準(zhǔn)確的表達(dá)自己的需求，例如在事業(yè)單位職工的人事檔案中就保存著上級(jí)的相關(guān)資料，這樣不是很方便于隨時(shí)的查閱，這時(shí)候事業(yè)單位應(yīng)該與人事單位進(jìn)行一定的溝通與連接，不斷的為技術(shù)人員建立檔案、學(xué)歷、職稱、獎(jiǎng)懲等信息資料，或者可以保存一份人事檔案材料以及復(fù)印件，能夠及時(shí)的提供信息查詢服務(wù)[1] 。

2.2發(fā)展空間的不斷拓展

單位內(nèi)部成熟的員工可以有一定的自我管理空間，管理界有句名言：“最好的管理就是不管理”，如果檔案管理員的工作能力水平到了管理者無(wú)需操心的水平，很多事可以信任放手去做。現(xiàn)在歐美的企業(yè)都講彈性工作時(shí)間，更加自由的工作空間，像微軟的辦公室設(shè)計(jì)居然有自上而下的滑梯，給員工自由自在創(chuàng)造空間，當(dāng)然我們的科室不可能像企業(yè)那樣風(fēng)格靈活，但是辦公環(huán)境，人文環(huán)境都可以更人性化一些，這也是提高效率的手段之一。

2.3歸檔方法的改進(jìn)

檔案信息的類型與種類是多種多樣的，在檔案工作中主要就是為了將這些內(nèi)容進(jìn)行記錄與管理，還要將這些依據(jù)都保存下來(lái)，這樣產(chǎn)生的價(jià)值才是最大的，也能夠在進(jìn)行歸檔的時(shí)候從人性化的角度上來(lái)對(duì)具體的方法進(jìn)行處理，例如在進(jìn)行人事檔案管理的時(shí)候，要多收集個(gè)人的信息，收集的方式也要讓當(dāng)事人知道，或者利用其它的方式來(lái)告知當(dāng)事人，及時(shí)的建立起人事檔案的主要內(nèi)容與程序，當(dāng)事人應(yīng)該明確的知道個(gè)人檔案的建立、利用情況，如果當(dāng)事人有任何的需求就可以及時(shí)的進(jìn)行查詢，這樣就消除了使用者對(duì)人事檔案的神秘感，能夠更好的發(fā)揮出人事檔案的具體作用，對(duì)以后的檔案管理也有很好的作用。

2.4運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，文檔檔案管理工作的重要性逐漸被淡化，機(jī)械化產(chǎn)生的機(jī)器依賴，使得原有工作人員不能很好適應(yīng)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用。因此，人性化服務(wù)落于空談[2] 。同時(shí)，現(xiàn)在的科學(xué)研究工作也存在急于求成的現(xiàn)象，對(duì)于資料的查詢不夠重視，由此導(dǎo)致檔案管理工作的氛圍淡漠，工作弱化，管理方式不易更新，在整個(gè)社會(huì)工作中出現(xiàn)邊緣化危險(xiǎn)。隨著全球化的擴(kuò)展，人們的社會(huì)生活和活動(dòng)領(lǐng)域也越來(lái)越大，檔案的種類和數(shù)量急劇增多，這就要求檔案管理重新審視自身的價(jià)值和作用，增強(qiáng)自信和管理自信，不斷改善檔案工作者的工作環(huán)境和基礎(chǔ)設(shè)施，提高檔案管理工作者的工作效率，推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。人性化管理作為一種嶄新的、合理的管理形式必將在檔案工作中開(kāi)花結(jié)果。

2.5工作環(huán)境的優(yōu)化

優(yōu)化檔案管理工作的工作環(huán)境是十分有必要的，讓工作人員能夠在舒適、健康的環(huán)境中工作，這樣工作的效率也會(huì)更高。在工作環(huán)境的優(yōu)化方面，主要是可以分為兩個(gè)部分，即內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化以及外部環(huán)境的優(yōu)化，外部環(huán)境優(yōu)化主要是對(duì)工作環(huán)境的改善，這樣能夠形成更加人性化的氛圍，也能夠在外部環(huán)境上進(jìn)行及時(shí)的增添，或者加入一些較為人性化的設(shè)施，檔案管理人員的工作效率也要進(jìn)行提高，在內(nèi)部的環(huán)境主要是指精神范圍，能夠在具體的工作中加入更多人性化的部分，讓檔案管理工作中的查詢、借閱制度都有個(gè)性化的特點(diǎn)，也能夠更加的如何當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步。

總結(jié)

綜上所述，主要對(duì)事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理方法進(jìn)行分析，可以看出，信息時(shí)代下檔案管理工作與人們生活更加緊密，檔案的形式與種類是多種多樣的，在這樣的條件下檔案管理工作面對(duì)的壓力更大，應(yīng)該多促進(jìn)檔案管理工作的理念改進(jìn)與創(chuàng)新，在人性化的前提下打造一種科學(xué)的、合理化的檔案管理理念，并在管理模式上進(jìn)行系統(tǒng)的調(diào)整，當(dāng)然還要適當(dāng)?shù)膶?duì)工作環(huán)境進(jìn)行改變，再加上管理人員思想方面的調(diào)整，就能夠讓管理工作朝著更高的方向前進(jìn)，相信我國(guó)事業(yè)單位檔案工作會(huì)發(fā)展的更好。

參考文獻(xiàn)：

[1] 馬力媛.探析人力資源管理中如何做好人事檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（7）.

[2] 王晶.淺析事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2016（4）.

（作者單位：青州市醫(yī)療保險(xiǎn)中心）