數(shù)字檔案憑證服務(wù)關(guān)鍵問(wèn)題分析

劉夢(mèng)迪

摘 要：本文是針對(duì)檔案及其數(shù)字檔案的憑證服務(wù)展開(kāi)了一定的研究與探討。首先，要了解什么是數(shù)字檔案，只有在對(duì)其有了基本的概念了解，我們才可進(jìn)一步深層的去探究其來(lái)源與意義。其次，檔案非常重要屬性就是檔案的憑證屬性，那么，怎樣才能保障數(shù)字檔案憑證作用以及如何才能提高數(shù)字檔案憑證服務(wù)水平成為了一個(gè)重要的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案 檔案憑證 憑證服務(wù)

一、數(shù)字檔案的概念

所謂數(shù)字檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織以及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備直接形成以數(shù)字代碼記錄的歷史記錄。數(shù)字檔案是一種新型檔案。

二、關(guān)于檔案的憑證屬性

（一）檔案屬性的研究

檔案具有屬性，然而檔案的重要屬性就是檔案的憑證屬性，如果失去甚至沒(méi)有了這一重要的屬性，檔案也就根本不可能存在了。

1、檔案本身具有憑證的屬性。憑證屬性是檔案之中比較明顯的屬性，由于“它可以作為查考、爭(zhēng)辯、研究和處理問(wèn)題的依據(jù)”，因此檔案憑證已經(jīng)非常常見(jiàn)。人們就是通過(guò)檔案的憑證屬性才對(duì)檔案有了最初的認(rèn)識(shí)。

2、形成檔案的唯一對(duì)象物質(zhì)來(lái)自于文件。檔案是通過(guò)文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，這可以從檔案實(shí)踐以及檔案理論中發(fā)現(xiàn)，只有文件才可以轉(zhuǎn)化成檔案。據(jù)此可以推論和確定“能夠形成檔案的必定是文件”。從“檔案的由來(lái)是通過(guò)文件的轉(zhuǎn)變”的傳統(tǒng)觀點(diǎn)，獲得“能夠形成檔案的必定是文件”的推論是非常重要的，因?yàn)橥ㄟ^(guò)以上推論我們可以排除，并將檔案憑證屬性的來(lái)源研究集中到“文件”這一點(diǎn)上。[1]

（二）檔案整理給檔案憑證屬性帶來(lái)的影響

由于文件轉(zhuǎn)化為檔案并不是一個(gè)自然的過(guò)程，所以不能確定檔案整理是否能對(duì)文件的憑證屬性產(chǎn)生變更影響。但根據(jù)檔案整理的一些相關(guān)內(nèi)容，檔案人不會(huì)對(duì)文件本身有任何的修改，所以文件的屬性不會(huì)因?yàn)檎頇n案被輕易改動(dòng)。之所以在整理檔案時(shí)要遵守這樣不能隨意改動(dòng)文件的原則，是因?yàn)闄n案的憑證作用來(lái)源于文件，所以，只要維護(hù)住了文件的憑證屬性，才能保持住檔案的憑證作用，文件的憑證屬性被破壞了就意味著檔案憑證屬性也跟著被破壞了，意味著其自身也就不存在了。

三、如何保證數(shù)字檔案的憑證作用

（一）檔案憑證作用實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵

檔案具有憑證作用、借鑒作用和參考作用。檔案的本質(zhì)特征具有真實(shí)性，其憑證作用也就在此顯現(xiàn)出來(lái)。在過(guò)去，紙質(zhì)檔案、膠片檔案和其他一些實(shí)物檔案都具有憑證作用，在如今也并沒(méi)有斷開(kāi)而是繼續(xù)沿用；而以電子形態(tài)表現(xiàn)的數(shù)字檔案則被定性為沒(méi)有憑證作用。為什么數(shù)字檔案不被認(rèn)同和采納呢，關(guān)鍵在于它的易改性。那么解決數(shù)字檔案易改性也就成為實(shí)現(xiàn)檔案憑證服務(wù)作用的關(guān)鍵中的關(guān)鍵了。

（二）保證實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案憑證作用的方法

1.技術(shù)方面。隨著計(jì)算機(jī)安全管理技術(shù)的發(fā)展，很大程度上解決了檔案存儲(chǔ)的空間問(wèn)題。彩色全息掃描這門技術(shù)，能夠保證檔案的原始性和真實(shí)性的同時(shí)，也保證了檔案的權(quán)威性。根據(jù)利用者的需求， 通過(guò)彩色打印機(jī)將其還原， 再把檔案蓋上章并簽上接待人的姓名、日期， 這些措施的利用保證了檔案的真實(shí)性， 自然，檔案的憑證作用也就能夠?qū)崿F(xiàn)了。

2.安全管理方面。安全問(wèn)題則是數(shù)字化檔案的另外一個(gè)重要的問(wèn)題。如果想要實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化，那么就一定要保障檔案管理方面的安全問(wèn)題。因此， 檔案安全管理是檔案能夠被利用以及實(shí)現(xiàn)檔案憑證作用的關(guān)鍵所在。

