淺談鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的優(yōu)化路徑

張光軍

隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)工作的不斷推進(jìn)，科學(xué)技術(shù)有了非常明顯的進(jìn)步，各種設(shè)施和制度都得到了非常好的完善，事業(yè)單位在這樣的環(huán)境下受到了更多的重視。對事業(yè)單位來講，其本身受政府領(lǐng)導(dǎo)，在國家的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中發(fā)揮著非重要的作用，具有一定的公益性質(zhì)。檔案對事業(yè)單位來講是非常重要的，科學(xué)的檔案管理能夠幫助事業(yè)單位提升管理水平，但是隨著社會的不斷發(fā)展，當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理已經(jīng)不再符合社會的需求，表現(xiàn)出了管理機(jī)制不健全、管理效率不高、管理人員綜合素質(zhì)不高等問題，需要改變這些問題來提升事業(yè)檔案管理質(zhì)量，從而提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理水平，為我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供保障。

1、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作村在的問題

①檔案管理機(jī)制不健全

隨著社會的不斷發(fā)展，各種設(shè)施和制度在不斷完善，社會環(huán)境因此更將復(fù)雜，在這樣的環(huán)境下事業(yè)單位當(dāng)前的檔案管理制度逐漸表現(xiàn)出機(jī)制不健全的問題。整體上這種機(jī)制不健全的問題比較明顯，例如在實際的管理過程中沒有按照標(biāo)準(zhǔn)流程開展管工作，導(dǎo)致檔案管理工作充滿了隨機(jī)性。這樣事業(yè)單位檔案管理工作的有效性就會被降低，隨著這種問題存在時間的不斷延長，事業(yè)單位的檔案管理很有可能陷入混亂，進(jìn)而使整個事業(yè)單位的管理工作出現(xiàn)混亂。另外就算有的事業(yè)單位能夠按照標(biāo)準(zhǔn)流程開展檔案管理工作，但是檔案管理卻沒有相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，而監(jiān)督機(jī)制的缺乏也導(dǎo)致檔案管理不能有效開展，因此缺乏管理機(jī)制對事業(yè)單位的影響仍然非常強(qiáng)烈。

②管理效率不高

事業(yè)單位在我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)中扮演著非常重要的角色，而做好事業(yè)單位的檔案管理能夠令其推動經(jīng)濟(jì)建設(shè)的作用得到進(jìn)一步強(qiáng)化。但是事業(yè)單位受到了傳統(tǒng)檔案管理方式和管理理念的影響，導(dǎo)致實際的檔案管理工作效率非常低，其在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用因此無法充分發(fā)揮，這個問題必需得到重視。

③缺乏相應(yīng)軟件的支持

人員是檔案管理工作的直接執(zhí)行者，對檔案管理工作的質(zhì)量有著直接影響。但是我國的事業(yè)單位管理人員方面還存在一定缺陷，缺乏對檔案管理人員的內(nèi)部培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員在知識儲備管理技巧上都比較欠缺。另外雖然當(dāng)前事業(yè)單位在工作過程中都應(yīng)用了計算機(jī)，但是卻缺少關(guān)于檔案管理工作的軟件，而且在硬件的建設(shè)上也都比價落后，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量被再度削弱。

2、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的優(yōu)化途徑

①完善檔案管理機(jī)制

事業(yè)要明白一個道理，要想提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的質(zhì)量就必須對相應(yīng)的管理機(jī)制進(jìn)行完善，因此事業(yè)單位應(yīng)從這一角度入手對檔案管理工作的質(zhì)量進(jìn)行強(qiáng)化。首先事業(yè)單位應(yīng)該以自身的檔案管理需求為基礎(chǔ)，結(jié)合自身目前的實際情況對管制度進(jìn)行完善，以制度為實際的檔案管理提供保障。其次，為了強(qiáng)化對檔案管理工作的約束和監(jiān)督，事業(yè)單位應(yīng)建立責(zé)任制的管理制度，以部門主管負(fù)主要責(zé)任、管理人員負(fù)責(zé)細(xì)節(jié)責(zé)任的模式進(jìn)行管理，同時要將檔案部管理的責(zé)任制落實到檔案信息收集、整理、歸檔等全部環(huán)節(jié)，部門要定期開展對檔案管理的檢查，以此強(qiáng)化對相關(guān)人員的監(jiān)督。最后，當(dāng)事業(yè)單位的檔案管理機(jī)制得到完善以后，事業(yè)單位應(yīng)考慮如何將完善后的機(jī)制落到實處，筆者覺得可從檔案管理的具體細(xì)節(jié)出發(fā)，將不同細(xì)節(jié)和人員考核聯(lián)系在一起，從而令檔案管理工作更加具體。

