中小企業(yè)管理信息系統(tǒng)現(xiàn)狀淺析

摘 ?要：我國中小企業(yè)正逐步引入管理信息系統(tǒng)，如何建設(shè)符合自身特點(diǎn)的信息系統(tǒng)已經(jīng)成為中小企業(yè)亟待解決的一個(gè)問題，本文通過對(duì)中小企業(yè)管理信息系統(tǒng)建設(shè)過程中存在的問題進(jìn)行分析，并提出一些建議，以幫助中小企業(yè)使用管理信息系統(tǒng)提升組織效率和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè);管理;信息系統(tǒng)

一、中小企業(yè)管理信息系統(tǒng)概述

（一）中小企業(yè)管理信息系統(tǒng)的定義

管理信息系統(tǒng)在我國于20世紀(jì)70年代末80年代初出現(xiàn)，是一個(gè)由人、計(jì)算機(jī)硬件和軟件組成，能進(jìn)行信息收集、存儲(chǔ)、傳遞、加工、使用和維護(hù)的系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)可以監(jiān)控企業(yè)的運(yùn)行情況，輔助企業(yè)進(jìn)行決策，使用過去的數(shù)據(jù)預(yù)測(cè)未來，應(yīng)用信息控制企業(yè)的行為，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。越來越多的中小企業(yè)都已經(jīng)逐步認(rèn)識(shí)到管理信息系統(tǒng)的重要作用。管理信息系統(tǒng)有效整合企業(yè)內(nèi)外眾多的數(shù)據(jù)和資源，降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本，完善企業(yè)的科學(xué)管理體系，有利于增強(qiáng)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。如果參照美國等發(fā)達(dá)國家的發(fā)展經(jīng)驗(yàn)來看，管理信息系統(tǒng)已經(jīng)成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)的重要工具，是社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中一個(gè)不可或缺的部分，可以預(yù)見到在不遠(yuǎn)的將來還將發(fā)揮更加重要的作用。

（二）中小企業(yè)管理信息系統(tǒng)現(xiàn)狀

雖然管理信息系統(tǒng)具備很多優(yōu)勢(shì)，但是目前中小企業(yè)在應(yīng)用管理信息系統(tǒng)上的情況仍然不容樂觀。由于中小企業(yè)管理復(fù)雜，再加上人員和成本的限制，這些都使管理信息系統(tǒng)在中小企業(yè)的發(fā)展受到了很大的阻礙，所以管理信息系統(tǒng)在中小企業(yè)的應(yīng)用和實(shí)施過程中存在很多的潛在風(fēng)險(xiǎn)。

二、中小企業(yè)管理信息系統(tǒng)存在的問題

（一）業(yè)務(wù)流程不規(guī)范，管理基礎(chǔ)薄弱

很多中小企業(yè)的管理信息系統(tǒng)的失敗，都是由于管理和業(yè)務(wù)流程的不規(guī)范造成的。許多中小企業(yè)自從創(chuàng)立開始，就一直處在快速發(fā)展或不斷轉(zhuǎn)型的過程中，企業(yè)管理人員根本就無暇顧及管理問題，業(yè)務(wù)流程上的問題也從未引起管理人員的重視。不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)都是銷售業(yè)務(wù)出身，因?yàn)殇N售業(yè)務(wù)能直接和迅速地給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益，所以企業(yè)重銷售而輕管理，這樣使得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒有接受過系統(tǒng)的管理培訓(xùn)，對(duì)企業(yè)的管理問題認(rèn)識(shí)不足，企業(yè)本身的管理非常不規(guī)范。加之中小企業(yè)人員流動(dòng)率高、組織機(jī)構(gòu)復(fù)雜和人員成分多等原因，中小企業(yè)的管理問題會(huì)出現(xiàn)難上加難的情況。薄弱的管理基礎(chǔ)，導(dǎo)致了中小企業(yè)管理信息系統(tǒng)的建設(shè)困難，與大企業(yè)的差距也在不斷擴(kuò)大。

