關于做好農場社保局檔案管理工作的探討

高旭東

社保檔案管理是促進社會保障體系全面發展的基礎性工作，經過多年的積累，社保檔案收錄和保存了數量龐大的有價值的信息資料，其中包括文字、聲像、圖片等。社保檔案管理工作作為社會保障工作的重要組成部分，必須得到進一步加強。本文就如何做好農場社保局的檔案管理工作進行了有益的探討。

1、加強組織領導和制度建設

①健全領導機構

必須高度重視檔案管理工作，主要領導要親自過問、關心重視檔案管理工作。為切實加強對檔案管理工件重視和領導，要成立或調整檔案管理工作領導小組，由主要領導任組長，分管領導任副組長，成員由各業務部門負責人組成，領導小組全面負責組織和領導檔案管理工作。檔案室設置專職管理人員，各業務部門有兼職人員負責檔案工作，努力形成以主要領導掛帥、局辦公室分管、檔案室具體負責、各業務部門協助抓的四級檔案管理體系，為做好檔案管理工作提供了強有力的組織保證。

②加強制度建設

制度是做好一切工作的前提和保證，檔案管理工作同樣離不開制度建設。可根據工作實際需要和上級的有關規定，從檔案保管、使用、保密、材料歸檔等方面，制定相應的管理制度，不僅要明確檔案管理的職責、任務，還應具體對借閱、查尋手續、保密措施及檔案材料歸檔等方面的工作進行規定，使檔案管理工作有章可循，有規可依。還應針對檔案管理人員制定專門的崗位責任制度，明確考核和獎懲的標準，以調動檔案管理人員的工作積極性。

2、努力改善檔案管理設施，達到檔案管理規范化要求

①改善基礎設施

應根據現存檔案規模和未來發展需要，建設專用的面積合理的檔案保管庫房，并配置標準的滿足數量需要的檔案柜、檔案盒和先進的信息化電子管理設備，配齊打印機、復印機等辦公設備以及空調和消防器材等保障設施。庫房要保持環境整潔，有衛生清掃工具，如吸塵器、自來水等。檔案柜要整齊排列，并在柜門貼上醒目的索引標簽，方便管理和查尋。為檔案管理人員設立專門的辦公場所，辦公室應做到與庫房分開設置，不允許人與檔案資料混雜。通過一定的資金投入，進一步加強和改善基礎設施建設，可為做好檔案管理工作創造有利的條件。

②重視引進計算機技術

在利用庫房保存實物檔案的同時，經過信息化處理后，錄入計算機進行存儲，采用專門設計的檔案管理軟件進行自動化管理，為使用者查找、閱讀檔案提供快捷和方便，不僅顯著降低了管理成本，還使工作效率得到了提高。利用計算機存儲和管理檔案，還能減少檔案空間占用，方便信息保存，檔案的保密性也會得到加強。因此，應充分利用計算機對檔案進行管理，促進檔案管理的科學化和現代化。

3、加強培訓，提高檔案管理人員的整體素質

①檔案管理人員應該具備的素質

要有較高的專業知識水平、優秀的職業道德水準、強烈的責任心和組織紀律性等素質。檔案管理的專業知識包括有價值的檔案資料的收集、整理、保管、登記、查尋、使用、鑒定等，是一門專業的學科。在實際工作中，還應努力掌握計算機和網絡技術等信息化方面的知識，能熟練使用配備的辦公自動化設備。所謂優良的職業道德，就是不為名利、勤奮工作、熱心服務的工作態度;尊重歷史，維護檔案原貌，絕不篡改檔案內容;遵守法律，自覺執行規章制度;保守秘密，不泄露保密信息等。

②做好檔案管理人員的教育培訓工作

一是要加強檔案管理人員的思想教育。要通過對黨的政治理論、習近平同志的系列重要講話和有關法律法規的學習，提高他們的政治思想覺悟、遵紀守法能力和職業道德水準，以及對檔案管理工作重要性的認識。二是要加強檔案管理人員的業務能力培訓。業務培訓內容可根據工作實際需要進行安排，使培訓內容與實際工作有機結合。可通過辦班、自學、請進來走出去等多種方式，進行專業理論知識及實踐能力的培訓學習，還應設置計算機知識、網絡知識等學習內容，以更好地適應信息化時代對檔案管理工作的基本要求。三是有條件的話可以對檔案人員進行繼續教育，因為檔案管理人員的繼續教育水平往往決定著檔案管理工作的水平。通過教育培訓，將會為檔案管理工作提供人才和智力保證，能有力地促進檔案管理工作的發展。

4、發揮檔案功能，規范歸檔和利用

按照檔案管理相關制度要求，做好檔案的歸檔工作。各業務部門每年都要按規定整理案卷，然后移交到檔案室，做到一案一卷，認真登記，嚴格按程序辦理移交手續，使歸檔資料完整、準確、及時，做到應歸檔的全部歸檔。要堅持標準，確保歸檔材料標準統一，格式規范，分類裝訂，有序排號，符合檔案保管的要求。在檔案管理的實際工作中，要做到每年年終對保管的檔案進行一次整理，定期對保管質量進行檢查，防止塵污、霉變及蟲蛀鼠咬等問題的發生。并按規定對實物檔案進行利用，體現檔案的價值，發揮檔案的功能性作用。借鑒保存的檔案內容，進行年鑒和史志的編纂。在社保局具有紀念意義的日子里或者舉辦相關活動時，利用實物檔案的圖片和音像資料，制作成櫥窗、畫冊、拍攝紀錄片等，使檔案得到充分的利用。

總之，社保檔案管理的目標是：為經濟發展服務，為社會民生服務。因此，應不斷夯實檔案管理的基礎建設，強化工作力度，努力發揮檔案的功能作用，促進檔案管理工作的發展。

（作者單位：152443黑龍江省柳河農場社會保險事業管理局）