城市軌道交通工程檔案管理信息系統研究

胡 翔

(常州市軌道交通發展有限公司，江蘇 常州 213022)

0 引言

隨著城市軌道交通工程的高速發展，傳統的工程檔案管理模式與軌道交通建設工程大規模、大體量之間的矛盾日益突出。一方面，迫切需要構建城市軌道交通工程檔案管理組織和制度體系。另一方面，隨著信息技術的變革，信息化的發展為城市軌道交通工程檔案管理模式的轉變以及工程建檔工作的提質增效帶來了新的機遇與契機。

城市軌道交通工程檔案管理工作具有類目繁雜、數量龐大、載體多樣、工作滯后、容易形成孤島，建檔及管理難度比較大等特點，傳統的紙質檔案管理手段難以滿足城市軌道交通工程大體量發展需求，迫切需要利用信息化手段提高檔案管理水平。

1 工程檔案工作管理現狀

城市軌道交通工程檔案管理工作具有類目繁雜、數量龐大、載體多樣等特點，因而其建檔及管理難度比較大。傳統的工程檔案管理模式存在著諸多弊端，具體表現在:

1)檔案管理缺乏統一規劃。

因前期規劃工作不到位，各部門各員工各自為戰，檔案管理雜亂無章，引發出的歷史遺留問題，有些甚至永遠也無法彌補。

2)檔案管理工作者工作無序、零碎，被動建檔。

有些人員對工程文件、檔案的價值以及檔案收集、保管工作的重要性的認識不足，對工程文件、資料沒有做到妥善的收集管理，導致建檔不系統、文件難以查尋或不齊全或丟失。

3)檔案管理人員的可變性和可調性較大，影響了工程資料歸檔的連續性。

新聘用的檔案管理人員掌握城市軌道交通工程歸檔整套要求需要一定的時間，這樣就難免造成工作中的效率低下，配合不當，溝通不及時，影響檔案管理工作的總體效率。

4)傳統檔案資料以紙質媒介為主，查閱調用困難，不能充分發揮檔案的價值。

2 檔案管理信息系統建設意義

與過去傳統工程檔案管理相比，城市軌道交通工程檔案管理信息系統建設具有重要意義：

1)提高了城市軌道交通工程檔案管理的效率。

檔案管理主要工作內容包括：檔案的歸檔、存檔、查閱、調用。基于城市軌道交通工程檔案管理檔案類目繁雜、數量龐大、載體多樣等特點，傳統的檔案管理工作耗時耗力、工作量巨大，效率低下。信息系統的應用，能夠發揮信息系統數據傳輸、工作流的提質增效優勢，能夠極大地提高工程檔案管理的效率。通過信息系統能夠進行各種文件的查閱、信息傳輸、資料下載，節約了溝通成本。

2)促進城市軌道交通工程檔案管理的規范化、流程化、全過程管理。

系統內置城市軌道交通工程檔案管理組織架構與崗位職責、流程、表單和制度體系，同時系統基于工程項目檔案生命周期全過程管理的設計，實現從項目前期到設計、招投標、施工、變更、竣工等各個階段的資料、檔案管理，真正實現了檔案管理的規范化、流程化、全過程管理。

3)實現資源共享，進一步促進城市軌道交通工程檔案管理工作的發展。

信息系統的建設實現了工程資源共享，消除“信息孤島”，有利于參建各方信息獲取，能夠促進軌道交通工程行業的技術水平和技術經驗。

3 檔案管理信息系統建設

3.1 檔案管理系統設計與開發

系統設置：初始化網絡信息化系統的基礎信息，是信息化系統能否成功運行的關鍵。業務功能應包括設置組織機構，維護用戶信息；設置功能權限與角色信息；設置審核流程(運用工作流引擎)；維護項目信息及標段信息等。

檔案管理，根據相關標準、規范要求，結合城市軌道交通建設項目的實際情況，設計檔案管理軟件架構，著重解決了以下幾個問題。

建立一個較完整的現場檔案的管理體系，將現場資料的產生和工程質量管理結合起來，采用事前計劃，事中控制，事后檢查的方式進行管理，形成一套現場資料收集、檢查、整理、歸檔、查閱的工程檔案信息化管理系統。

使用檔案軟件，將歸檔文件的分類與工程的單元劃分結合起來，使得文件題名自動生成，實現自動組卷，其案卷題名、卷內目錄、備考表自動生成，實現文檔一體化目標。提高工程檔案的編制效率，減少交竣工驗收階段文件歸檔工作量，大大縮短竣工檔案的編制時間。

軟件的架構，采用國際流行的“瀏覽器/應用服務器/數據庫服務器”三層結構來構造應用系統，便于信息傳送、減少系統維護、增加系統的安全性。實現在線歸檔，方便檔案資料的實時遠程檢索查詢，充分發揮檔案在項目建設過程中的作用。具體模塊功能方案如圖1所示。

3.2 檔案管理系統應用

當前，在常州市軌道交通工程中應用實踐了檔案管理信息系統，實現了檔案管理的精細化、規范化管理，保證了檔案管理的效率，提高了檔案的利用效益。

4 結語

本文對當前城市軌道交通工程檔案管理現狀、檔案管理信息系統建設意義、系統建設特點、系統研究內容及常州市軌道交通工程檔案管理系統應用實踐進行了介紹。

本文提出運用信息化手段，規范城市軌道交通建設項目的檔案管理，實現歸檔流程、規則的統一，實現在線歸檔,提高檔案管理的效率，用現代工程管理思想引導城市軌道交通工程建設實踐，提高建設管理的科學性、專業性和先進性，發揮工程檔案的價值與效益，具有重要的工程意義，為其他城市組織開展檔案管理工作提供了借鑒。