疾控檔案電子信息化管理探討

白慧敏

【摘 要】隨著經濟和科技的發展越來越快，數據信息變得越來越重要。檔案信息是與我們生活息息相關的比較重要的一類信息。疾控機構的檔案信息對國家疾病預防控制極其重要。因此疾控中心一定要緊跟時代發展，充分發揮電子信息技術的優勢，將疾控檔案及時轉化為電子信息，既方便快捷又利于儲存運用。本文將著重討論疾控機構檔案電子信息管理的作用、現狀以及建設性意見，以期對國家疾控事業做出貢獻，造福人民。

【關鍵詞】信息時代；疾控檔案；信息化管理

【中圖分類號】R445 【文獻標識碼】A 【文章編號】1005-0019（2019）15--02

疾控檔案是國家判斷流行病種類、控制流行病發病率、提升人民健康水平的重要依據，傳統的紙質檔案管理費時費力，不利于數據統計和檔案保存。因此，疾控中心應該充分利用電子信息技術，將檔案數據轉化為電子信息儲存在電腦中，延長數據的保留期限，提高數據的利用率，促進我國疾病預防和治療的水平。

1 疾控檔案信息化管理的意義

隨著信息時代的飛速發展，疾控檔案管理的信息化進程也不斷推進。通過先進的信息技術和手段，能夠有效提高疾控檔案的科學性，減少檔案管理人員的工作負擔，從本質上提高疾控檔案的利用效率和管理水平，真正做到物盡其用，推動疾控事業的發展和整個國家醫療衛生事業的進步。具體的實踐過程中表現在以下兩個方面。一方面，疾控中心在日常工作中會存儲很多珍貴的檔案，長年累月，檔案數量逐漸增加，傳統紙質檔案數量眾多，查找費時費力，增加了檔案管理人員的工作量，降低了工作效率。如果利用電子信息技術，就能對疾控檔案準確分類、集成和排序，避免手工記錄出現的錯誤，準確有效的處理分析數據，提升處理效果和質量。另一方面，傳統的紙質檔案，保管的條件極為苛刻，保存期短，容易出現龜裂霉變，影響數據使用，不利于疾控工作的開展。若利用計算機來管理疾控檔案，很少接觸到數據資料，保證了數據資料的完整性，提高數據的利用效率也延長了數據的時限。

2 疾控檔案信息數據化建設

疾控檔案電子信息化管理流程主要表現在電子數據庫的建立與維護、基礎數據的錄入、統計圖表的生成等三個方面。

2.1 電子數據庫的建立與維護 必須選用先進科學的數據庫，最好是集中式儲存，分布式共享的管理模式軟件。這類軟件能夠在原始數據錄入正確的情況下自動生成數據和分析結果，并自動分享到各個端口，減少數據傳遞的時間，避免數據傳遞過程中的失真。數據庫的建立要結合疾控中心的實際情況，并且聘請專門的管理維護人員進行數據庫的維護和實時更新，保障數據庫的正常高效運行。

2.2 檔案數據的錄入 錄入時必須根據實際工作的需要，借助檔案管理和文件處理軟件，按照時代和數據格式建立檔案目錄。將紙質檔案直接手工錄入到數據庫或錄入其他辦公軟件中，再轉化為文本數據庫；將靜態圖片掃描錄入圖像數據庫；將視頻音頻等資料轉換成電子格式，導入多媒體檔案館。保證錄入信息準確無誤后再建立檔案目錄，實現自動分類、標記關鍵詞，以便日后查閱檢索。數據錄入最基本的要求是保證數據的準確無誤，在此基礎上進行有序分類。

2.3 統計圖表的生成 統計圖表生成的工作繁重，瑣碎極易出錯。隨著國家疾控工作的進展加速，疾控工作水平不斷提高，同時出現了大量而復雜的疾控信息數據。一名合格的疾控檔案管理人員，在導入基礎數據之前，需要人為地過濾掉重復無用的數據信息，運用Excel軟件把基礎數據進行分類處理，全面分析總結，然后將處理后的數據錄入系統之中，利用電子信息系統自動生成數據圖表，提高數據處理效率和準確程度，保證圖表的科學性和有效性。

3 疾控電子信息化檔案的日常維護

3.1 硬件設備的維護 疾控電子檔案的正常運轉離不開日常的維護。電子檔案是以數據的形式儲存在磁盤、硬盤等硬件載體中，經過處理轉化可形成網絡交換的文件。這些載體容易受到外來磁場和灰塵等有害因素的影響，這就使得數據易被修改和損害，不利于數據的安全性。檔案管理工作人員應當學習專業保管知識，認真保管數據硬件，減少損壞和污染。保證硬件設施的完整無損，保持數據的完好無損。

3.2 軟件系統的維護 疾控檔案管理工作中所運用到的軟件主要有殺毒軟件和數據庫軟件等。疾控檔案管理人員在操作軟件的同時，要隨時更新軟件，提升軟件效能，保證軟件效果。要交叉使用多個殺毒軟件，保障系統的正常運行，提升數據處理效率，促進數據處理效果。軟件是疾控檔案電子信息化管理的重要環節，必須引起足夠的重視。只有高效的軟件才能提高疾控中心數據的利用效果，才能促進醫療衛生專業的發展。

3.3 其他安全維護

疾控電子檔案信息化管理的實現完全依賴于計算機，疾控檔案的分享與傳播又需借助網絡，所以實際操作過程中，數據信息極易受到病毒或木馬的攻擊，造成失密、被竊或被惡意篡改等后果。因此，在疾控檔案信息化管理過程中，必須安裝多種殺毒軟件，防止系統受到病毒和黑客的入侵，保證檔案信息的安全性。同時，疾控中心存儲檔案的計算機設備要放在安全的房間內，設置密碼，設置專人進行看管避免設備遭到外來因素的破壞，保證電子檔案的安全性。疾控檔案信息的安全要依賴全體疾控人員的共同努力，疾控檔案信息涉及個人隱私甚至國家機密，必須嚴格把控，不得對外泄露。只有這樣，才能保證疾控檔案的安全性，真正實現疾控檔案電子信息化管理的目標。

結束語：

疾控檔案是國家醫療衛生工作推進的重要依據，我們必須重視疾控檔案信息的電子化管理，推動電子化管理進程。建立科學完善的數據庫，保證初始數據的準確有效，維護好數據庫的軟硬件設施，保證數據庫的安全，防止信息泄露，通過相關軟件生成圖表，幫助相關部門進行分析決策，促進疾控檔案信息的有效性和科學性，促進疾病預防控制事業信息化的進程，只有這樣才能保證疾控檔案管理的高效性，延長檔案存儲時限，推動我國疾控事業的快速發展，進而提升我國醫療衛生事業的整體能力，促進我國的現代化進程。

參考文獻

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