基于業(yè)務(wù)流程的高校人事管理信息系統(tǒng)建設(shè)

呂中楠

摘要：目前我國高校行政組織管理模式基本采用科層制。科層制帶來的高效率，在一定程度上滿足了大學(xué)這種復(fù)雜社會(huì)組織的發(fā)展。但是它也帶來了一些弊端，如墨守成規(guī)、不能及時(shí)應(yīng)對新事物的出現(xiàn)、部門間合作不緊密以及信息流通不通暢。針對科層制帶來的問題，業(yè)務(wù)流程再造帶來了解決思路，它把業(yè)務(wù)流程放在組織管理的中心，克服了傳統(tǒng)組織形式和管理方法在效率和靈活性方面的不足。

關(guān)鍵詞：科層制；業(yè)務(wù)流程；人力管理信息系統(tǒng)建設(shè)

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2019）31-0045-02

一、科層制下的高校行政組織管理

當(dāng)前我國絕大多數(shù)高校實(shí)行的行政管理模式是科層制。我國高校實(shí)行的是黨委領(lǐng)導(dǎo)下的校長負(fù)責(zé)制，大學(xué)下設(shè)學(xué)院和黨政職能部門。學(xué)院一般按照國家教育管理部門制定的學(xué)科門類來設(shè)置，“在學(xué)科管理機(jī)構(gòu)上，目前我國高校往往采取‘校—院兩級、‘校—院—系三級、‘校—（部）—院—系準(zhǔn)四級等明顯科層制的管理體系。這些學(xué)科組織和管理主體的分級體現(xiàn)了科層制層級結(jié)構(gòu)的特征。”[1]而黨政職能部門通常包括組織部、宣傳部、保衛(wèi)處、科技處、教務(wù)處、研究生院、人事處、財(cái)務(wù)處、后勤基建處、信息中心等。在高校里，教師隊(duì)伍建設(shè)及師資管理由人事處負(fù)責(zé)，教學(xué)計(jì)劃及任務(wù)安排由教務(wù)處制定，學(xué)科建設(shè)及研究生培養(yǎng)由研究生院管理，科學(xué)研究和成果轉(zhuǎn)化由科技處管理。這種對各個(gè)黨政部門管理職責(zé)予以明確的做法體現(xiàn)了科層制中專業(yè)分工、職責(zé)明確的特征。

理想狀態(tài)下的科層制在擴(kuò)大組織規(guī)模的同時(shí)，在加強(qiáng)控制、提高管理效率方面有著明顯的優(yōu)越性。隨著大學(xué)招生規(guī)模急劇擴(kuò)大，帶來的學(xué)校管理日益復(fù)雜，科層制下的組織管理模式能夠較好的應(yīng)對這種挑戰(zhàn)。凡事都有利有弊，科層制在具有高效率的同時(shí)，也要看到其弊端。美國功能主義學(xué)者羅伯特·金·默頓（Robert King Merton）就認(rèn)為“科層制要嚴(yán)格遵守成文的規(guī)則和程序，且不惜一切代價(jià)固守規(guī)則，這樣可能會(huì)阻礙更適合解決組織問題辦法的出現(xiàn)，可能導(dǎo)致程序優(yōu)先于潛在的組織目標(biāo)，失去對‘大局的把握，難以應(yīng)付關(guān)于特殊需要情況的對待和考慮。”比如，高校教師抱怨辦理出國參加學(xué)術(shù)會(huì)議的手續(xù)煩瑣，甚至?xí)龅睫k事人員“怠慢”的情況。在辦理教師出國事宜上，凡是提前報(bào)批，計(jì)劃內(nèi)的都可以；而對臨時(shí)安排，計(jì)劃外的，甚至是國外邀請方承擔(dān)所有費(fèi)用，不需要學(xué)校出錢，辦事員往往不知道該怎么按程序處理，一般采取不合作、能拖就拖的態(tài)度，從而引起普通教師的強(qiáng)烈不滿。“科層制在強(qiáng)調(diào)通過規(guī)定和權(quán)力進(jìn)行控制時(shí)，也可能會(huì)鼓勵(lì)行為僵化、不愿意做出‘有風(fēng)險(xiǎn)的決策，從而使整個(gè)組織中個(gè)人和各級群體普遍存在防御性態(tài)度；科層制實(shí)行控制所需要的授權(quán)可使組織中的下屬單位產(chǎn)生狹隘的自我服務(wù)的觀點(diǎn)，可造成一種對整個(gè)組織績效不利的后果”[2]。

二、業(yè)務(wù)流程再造（BPR）

針對科層制管理的種種弊端，20世紀(jì)90年代由美國管理學(xué)家邁克爾·哈默（Michael Hammer）與詹姆斯·錢皮（James A. Champy）提出了業(yè)務(wù)流程再造（BPR，Business Process Re-engineering）。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展下，出現(xiàn)以業(yè)務(wù)流程為中心的管理方式逐漸取代以職能為中心的科層制管理方式的發(fā)展趨勢。在業(yè)務(wù)流程再造BPR中，把業(yè)務(wù)流程放在組織管理的中心，克服傳統(tǒng)組織管理模式在效率和靈活性方面的不足，適應(yīng)了當(dāng)前競爭激烈的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境，增強(qiáng)了企業(yè)的管理效率和生產(chǎn)靈活性。