②改革管理模式

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)有了十分明顯的進(jìn)步，在這樣的背景下信息技術(shù)得到了更加廣泛的應(yīng)用，事業(yè)單位開展檔案管理的過程中也應(yīng)加強(qiáng)對信息技術(shù)的應(yīng)用，利用信息技術(shù)對當(dāng)前的管理模式進(jìn)行優(yōu)化，實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，這樣不僅能夠提升檔案管理的效率，同時還可以共享檔案資源，從而為單位提供高效、便捷的參考信息，優(yōu)化對內(nèi)部員工的檔案服務(wù)。事業(yè)單位要想做好對檔案管理的改革，要從以下兩方面出發(fā)，首先是強(qiáng)化基礎(chǔ)建設(shè)，事業(yè)單位要重視在檔案管理設(shè)施上的投入，并在完善之后創(chuàng)建當(dāng)?shù)珯n案管理的信息平臺，在平臺上實現(xiàn)共享和管理檔案資源。在創(chuàng)建檔案管理平臺的過程中，事業(yè)單位可其表現(xiàn)形式進(jìn)行創(chuàng)新，例如通過設(shè)計不同的二維碼等來對檔案的借閱效率進(jìn)行強(qiáng)化。其次，事業(yè)單位要強(qiáng)化檔案信息資源的開發(fā)，可從工作重點(diǎn)出發(fā)，對檔案在內(nèi)容、需求、借閱等方面的特點(diǎn)進(jìn)行分析，對事業(yè)單位發(fā)展有密切關(guān)系的檔案資料進(jìn)行編制，從而使檔案服務(wù)更加主動。

③強(qiáng)化檔案管理人員的素質(zhì)

既然已經(jīng)明確人員對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的重要影響，那么就要對管理人員進(jìn)行強(qiáng)化，發(fā)揮管理人員對檔案管理工作的重要作用，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作因此可表現(xiàn)更強(qiáng)大的活力。為了更好的對管理人員就行強(qiáng)化，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理可從以下幾方面入手：首先拓展和更新檔案管理人員的知識儲備，要從自身的檔案管理需求和檔案管理工作的變化出發(fā)，積極開展內(nèi)部人員的培訓(xùn)工作。在對內(nèi)部人員進(jìn)行培訓(xùn)的時候同時強(qiáng)化信息技術(shù)的應(yīng)用能力，加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員對自動化辦公、檔案的數(shù)字化管理等知識的掌握，使管理人員的知識體系得到豐富。其次，可強(qiáng)化人兼職才隊伍的建設(shè)，在實際的檔案管理工作中，要對專門的檔案管理隊伍進(jìn)行強(qiáng)化，從而使檔案管理工作更加穩(wěn)定，對此事業(yè)可以通過對外部引進(jìn)和內(nèi)部有培養(yǎng)的方式來進(jìn)行，使檔案管理中的主要部分進(jìn)行得更加穩(wěn)定。另外事業(yè)單位也可以從自身實際的檔案管理需求出發(fā)，選擇合適的兼職人員補(bǔ)充檔案管理隊伍，這樣檔案管理中不是特別主要的部分可交給兼職人員執(zhí)行，從而減輕檔案管理工作的壓力。

綜上所述，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理對事業(yè)單位來講非常重要，但我國當(dāng)前的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作還存在一些問題，事業(yè)單位一定要從這些問題出發(fā)對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，從而為事業(yè)單位和我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供保障。

（作者單位：164135黑龍江省五大連池市龍鎮(zhèn)綜合文化站）