談醫院檔案管理存在問題及對策

張金波

摘 要：醫院檔案記載了醫院歷史發展的過程，是醫院管工作中的一個重要組成部分，醫院檔案不僅涉及到醫院本身歷史發展的全貌，更涉及到廣大人民群眾就醫看病的醫療文書等檔案資料，關系到人民群眾的健康和醫學科學的發展。全民公益性的醫療服務與患者以消費者身份出現的醫患矛盾，使醫院病案成為雙方沖突爭執的焦點。醫院的管理水平，一方面靠醫務工作者業務水平的提高和工作經驗的積累，另一方面就是取決于臨床及各類檔案資料的齊全與完整。因此，加強醫院檔案管理在醫院管理中有著非常重要的意義。現就醫院檔案管理中存在的問題，談談自己的看法。

關鍵詞：醫院檔案；檔案管理；問題對策

一、醫院檔案管理中存在的問題

（一）檔案格局管理混亂，管理機構不健全，管理職能不明確。醫院檔案管理一般由設在行政辦公室的綜合檔案室負責。由于歷史的原因和醫院行業管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案和部分實物檔案等，而醫療文書、各種檢查、膠片、影像圖文等各種檔案分屬備個科室部門管理，在一個單位內形成多部門管理檔案的格局。

（二）檔案管理制度不健全，檢查督促考核不落實。在醫院管理中，一般都按衛生主管部門要求制定了適用于本院的、較為健全的管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施。在醫院目標管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納人目標考核。

（三）檔案專業人員素質參差不齊。目前，檔案專業人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發展的要求懸殊較大。在醫院人才培養中重視醫療技術人員素質的提高和教育，對檔案管理人員的素質提高和教育沒納入計劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統的經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展，缺乏創新和活力。

（四）對醫院檔案內容界定不清，管理范圍不明。隨著科技的進步，社會的發展，檔案的內涵和外延都在發生變化。特別是在醫院，檔案的范圍由當初的文書檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等發展到今天的科研檔案、膠片檔案、各種設備檢查圖文檔案、實物檔案、聲像檔案、計算機磁盤檔案、計算機數據檔案等等。由于對納入管理的內容沒有明確的要求，各醫院根據自己的理解和實踐再進行管理，許多應納入管理的檔案沒有納入管理。

（五）醫患關系的變化，使病案受到前所未有的重視。一方面由于醫療費用的普遍上漲，超出了普通群眾的承受能力，患者對醫院存在戒心；另一方面，常規意義的消費者觀念被引到醫療活動中，當治療效果不甚理想時，就怪罪醫院，要求賠償。這其中病案往往成為雙方爭奪控制的焦點。病歷的質量尚存在很大的缺陷，提高病案書寫質量，完善病案管理也就成了迫切的任務。

（六）未將檔案管理與醫療建設同步規劃、同步發展、在醫院近期和遠期規劃中，一般對醫院規模、醫療設備、技術水平、人員結構等都做了比較詳盡的規劃。面對檔案管理、檔案設備投人等考慮較少或完全未納入規劃中，造成檔案管理水平不能與醫療業務同步發展。檔案管理水平的滯后，必將影響醫院管理水平的提高，影響業務技術的發展。

（七）醫院檔案管理水平不高，現代化管理手段應用較差。隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理中的廣泛運用，醫院管理手段不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的少，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發。

二、醫院檔案管理中存在問題的應對措施

（一）加強有關檔案法律法規的學習，增強醫院干部、職工的檔案管理意識。醫院以醫療服務為根本任務，長期以來對醫院檔案缺乏嚴格的考核，因而實際工作中往往出現檔案管理可有可無的模糊認識。特別是領導干部的檔案管理意識，領導重視是做好檔案管理工作的前提，大力宣傳檔案管理工作，使廣大干部職工充分認識檔案管理的重要性，更好的支持檔案管理工作，把檔案管理納入醫院管理的重要議事日程，作為醫院發展的重要內容來抓。

（二）理順關系，健全制度，拓展檔案的歸檔范圍。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規章制度是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的、科學的檔案管理體系。通過建立信息檔案科，明確職能，將醫院各個類型的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。同時，要拓展檔案的范圍。如醫院經營方面，所進行租賃、承包、核算的方案、協議、合同也應進入歸檔材料之中。

（三）重視人才培養，提高人員素質。檔案管理人員素質直接影響檔案管理水平。要將檔案管理人員培養納人醫院人才培養計劃，通過專業培訓、知識更新、進修學習等，提高業務水平，適應檔案業務發展，推動檔案管理水平的提高。

（四）開發檔案資源，為醫院工作服務。檔案資源的開發利用是醫院檔案的主要目的，通過檔案深層開發，提高檔案的使用價值，為醫院業務、醫院管理及患者服務。同時，通過利用檔案為醫院創造良好的社會效益和經濟效益，提高檔案在醫院管理中的地位和作用，促進檔案建設發展。

（五）加強檔案的規范化建設。檔案管理必須強調制度化，病案是醫院檔案的重要內容。要加強對醫務人員病案書寫的教育，提高對病案嚴肅性的認識，使醫務人員從思想上予以重視，嚴格要求，養成嚴謹認真的工作作風。落實病案書寫規章制度，加強病案書寫規范化的培訓，實行專人負責。當前在病歷書寫中存在代上級醫師簽名的現象，反映了各級醫師對病案的嚴肅性缺乏應有的認識。要強化管理抓落實。要使職工明確病歷既反映了一個人的敬業精神和態度，也反映了醫療質量的好壞。病歷質量低下，很可能由此引起醫患糾紛。

（六）對醫院檔案使用高科技管理手段。高科技的發展，也使醫院檔案增添新的內涵。一方面，醫院檔案門類較多，尤其是較繁忙的醫療業務活動，需保留大量的業務歸檔材料，如病案、影像資料等每年要有很多份，全部用傳統的方法儲存，將占有很大的庫房。另一方面，高科技的發展，也使檔案內容更加豐富多樣。如今醫院計算機管理應用已經普及，大部分醫院已應用電子病歷。它以數據庫的形式，以電子文本進行儲存、調閱，是一種值得賞識的方法。再則，住院收費實行電腦化管理，消除傳統的出院病人對賬單，所有的出人院明細賬均實行電腦存盤，減少了庫存，規范了明細賬。雖然，出院病人對賬單不屬于歸檔范圍，但以數據庫形式存盤留檔的管理模式，為電子檔案的運用提供了很好的范例，是實行現代檔案管理的一種新趨勢。