基于信息技術的檔案管理創新路徑研究

唐華

摘 要：檔案管理是企業管理工作中的重點內容，其中包含著員工、領導的個人信息資料，還包括有關于企業發展的重要信息，對檔案資料進行高效的管理，可以保證企業的穩定發展。隨著檔案資料不斷增多，檔案管理工作難度也不斷加大，在信息技術的催化下，檔案管理工作模式出現了變化，給檔案管理工作模式的創新帶來了重要的動力。本文深入分析了在信息技術的引導下檔案管理的創新路徑，以期可以提升檔案管理的質量以及效率。

關鍵詞：信息技術 檔案管理 創新方法

信息技術是21世紀以來發展最為迅速、影響也最為廣泛的一種科學技術，給各行各業都帶來了深刻的影響。科技革命催生了多種技術，如大數據技術、人工智能技術等，都是信息時代的產物，為人們的生活和工作帶來了極大的便利。信息技術不僅可以存儲大量的數據，還可以對數據進行分析和處理，為人們自動展現信息資料所展現的規律。信息技術和檔案管理工作有著較高的適配性，可以輔助管理人員整合、歸納、采集數據。在信息時代下檔案管理人員需要認識到信息技術使用的重要性，在工作中積極使用信息技術，使檔案管理工作可以適應時代的發展。

一、利用信息技術搜集整理檔案信息

在以往進行檔案管理時，都是將以紙質資料的形式存放檔案，將檔案信息放到檔案袋中保管。這種管理方式容易導致檔案資料受到外界環境的影響，進而出現損壞或者信息丟失的現象，如風干或者受潮等，并且紙質檔案隨身攜帶較為麻煩，不利于檔案資料的使用。在引進信息技術之后，可以將紙質資料中的信息轉化為電子數據，并上傳到企業的數據中心。信息技術還可以對檔案資料中的圖片、文檔信息進行掃描，之后將其變為數據，在一定程度上提高了非結構化信息的使用效率。這種檔案存儲模式可以解決紙質檔案的存儲局限，提高檔案資料的存儲數量，減少了紙質檔案整理起來的困難程度。數據存儲到網絡上后，檔案管理人員或者其他工作人員在使用檔案信息的時候，可以直接從網絡上下載即可，或者將數據拷貝到U盤中，提升了檔案信息的使用效率。企業的檔案信息類型很多，信息技術可以對檔案進行智能化的分類，讓檔案管理工作變得更加有序，也可以更加方便檔案的查找和管理。

二、對檔案管理實施安全保護

在信息時代背景之下，網絡上會出現很多病毒或者盜竊技術，很有可能也會威脅到檔案資料的安全性。為了提高企業內部員工身份信息以及企業資料的安全性，應當建立完備的安全防護系統，保障檔案資料的安全性。檔案管理部門應當積極使用數據安全保護技術，為存儲檔案信息的管理系統提供有效的安全防御，如病毒檢測技術、防火墻技術、數據恢復技術等。檔案管理部門需要將檔案資料進行備份處理，將存儲資料的數據庫進行加密，通過限制訪問用戶來提升檔案資料的安全監管效果。檔案管理工作人員可以提高用戶審核的嚴謹性，當用戶要檢索檔案資料或者下載資料時，需要經過指紋識別、面部識別之后才可以獲取到權限，如果檔案資料極其重要可以使用瞳孔識別的技術。在信息時代，信息的安全性是極其重要的，檔案管理工作人員必須要重視安全監管的必要性，改善檔案管理工作的模式，提高檔案管理的安全監管效果。

三、利用人工智能技術轉化隱性信息

在以往的工作觀念中，檔案管理工作人員只需要負責收集檔案資料，對檔案資料進行整理和分類即可，因此很多企業內部的檔案管理人員往往缺乏工作的積極性。檔案管理工作還需要對檔案中的隱性信息進行分析，評判檔案的信息價值，從檔案數據中獲得個人或者企業的發展規律。隱性信息工作轉化難度較大，且工作量大，管理人員可以使用人工智能技術來解決這一問題。人工智能是模擬人腦進行思考的一種新型科技產物，如生活中常見的智能家電、微型手術機器人都屬于人工智能的范疇，可以模擬大腦進行推理、思考。利用人工智能分析檔案資料會更加快速準確，只需要在人工智能中植入專家系統，就可以讓其按照評定專家的思維對檔案信息中的隱性資源進行提取、分析和處理。

四、結語

檔案管理工作效率低下的問題是一直存在的，并且隨著檔案管理工作壓力不斷地增加，這一問題也表現得更加明顯，甚至影響了企業的可持續發展。檔案管理工作是企業可持續發展的重要基礎，通過對檔案信息的分析，可以更好地整合相關的信息資源，為企業的未來發展提供重要借鑒。信息時代的背景下要求企業檔案管理工作要利用信息技術不斷改進方法、提高效率、提升管理水平，從而體現社保檔案管理的重要價值。

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