四、怎樣才能提高數(shù)字檔案憑證服務(wù)水平

（一）數(shù)字檔案憑證服務(wù)工作目前存在的弊端

1.數(shù)字檔案憑證服務(wù)內(nèi)容缺乏和檔案需求的提高之間的矛盾。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及社會(huì)發(fā)展的多元化，檔案利用者比過(guò)去要增加了很多，人們對(duì)信息需求量的增加以及對(duì)檔案信息提出的要求，使得人們迫切的想要更加深入的了解政治以及經(jīng)濟(jì)方面的信息。檔案服務(wù)工作如今已經(jīng)發(fā)展成熟，但是數(shù)字檔案服務(wù)還處于初始階段，它的形式不先進(jìn)并且不多元，不能夠滿足大眾的需求；一些檔案的目錄大多數(shù)只有條目，并沒(méi)有說(shuō)明文字和圖片，導(dǎo)致查詢的人只能找到線索而且浪費(fèi)了大量的時(shí)間，降低了效率，給利用者帶來(lái)了非常大的不便。數(shù)字檔案服務(wù)的這些不便，也大大影響了數(shù)字檔案憑證服務(wù)的效率。

2.檔案憑證服務(wù)技術(shù)力量薄弱。數(shù)字檔案服務(wù)的工作人員受到了前所未有的挑戰(zhàn)。工作人員不但要做好業(yè)務(wù)還要懂得自己所從事的專業(yè)知識(shí)，這樣數(shù)字檔案的服務(wù)工作才可以做好，才能夠發(fā)揮數(shù)字檔案的功能。目前檔案工作人員的數(shù)字化檔案方面的專業(yè)素養(yǎng)還不夠，盡管他們多多少少地經(jīng)過(guò)了培訓(xùn)，但由于還是缺少系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)以及技能訓(xùn)練，在技術(shù)操作方面還是差強(qiáng)人意。

3.數(shù)字檔案憑證服務(wù)工作資金的問(wèn)題。想要要做好數(shù)字檔案憑證服務(wù)工作，一定要配置好相關(guān)的配備。但是像設(shè)備這類產(chǎn)品也是需要不少的資金的。目前有些經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū)，根本開(kāi)展不起來(lái)數(shù)字檔案服務(wù)工作，這些地區(qū)不可能像經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)一樣把數(shù)字檔案服務(wù)工作進(jìn)行的比較到位，所以，缺少資金使得這些不發(fā)達(dá)地區(qū)無(wú)法順利開(kāi)展數(shù)字檔案憑證服務(wù)。還有些部門雖然實(shí)現(xiàn)了數(shù)字檔案館，但是硬件和軟件設(shè)施不配套，數(shù)字檔案服務(wù)工作跟不上節(jié)奏。

（二）提高數(shù)字檔案憑證服務(wù)水平的對(duì)策

1.強(qiáng)宣傳，增加經(jīng)費(fèi)以及提高技術(shù)。目前數(shù)字檔案憑證服務(wù)工作發(fā)展不穩(wěn)定，需要檔案部門給予適當(dāng)?shù)男麄鳎⑴?zhēng)取得到資金的支持，要使數(shù)字檔案憑證服務(wù)工作發(fā)展得更好，檔案館也要加入其中，多為自己籌得資金，如檔案部門可利用館藏資源，給予在校師生有償?shù)姆模确奖懔藥熒后w也為自己增加了收入。例如：為學(xué)生們拍照和歸檔；為學(xué)生進(jìn)行畢業(yè)證書翻譯；幫助老師編輯書本等進(jìn)行有償服務(wù)。 [2]只有在資金的幫助下，數(shù)字檔案憑證服務(wù)才可以順利的展開(kāi)。

2.加強(qiáng)數(shù)字檔案憑證服務(wù)的人員合作與交流。絕大部分的檔案工作人員很少會(huì)聚在一起進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，甚至兩個(gè)不相關(guān)的部門之間交流也不會(huì)很多，但不管怎樣，一定要做好檔案人員之間的交流。只有檔案工作人員之間默契高了，專業(yè)素養(yǎng)更好了，數(shù)字檔案憑證服務(wù)工作才能更加順利的進(jìn)展。

3.建立以大眾為中心的體系。數(shù)字檔案憑證服務(wù)的優(yōu)點(diǎn)是網(wǎng)絡(luò)可以為其提供服務(wù)，檔案部門可以因此建立以利用者為中心的服務(wù)體系。檔案部門在網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)該提供更多的信息為使用者，給他們更加全方位的信息服務(wù)以及查詢的快樂(lè)感，只有這樣，數(shù)字檔案憑證服務(wù)水平才能夠越來(lái)越出色。

五、數(shù)字檔案憑證服務(wù)的關(guān)鍵

數(shù)字檔案具有易改性，解決了數(shù)字檔案的易改性就是解決數(shù)字檔案憑證服務(wù)的關(guān)鍵問(wèn)題。首先提高技術(shù)，采用全系掃描手段確保其憑證服務(wù)的長(zhǎng)期有效性；安全管理方面也要做到層層安全的保護(hù)措施，只有這樣數(shù)字檔案的憑證服務(wù)才能得到體現(xiàn)。其次，要加強(qiáng)宣傳，增加經(jīng)費(fèi)；加強(qiáng)數(shù)字檔案憑證服務(wù)工作人員之間的合作與交流；建立以大眾為中心的服務(wù)體系。最后，要不斷地推陳出新，使得數(shù)字檔案憑證服務(wù)的水平越來(lái)越高、在未來(lái)發(fā)展的更加順利，更加完善，讓更多的人接受。

參考文獻(xiàn)：

[1] 黃寶春.提高數(shù)字檔案服務(wù)水平的幾點(diǎn)思考[C].浙江師范大學(xué).2010.（7）

[2] 劉新安.檔案憑證屬性的來(lái)源研究[J].北京大學(xué).2000.（2）.