淺談做好農場檔案管理工作的措施和方法

王博

檔案管理工作十分重要，是農場創新工作思路、提高企業管理水平的基礎性工作，因此應該得到農場各級領導的重視和支持。檔案是一種寶貴的信息資源，涉及到企業的人事、科技、生產、經營、發展歷程及榮譽等內容，可以說是一種無形資產，在當今信息化條件下的單位生產經營管理和單位文化建設中發揮著積極作用。

1、提高對檔案管理工作重要性的認識

在長期的生產經營活動及社會實踐活動中，單位檔案逐漸形成并日益完善。檔案真實記錄了企業的工作業績和發展歷史，可以輔助單位的經營管理工作，為領導的正確決策提供參考。無論是在單位的行政工作、生產經營、企業文化、法律事務及人才引進培訓等方面，都離不開檔案的作用。通過對檔案資料的查尋分析，可以幫助單位總結和吸取過去的經驗教訓，依據當前的單位發展實際做出符合單位發展規律的決策，可以有力地促進單位的發展。而且，檔案管理的水平往往是單位的管理水平及工作業績的體現。因此，在單位發展建設過程中，不但不能缺少檔案管理工作，還要努力將檔案管理納入單位的生產經營管理的體系之中，加以重視并促進其更好發展。

2、加強檔案管理的措施和方法

①建立健全檔案管理制度

在檔案管理工作中，應根據實際，不斷加強檔案管理制度性建設。制度是檔案管理規范化的基本要求，也是檔案管理的基礎條件。新時期隨著經濟社會不斷發展，檔案管理方式的也在發生變化，因此，調整檔案管理制度是形勢變化的需要。做好檔案管理工作，加強制度建設是首要工作。通過建立并完善檔案管理制度，對相關工作細則做出明確規定，才能推動檔案管理工作持續健康發展。

在制定的管理制度中，要明確規定工作人員的管理責任，資料的保存時限，保存的方式方法，借閱查尋的必要程序等。使工作人員在檔案管理工作中有章可循，進一步規范檔案管理工作。也有利于責任追究和檔案材料的索回。在進行檔案管理制度建設時，一定要結合工作實際，適應單位的發展要求，應及時對不適應單位發展的制度進行修訂，對缺少的內容進行必要的補充。

②完善檔案管理機制

應該確立檔案管理工作由農場及黨委領導、辦公室歸口負責、其他各部門共同參與的檔案管理體制。創新工作方法或工作方式，保證機制靈活，以實現檔案管理更上新臺階。同時，在信息化技術迅猛發展的過程中，檔案工作管理工作也應迅速納入信息技術管理中。但是，當前在檔案信息管理的體制上，還存在著管理力度需要加強的問題，而且在檔案的使用上也不夠方便。因此，農場的檔案管理應該在機制上進行完善，使單位各部門能統一的管理信息自動化系統，進一步規范對軟硬件的選擇和技術操作。

③努力實現檔案信息資源共享

在檔案管理信息化建設的實踐中，出現軟件使用混亂、硬件功能未有效發揮的問題，阻礙了檔案信息的共享，各口的檔案信息不能在一個平臺上實現共同查閱、共同管理和使用。因此，檔案管理工作應梳理好信息資源，為共享平臺提供優質資源，同時要統籌規劃，加強基礎設施建設，積極尋求各部門進行合作。進一步明確檔案管理工作的范圍及具體內容，推動檔案管理系統化工程的建立，為檔案信息資源能夠充分共享創造暢通的渠道。

④推動建設檔案信息數據庫

建立檔案數據庫是檔案管理和應用的需要，數據庫的內容主要有檔案資料、管理和應用等，是相關資料數據集合。建立高效率的、系統性的檔案數據庫，可以有效提高檔案管理工作的手段和效率。數據庫不僅應該成為檔案管理的核心內容，還應成為前提條件。數據庫的建立不可能一蹴而就，需要一個比較長的建設過程，可以從初級到高級，一級一級建立，確保基礎扎實，層次清晰，爭取一次建設成功。努力促成檔案管理的具體工作與信息化技術的有機結合，優勢互補，通過數據庫建設，進一步促進檔案管理工作效率的提高。

⑤建設一支高素質檔案管理人員隊伍

擁有一支高素質的檔案管理人員隊伍，是檔案管理工作發展的迫切需要。在信息化技術時代，檔案管理人員的素質往往會體現在檔案管理的水平上，如果工作人員的素質不能適應信息化檔案管理工作的需要，勢必會對檔案管理工作造成影響。所以，必須將對檔案管理人員的培訓和教育納入工作日程，制定培訓計劃，采取辦班培訓，自學和去外地實習進修及參觀等手段，為提高檔案管理人員素質創造條件。檔案管理人員應具備如下素質，一是對檔案管理業務知識能熟練掌握，尤其是要掌握并應用信息化技術手段進行檔案管理，提高檔案管理規范化、標準化水平。二是檔案管理人員的思想政治素質必須過硬，具有強烈的事業心和責任感，在檔案管理工作中能夠盡職盡責，兢兢業業。三是檔案管理人員要對所在農場的整體工作有大致的了解，知道農場發展的方向和目標，使檔案管理工作適應農場的發展要求。四是檔案管理人員必須遵守法律法規和職業道德，嚴格執行相關的保密要求，決不允許私借和不按程序查尋借閱檔案資料的問題發生。

綜上所述，檔案管理是單位的一項重要工作，檔案資源是單位的無資產，也是單位的寶貴財富，加強檔案管理工作，是單位更好更快發展的需要，也是面向未來的需要，可以體現出單位領導者的遠見卓識和魄力，因此，一定要做好檔案管理工作。

（作者單位：161621黑龍江省克山農場辦公室）