鄉鎮檔案管理信息化亟待加強完善

董敬偉

隨著信息技術的發展、通信技術的進步，信息化、數字化已經走入人們的生活，并給人們生活帶來前所未有的快捷體驗。但是，也必須意識到，在向信息化社會前進的過程中，政府憑借其特有的職能已經成為社會最為重要的信息主體和信息管理主體。因此，從這一點來看，加快鄉鎮政府檔案管理信息化水平建設步伐，是檔案工作發展的必然趨勢，是全面提升檔案工作水平的重要途徑。本文闡述鄉鎮政府檔案實現信息化管理的優越性，就是借助互聯網技術對鄉鎮政府檔案信息資源進行深入了解，進一步優化鄉鎮政府檔案信息化管理，更好地發揮檔案資源的作用，提升其利用價值。

一、鄉鎮檔案信息化管理優勢

（一）便于檔案資料永久保存。相對于傳統紙質檔案而言，紙質檔案保存占用面積大，受溫度、濕度等諸多自然條件限制，極易腐爛、發霉、蛀蟲，且萬一丟失、損害，不易修復，造成重要檔案信息丟失。同時，在歸檔過程中避免漏寫、漏抄，字跡工整、清楚，工作過程費時又費力。檔案信息化管理通過數碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統閱讀、處理，不僅極大節約的檔案儲存空間，也不會由于季節及天氣的原因而導致檔案信息丟失，最大限度的確保了檔案資料的完整性，實現了檔案的安全保管和有效利用。

（二）便于鎮村檔案信息共享。傳統的檔案查閱過程中，都是手工操作，工作繁瑣異常，程序頗多，受到國定場所、時間限定，同一份檔案查閱只能依次等候，浪費了大量時間和體力，工作效率低。實現檔案管理工作信息化后，不受時間空間限制，任何時間、任何地點可通過計算機網絡終端，在數據庫中輸入關鍵詞，迅速查出所需要信息內容，程序簡易，便于操作，使得紙質檔案的翻閱和復印次數大大降低，較容易實現多人同用一檔案，從而實現對檔案信息的共享和保護，讓群眾在家門口就進行了查閱，方便服務群眾，切實打通服務群眾最后一公里的問題。

（三）便于重要檔案的保密性。傳統的檔案查找和閱讀，一般選擇以整卷供查找人員使用。使用人員只使用其中的一部分檔案文件，便可以完全查看到與應查檔案無關的整卷的檔案文件，其他的檔案文件容易泄密，對于檔案的保密性來說，這是完全不合理的。相對于電子檔案有助于保密存檔，當需要對文件檔案進行查閱的時候，無需提供整卷形式的檔案，只需利用檢索工具查找自己所需文件即可，而且可以通過終端上權限瀏覽非涉密級文件，有效避免了其他檔案資料在查閱過程中被泄露出去，對檔案文件起到了有效保護作用

二、提高鄉鎮檔案管理信息化建設的策略

（一）提高對檔案信息化建設的認識。實現鄉鎮檔案管理信息化是促進鄉鎮工作可持續發展的必由之路，這也是檔案管理實現自身現代化發展的必要條件。受傳統檔案管理模式的影響，檔案管理人員普遍存在為保管而保管，重保管輕利用思想，很多工作檔案在一線工作人員甚至領導缺乏對檔案信息化建設的正確認識，沒有認識到檔案信息化建設的重要性、必要性和緊迫性，所以在檔案信息化建設中出現懈怠、消極等情緒，影響了檔案信息化建設快速推進。因此第一必須充分認識到鄉鎮檔案管理信息化的重要性，并將其納入到工作日程，領導決策層要及時轉變觀念，檔案管理人員也要從傳統管理理念中轉變過來，提高對檔案信息化建設認知度;第二要積極通過各種形式的宣傳教育，使工作人員提升對鄉鎮檔案管理信息化建設的認知水平，并以此增強自己的使命感和責任感，使自己積極投入到工作中去。

（二）建立健全鄉鎮政府信息化檔案管理制度和總體規劃。當前，鄉鎮信息化檔案管理建設有關制度和規劃并不完善，因而目前檔案管理信息化建設出現了很大的隨意性和不規范性，不僅降低了檔案的安全性也使得檔案管理制度化發展進程較為緩慢。因此，檔案管理工作人員應當結合實際情況，建立起一套系統的鄉鎮檔案管理制度和總體規劃。制度應該囊括檔案管理信息化建設工作的各個方面，使檔案管理工作人員在工作中有法可依，實行對檔案的安全保護，保證檔案管理規范化建設的順利進行，從而使每個環節、每項工作都有其工作依據和指導。另外，制定符合本單位發展的檔案信息化總體規劃。為進一步推動檔案信息網絡建設統籌發展，就要更加注重檔案信息化系統的可拓展性，提高檔案信息系統的科學性和靈活性，根據單位發展的實際情況合理制定檔案信息化的發展策略，努力打造一個符合鄉鎮發展，符合社會經濟發展的網絡管理模式。

