大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理信息化的價值與措施

李佳宜 馬巧紅

摘 ?要：大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理信息化不僅有助于提升管理品質(zhì)和效率，也有利于實現(xiàn)檔案作為珍貴信息資源的價值再創(chuàng)造。做好檔案管理信息化既要從源頭著手、建立健全管理機制，又要加強信息化平臺構(gòu)建、消除信息壁壘，還要強化風險管理、做好安全防護。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;高校;檔案管理;信息化;價值;措施

大數(shù)據(jù)時代背景下，信息化管理已經(jīng)成為企事業(yè)單位實現(xiàn)管理現(xiàn)代化、科學化最重要的理念和手段之一。高校作為培養(yǎng)高等教育人才最主要的平臺，隨著持續(xù)多年擴招，檔案數(shù)量與日俱增，加強信息化管理更成為提升檔案管理品質(zhì)最核心的舉措。

一、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理信息化的價值

（一）提升管理品質(zhì)和效率

信息化對于高校檔案管理最顯著的促進價值當屬提升管理品質(zhì)和效率。相較于傳統(tǒng)人工處理模式，基于平臺化、電子化、數(shù)據(jù)化的信息化管理將大幅減少管理人員的勞動強度，使管理者從簡單重復(fù)的機械化操作中擺脫出來，轉(zhuǎn)而將更多時間和精力投入到分析整理電子檔案信息環(huán)節(jié)。這必然能夠發(fā)揮出管理者和檔案應(yīng)有的巨大價值。

不僅如此，人工操作模式不僅煩瑣勞累，而且無法完全避免錯漏等失誤。尤其隨著高校擴招持續(xù)進行，越來越多的原始檔案在一次次借閱、瀏覽、歸檔等操作中難免出現(xiàn)人為損傷甚至損毀，這不僅是檔案管理工作的失誤，也是檔案作為珍貴文獻、史實等價值的不可逆損失。

而在信息化管理狀態(tài)下，只需要對原始檔案進行一次數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)換，系統(tǒng)就能實現(xiàn)無數(shù)次瀏覽、查詢、使用而不必擔心出現(xiàn)遺失或錯漏。這不僅是對原始檔案最好的保護，也是以便捷高效的方式實現(xiàn)檔案管理與利用的最佳途徑。

（二）實現(xiàn)檔案作為珍貴信息資源的價值再創(chuàng)造

有了信息化管理作為支撐，高校檔案可不再受到時間、空間、使用人數(shù)等限制。只要有充分的安全保障，檔案就可以超越時空實現(xiàn)遠距離傳輸，為任何有需要者使用。這不僅在更大程度上拓展了高校檔案應(yīng)用的廣度和深度，而且能夠更加便利地實現(xiàn)檔案作為珍貴信息資源的價值再創(chuàng)造。

二、大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理信息化的措施

（一）從源頭著手、建立健全管理機制

信息化是依托于網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)而形成的平臺化、數(shù)字化管理模式，具有一定的專業(yè)性和技術(shù)性。實現(xiàn)高校檔案管理信息化較傳統(tǒng)人工操作有一定的技術(shù)和平臺“門檻”，因此要從源頭著手、建立健全管理機制。

比如，高校應(yīng)結(jié)合《檔案法》和院校自己的管理規(guī)章推出適用于信息化管理的制度、條例，包括交接制度、歸檔制度、原始檔案保管制度、數(shù)字檔案存貯和應(yīng)用制度等。又如，時代的發(fā)展、教育格局的創(chuàng)新等外部因素會使高校檔案出現(xiàn)階段性變化，這就要求高校檔案管理信息化保持一定動態(tài)機制，結(jié)合環(huán)境條件隨時補充或更新。這也應(yīng)當體現(xiàn)在宏觀管理機制建設(shè)過程中。

