論如何做好新形勢下人才中心的檔案管理工作

裴艷召

習近平同志在黨的十八大的報告中明確提出，要在2020年全面建成小康社會，實現這一宏偉目標需要各方面的人才提供智力保障。而擔負人才管理責任和使命的人才中心責任重大，負有發現人才、推薦人才的責任，而挖掘并合理使用人才更是給人才中心提出更高要求。作為人才中心的基礎性工作，檔案管理工作要提高新形勢下服務于全社會的能力和水平，必須不斷探索檔案管理的新辦法、新舉措。本文就做好新形勢下人才中心的檔案管理工作進行了論述。

1、存在的主要問題

①檔案管理所需的硬件設施不完備

檔案管理需要標準配套的硬件設施，這些設施必須通過資金投入才能實現。但目前在人才中心的檔案管理中，尤其是在經濟發展相對滯后的地方，硬件設施仍然投入欠缺，十分落后，無法適應新形勢下檔案管理工作的需要。例如，某些檔案管理部門只有面積狹窄的庫房，沒有管理人員專門的辦公室，更沒閱覽室，有的工作人員辦公室、閱檔室和檔案庫房混用。有的庫房未配備空調和除濕設備，導致庫房內溫度和濕度無法控制。有的檔案管理部門雖然信息化的管理手段，但計算機等硬件設施嚴重落后，甚至是其他部門淘汰下來的配給檔案管理使用。信息化管理還停留在只是錄入檔案目錄、協助查尋的初級階段，根本談不上信息化管理。

②管理水平還有待提高

目前在檔案管理的實際工作中，還存在著檔案收集歸檔主動性差，不夠及時的問題。而且，工作中一般只是通過人工進行簡單的分類管理，存在不規范、標準低的問題。而有的檔案管理部門沒有管理制度，缺少制度約束和遵循。盡管有的管理單位設有檔案數據庫，但不及時更新，內容殘缺不全，管理手法也落后。所以導致在檔案服務上效率低下，不能很好為社會提供人才資源信息。

③人員素質無法適應新形勢下的檔案管理工作需要

在檔案管理工作人員的配置上，由于自上而下的對檔案管理工作的不重視，所以沒有選用專職人員，甚至大多由其他崗位的人員兼職管理，檔案管理人員整體素質參差不齊。造成管理操作不規范，管理水平低下，責任心不強，服務質量較差等后果。嚴重影響了檔案管理工作的發展。

④檔案資源沒有得到充分利用

檔案管理基本處在被動服務狀態，在對信息進行加工處理開發方面，沒有實現公開化，沒有真正實現檔案管理的信息化，即使開發出部分資源，但因其較低的利用率，未能體現出檔案管理應有的服務功能。

2、新形勢下做好人才中心檔案管理工作措施

盡管檔案管理工作仍然存在一些不能忽視的問題，但因其作用越來越明顯，因而發展前景清晰，前途廣闊。因此，檔案管理部門應與時代發展共同進步，力爭在新的形勢下，創新工作思路，采取新的工作舉措，發揮檔案管理的信息資源優勢，在為社會提供服務方便做到高效、快捷、周到、全面。

①完善軟硬件配置，適應新形勢下檔案管理需求

在以上的論述中，提出了存在硬件投入不足的問題，針對這一問題，應加強與上級領導的溝通與協調，根據實際需要提出硬件配置計劃及投資預算，在上級領導重視并支持的基礎上，經過資金投入和建設，實現檔案管理的辦公室、閱檔室和庫房分開設置，并引入信息化檔案管理技術與手段，配置比較先進的電腦及其它輔助設備等硬件設施，開發或采用專業的檔案管理軟件，真正建立并應用數據庫進行檢索，提高工作效率。

②促進檔案管理工作規范化、標準化

只有做到檔案管理的規范化和標準化，才能為檔案信息資源優勢得到最大程度的發揮提供基礎條件。實際工作中，要定期梳理所保存的檔案材料，根據現實需要進行重新分類組卷，做到案卷與目錄對應無誤，為調檔利用提供方便。對不夠完善的檔案材料要進行補充收集，使檔案內容進一步完善。檔案管理部門要在上級的監督下，制定本部門的管理制度和實施細則，使工作有章可循，工作流程清晰明確便于操作。

③做好以提高檔案管理人員整體素質為目的的培訓工作

制定具有約束力的學習制度和學習規劃，加強對檔案管理人員業務知識的培訓和學習，教育檔案管理人員首先從思想上重視和熱愛檔案管理工作，提高自身的榮譽感和使命感。培訓中，尤其是要針對做好人才中心主要工作方面的內容，加大培訓力度。還要加強檔案信息化管理方面內容的培訓，盡快了解和掌握現代化的檔案管理知識，提高檔案管理能力和水平。同時，選用具有強烈責任心，政治過硬，職業道德優秀，專業水平突出的人才進入檔案管理部門，承擔檔案管理職責。現有人員應主動加強自學，抓住一切機會和時間進行學習，以促進自己的綜合素質提高。還應加強職業責任感的教育和培養，檔案管理人員應該在工作中善于思考，為檔案管理工作提出有益的建議，促進工作質量的有效提升。上級領導要重視和支持檔案管理人員的工作，在福利待遇及收入和職務晉升方便公平對待，以調動檔案管理人員的工作積極性。

總之，人才中心的檔案管理工作不能只圍繞保管場所來開展，應該多接觸社會和各界人才，主動為他們提供人才有效流動、合理配置的重要信息服務。因此，加大對原始檔案材料的開發和利用非常必要。利用信息化技術，創新工作方法，提高工作效率。同時要繼續發揮傳統檔案保管的優越性，為有效開發檔案信息提供較為完整的、安全的資料。

（作者單位：152400 黑龍江省慶安縣人才中心）