（三）加大對檔案信息化管理工作的資金投入力度。首先，在硬件設備上，檔案工作人員要積極建議，領導要足夠重視，積極為檔案部門更新購買計算機、打印機、掃描儀、刻錄機等必不可少的應用設備，將現代化管理手段和現代化計算技術滲透到檔案管理工作中。工作人員借助先進的硬件設備對現存的館藏資源進行數據整理、補充、掃描以及轉換;其次，檔案工作作為一個集收集、保管、利用、共享和服務于一身的系統工程，必須要環環相扣，這就要求為檔案管理工作設置專門的工作場所，配置熟悉計算機操作的具有鉆研性的管理人員和監督人員，工作人員要借用各類文檔處理軟件，對建立的數據庫按照一定標準進行整理，進而提供高效的檢索服務，為客戶查詢等需求提供網上服務平臺。同時，積極構建各類網絡安全防護系統，以及對相關的數據信息進行加密、備份等工作。這樣一來不僅能夠提高工作效率，還能有效提升檔案的準確性與安全性。以上這些工作僅僅是鄉鎮檔案信息化建設的部分工作，如果沒有大量資金的投入，鄉鎮檔案工作是很難開展檔案信息化建設這項工作的。只有在保證經費的前提下，才能保證此項工作健康、穩定、持續的發展。

（四）優化鄉鎮檔案信息化專業隊伍。在鄉鎮檔案信息化建設中，最重要的就是人才的培訓。首先聘請專業的檔案管理和計算機人才，能夠對檔案信息化建設起到事半功倍的效果;其次，及時對現有的檔案管理人才加強培訓，針對不同工作人員的特殊情況經常到上級業務部門參加專業基礎理論與技能培訓、信息技術培訓、現代化管理方法和技術培訓等。不斷更新他們的專業知識和技能，鍛煉工作人員對信息技術的運用的熟練程度，提高他們的信息專業化程度，從而使他們適應不斷發展的檔案管理信息化建設;再就是提高檔案工作人員的道德素質提升，使其在檔案工作中具備較高的責任感和自覺性，積極進取，迎難而上，出色完成本職業務工作，落實好檔案信息化管理工作。

（五）建立一個實用的檔案信息化數據庫系統。當前，鄉鎮檔案還處在文件處理向信息化管理進行過渡的階段。因此，要想向信息化管理的過渡進行得更快，其中比較重要的就是建立檔案信息數據庫。針對數據庫系統建設來說，它不僅是檔案信息管理的核心，同時還是其重要的基礎。利用現代信息技術對鄉鎮政府檔案進行歸類管理和儲存，能夠有效的改善之前檔案管理中存在的種種局限和不足。因此鄉鎮政府要積極運用現代信息技術、充分發揮人才優勢，建設起符合本地發展實際的，既能保證檔案安全性又能提高資料整合性及系統性的科學的鎮村檔案信息數據庫管理系統。另外，鄉鎮應根據本地實際，建立一個擁有科學性、系統性、完整性的信息化鎮級檔案網站，檔案信息網站能以網頁的形式給需要的相關人員，提供信息檔案服務、網上查詢、電子檔案的整理、下載以及瀏覽使用等服務功能全部在網站上能夠實現。這不僅是鄉鎮檔案信息化管理的重要標志，也是實現鄉鎮檔案信息化建設的重要手段。所以鄉鎮要不斷提高檔案信息化建設的能力，促進檔案信息資源的有效共享，只有這樣才能不斷滿足新時代檔案信息化的發展趨勢，才能促進鄉鎮檔案信息化建設更好的開展工作。

參考文獻：

[1]趙麗華.鄉鎮政府檔案信息化服務工作芻議.2017 （15）.

[2]張桂麗.鄉鎮檔案管理信息化建設問題[J].檔案管理，2015.2：68.

[3]李紅.淺談鄉鎮政府檔案信息化管理建設[J].檔案管理，2013.7：165.

[4]李作均.鄉鎮檔案信息化管理建設路徑.2017 （4）.