管理機制的建立健全不僅是便于具體管理操作時有章可循，更重要的是在院校內(nèi)形成更加良好和濃厚的檔案管理信息化文化，使包括師生、教職員工在內(nèi)的全員都對檔案管理、信息化充分認識、足夠重視。

（二）加強信息化平臺構(gòu)建、消除信息壁壘

信息化管理必須借助網(wǎng)絡(luò)平臺，平臺建設(shè)水平直接影響數(shù)字檔案管理品質(zhì)和效率。因此，加強信息化平臺構(gòu)建、消除信息壁壘至關(guān)重要。

比如，高校需建立完善、統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理標準。無論是文字檔案、聲音檔案或圖像檔案，將其轉(zhuǎn)換成數(shù)字化前都需要建立起規(guī)范化、統(tǒng)一化的標準制度。如此才能實現(xiàn)確保未來的信息化管理足夠系統(tǒng)化、可操作。為使檔案管理能夠與高校管理全局形成兼容，檔案管理平臺需要與學校管理平臺完成端口對接，使彼此能夠?qū)崿F(xiàn)互聯(lián)互通。如此才能避免檔案管理出現(xiàn)信息孤島問題，這對實現(xiàn)全校信息化管理都有至關(guān)重要的意義。時下一些高校的檔案管理信息化還停留在文件檔案、案卷檔案的目錄編制層面，只建成了條目類數(shù)據(jù)庫，對全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫的建設(shè)相對滯后。這是需要加快改進和建設(shè)的一大重點環(huán)節(jié)。

此外，由于部分高校對檔案管理缺乏足夠重視，導致檔案管理未能實現(xiàn)集中化、規(guī)模化管理。一些院、系的檔案長期在本院、系內(nèi)分散化管理，或是學生檔案被放于人事部門與干部人事檔案混為一談等。這極易導致檔案信息碎片化分布，也連帶造成了數(shù)字檔案孤島、信息壁壘問題的出現(xiàn)。因此，高校需要盡快采取集中管理方式，設(shè)置相對獨立的檔案管理中心或機構(gòu)，并將學生檔案、干部人事檔案、綜合檔案等分門別類進行清理。這對后續(xù)的信息化管理具有至關(guān)重要的決定性影響。

（三）強化風險管理、做好安全防護

基于網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的信息化管理對于安全的關(guān)注非比尋常。近年來越來越多網(wǎng)絡(luò)攻擊事件的出現(xiàn)要求高校檔案管理信息化建設(shè)需要時刻保持警惕，不僅要安排專職檔案管理人員從事信息化管理工作，而且要不斷加強從業(yè)者的網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)專業(yè)學習。

為了不斷提高安全防護等級，高校檔案管理信息化還要在現(xiàn)有的防火墻設(shè)置、定期安裝補丁等常規(guī)操作基礎(chǔ)上，綜合運用諸如密碼密鑰、指紋密鑰、面部識別等多種安防措施。同時，要加強對重要檔案、保密檔案等的權(quán)限管理。可以按照高、中、低三個基本層次設(shè)置權(quán)限管理等級。越是高等級的管理權(quán)限越需要對應(yīng)嚴格的資格審核手續(xù)。此外，定期做好主要、重點檔案的本地備份工作亦同樣重要。備份檔案的存在價值在于其“兜底”作用，這是校方和管理方需要格外引起關(guān)注的一點。

總之，高校檔案是國家檔案的有機組成，也是記錄高等教育發(fā)展歷程與實踐活動的重要平臺與載體。大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理信息化不僅是實現(xiàn)檔案信息價值再創(chuàng)造的科學途徑，也是高校管理工作全局實現(xiàn)現(xiàn)代化與科學化的重點與熱點之一。校方需盡快改變忽視檔案管理工作的陳舊觀念，充分認識檔案對于改進高等教育模式的促進意義。這不僅是實現(xiàn)檔案管理信息化的核心，也是高校管理工作整體轉(zhuǎn)型升級的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

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