（二）信息化建設(shè)受到限制，資金投入不足

管理信息系統(tǒng)的建設(shè)費(fèi)用包括了前期的咨詢和規(guī)劃分析費(fèi)用，購買硬件和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的費(fèi)用，軟件開發(fā)和維護(hù)費(fèi)用，內(nèi)容多而復(fù)雜。而中小企業(yè)的業(yè)務(wù)流程不規(guī)范，管理基礎(chǔ)薄弱，將大大增加系統(tǒng)的維護(hù)費(fèi)用，許多管理信息系統(tǒng)在完成之后還需要進(jìn)行二次開發(fā)，這些都要求企業(yè)投入更多的資金，所以這對(duì)于很多資金本來就不太寬裕的中小企業(yè)無疑是雪上加霜。許多企業(yè)因?yàn)闊o法持續(xù)地在管理信息系統(tǒng)上投入資金，而使系統(tǒng)最終走向了失敗。還有一些企業(yè)意識(shí)到資金的問題，所以從一開始就選用價(jià)格低和通用性比較強(qiáng)的軟件，但這些軟件可能不具備系統(tǒng)性，或者無法滿足企業(yè)的特殊需求，企業(yè)在使用的過程中會(huì)出現(xiàn)不適應(yīng)的情況，如果這一問題沒有迅速得到解決，最終也將導(dǎo)致管理信息系統(tǒng)的失敗。

（三）對(duì)管理信息系統(tǒng)認(rèn)識(shí)不足，投資期望值過高

中小企業(yè)在建設(shè)管理信息系統(tǒng)的過程中，往往思想上認(rèn)識(shí)不足，希望管理信息系統(tǒng)能立竿見影地發(fā)揮作用，短期內(nèi)就能提高工作效率，在資金上能獲得豐厚的回報(bào)。實(shí)際上這種思想是很不切實(shí)際的，因?yàn)榇蠖鄶?shù)的管理信息系統(tǒng)的建設(shè)過程都非常漫長(zhǎng)，如果加上后期的二次開發(fā)和維護(hù)工作，時(shí)間更是可以長(zhǎng)達(dá)幾年。雖然管理信息系統(tǒng)對(duì)生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的主要作用在于提高生產(chǎn)效率，但這一成效也不是馬上就能顯現(xiàn)，因?yàn)樵S多系統(tǒng)在建立初期都需要投入大量的精力來保證正常的運(yùn)行，所以在開始一段時(shí)期內(nèi)許多員工都會(huì)感覺工作量不減反增。只有在新系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行一段時(shí)間以后，企業(yè)的生產(chǎn)效率才會(huì)得到提高，員工才會(huì)感覺工作比以前輕松。除此以外，企業(yè)在管理信息系統(tǒng)上的投入能否得到足夠的回報(bào)，投資回報(bào)率能否達(dá)到預(yù)期，這也是很難完成的一個(gè)目標(biāo)。許多管理信息系統(tǒng)都需要長(zhǎng)期不斷地投入資金和人員來保證正常運(yùn)行，所以根本無法在短期內(nèi)得到利潤(rùn)回報(bào)。管理信息系統(tǒng)帶給企業(yè)的效益應(yīng)當(dāng)是在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)逐步產(chǎn)生，并非一朝一夕之功。

三、建設(shè)中小企業(yè)管理信息系統(tǒng)的建議

在當(dāng)今信息化的時(shí)代，管理信息系統(tǒng)在企業(yè)的應(yīng)用越來越深入，正在發(fā)揮著不可替代的作用。如何建設(shè)符合企業(yè)自身特點(diǎn)的管理信息系統(tǒng)，保障管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行，已經(jīng)成為中小企業(yè)亟待解決的一個(gè)問題。首先中小企業(yè)需要完善自身的管理制度，促使業(yè)務(wù)流程規(guī)范化。應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到信息化已是當(dāng)今社會(huì)的一個(gè)發(fā)展潮流，要摒棄急功近利的思想，加強(qiáng)技術(shù)人員的引進(jìn)與培養(yǎng);在系統(tǒng)的開發(fā)過程中，注重系統(tǒng)規(guī)劃和分析，進(jìn)行可行性分析和詳細(xì)調(diào)查，合理分配資金，將整體規(guī)劃和分步實(shí)施相結(jié)合，保證系統(tǒng)逐步到位;在系統(tǒng)的使用過程中，需要加強(qiáng)人員培訓(xùn)，建立健全系統(tǒng)安全機(jī)制和系統(tǒng)管理規(guī)章制度，明確分工和保障系統(tǒng)安全;在系統(tǒng)的維護(hù)過程中，注意處理好例行和突發(fā)事件，不斷完善管理信息系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)，確保系統(tǒng)安全平穩(wěn)地運(yùn)行。建立一個(gè)和自身相適應(yīng)的管理信息系統(tǒng)，對(duì)于中小企業(yè)的未來發(fā)展非常重要，有利于提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，幫助企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有一席之地。

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作者簡(jiǎn)介：

莊毅（1979-），男，民族：漢;籍貫：福州;學(xué)歷：研究生;職稱：助教;研究方向：應(yīng)用統(tǒng)計(jì)。