“流程是工作之間的傳遞和轉(zhuǎn)移關(guān)系，而業(yè)務(wù)流程就是“工作的流動(dòng)”（Workflow），是業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間的傳遞或轉(zhuǎn)移的動(dòng)態(tài)過程”。[3]它是為達(dá)到特定的價(jià)值目標(biāo)而由不同的人分別共同完成的一系列活動(dòng)。活動(dòng)之間不僅有嚴(yán)格的先后順序限定，而且活動(dòng)的內(nèi)容、方式、責(zé)任等也都必須有明確的安排和界定，以使不同活動(dòng)在不同崗位角色之間進(jìn)行轉(zhuǎn)手交接成為可能。活動(dòng)與活動(dòng)之間在時(shí)間和空間上的轉(zhuǎn)移可以有較大的跨度。邁克爾·哈默對業(yè)務(wù)流程作了如下定義：“我們定義某一組活動(dòng)為一個(gè)業(yè)務(wù)流程，這組活動(dòng)有一個(gè)或多個(gè)輸入，輸出一個(gè)或多個(gè)結(jié)果，這些結(jié)果對客戶來說是一種增值。簡言之，業(yè)務(wù)流程是企業(yè)中一系列創(chuàng)造價(jià)值的活動(dòng)的組合。”

美國學(xué)者蘇珊·M·格羅特文特（Susan M·Grotevant）認(rèn)為，業(yè)務(wù)流程再造在高等教育中可以應(yīng)用的領(lǐng)域有：科研及科研管理、人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、學(xué)生服務(wù)等。美國麻省理工學(xué)院（MIT）開創(chuàng)了高等教育界業(yè)務(wù)流程再造的先河。隨著學(xué)校行政管理流程日益冗長和煩瑣，帶來的管理經(jīng)費(fèi)支出大幅度增加，1994年MIT時(shí)任校長宣布成立流程再造指導(dǎo)委員會(huì)，經(jīng)研究討論最終確定以下六個(gè)業(yè)務(wù)流程為再造的核心流程，即：公文管理、供應(yīng)商管理、郵政服務(wù)管理、設(shè)備管理、信息管理和人力資源管理。經(jīng)過五年多的業(yè)務(wù)流程再造，最終實(shí)現(xiàn)了每年節(jié)省4000萬美元管理成本的目標(biāo)。MIT將節(jié)省下來的管理成本投入教學(xué)科研中去，使教育質(zhì)量有了進(jìn)一步的提高[4]。

三、基于業(yè)務(wù)流程的人事管理信息系統(tǒng)

基于業(yè)務(wù)流程人事管理信息系統(tǒng)可以通過以下三種具體方式來實(shí)現(xiàn)具體業(yè)務(wù)流程管理：一、基于業(yè)務(wù)模板的業(yè)務(wù)流程：包括人員的入、離、調(diào)、轉(zhuǎn)；合同的簽訂、續(xù)簽、終止、解除以及變更；保險(xiǎn)的起繳、停繳、基數(shù)調(diào)整等；薪資的確定、調(diào)薪、停薪等。二、基于審批關(guān)系的業(yè)務(wù)流程：包括內(nèi)部崗位變動(dòng)的申請審批流程；職稱評審的申請審批等。三、基于數(shù)據(jù)狀態(tài)的業(yè)務(wù)流程：包括考勤月匯總數(shù)據(jù)的上報(bào)審批；考核計(jì)劃的上報(bào)審批。

通過使用業(yè)務(wù)模板流轉(zhuǎn)可以提高高校人事管理業(yè)務(wù)規(guī)范性和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。業(yè)務(wù)邏輯可在流程設(shè)計(jì)器里設(shè)計(jì)好后，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)流轉(zhuǎn)，流程結(jié)束后可自動(dòng)更新相關(guān)信息，增加子集記錄。

下面以新入職教職工報(bào)到和職稱評審為例：

四、結(jié)語

分析、診斷并重新設(shè)計(jì)高校人事管理的業(yè)務(wù)流程是研究的重點(diǎn)和難點(diǎn)。業(yè)務(wù)流程再造一般有兩種方式：改良式重組和革命式重組[5]。革命式再造是“徹底翻新”，徹底改變原有流程，建立全新的流程，采用這種方式風(fēng)險(xiǎn)和難度都較大。從學(xué)校實(shí)際出發(fā)，對人事管理業(yè)務(wù)流程選擇改良式重組更為穩(wěn)妥，更容易被管理人員接受。基于業(yè)務(wù)流程的高校人事管理信息系統(tǒng)的建設(shè)覆蓋了從招聘進(jìn)校、崗位設(shè)置、培訓(xùn)培養(yǎng)、職稱評聘、績效管理、薪酬福利、離職退休、合同管理等一系列人事核心管理業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)了人事管理工作的業(yè)務(wù)流程模塊化、集成化和系統(tǒng)化。

參考文獻(xiàn)：

[1]葛少衛(wèi).高校學(xué)科科層制組織管理模式研究[J].南京航空航天大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2014，16（4）：84.

[2]張曉梅.科層制與高校的管理體制[J].發(fā)展研究，2007（01）：86.

[3]王璞.流程再造[M].北京：中信出版社，2005：5.

[4]汪小洲，洪曉軍，周國君.業(yè)務(wù)流程再造在美國高等教育中的應(yīng)用及啟示[J].高等農(nóng)業(yè)教育，2006（10）：89-92.

[5]陳禹，崔子龍.基于管理流程的人力資源管理信息化[J].中國人力資源開發(fā)，2007（8）：26.