人事檔案的重要性與管理策略

譚云秀

摘要：隨著時代的進步和社會的發展，人事檔案的作用日益顯著。人事檔案作為檔案管理的重要組成部分，應該要秉承準確性、及時性、系統性的原則。因此，全面提升人事檔案管理水平，是人事檔案管理工作的基礎和保障。要提升單位管理者對人事檔案重要性的認識，就要全面完善相關管理機制，用新理念、新制度、新技術運用到到檔案管理工作中，全面提升人事檔案的工作效率，更好地為廣大員工服務。

關鍵詞：人事檔案;管理工作

中圖分類號：G27 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）012-0153-01

人事檔案是人力資源管理工作的重要依據，人事檔案管理工作具有專業性強、工作量大、制度性強、涉及內容廣、保密程度高等特點。因此，為了全面提高人事檔案管理工作的水平，就需要提升對人事檔案管理工作的重視程度，進而全面從嚴管理。而人事檔案的提供利用工作，是以收藏的檔案信息資源為基礎，通過一定的方式、方法提供檔案中真實、準確、實用的相關信息，為人事工作和其它工作服務。因此，只有呈現更加科學、全面、完整、細致的人事檔案，才能發揮人事檔案在單位管理中的重要作用，才能使人事檔案的社會價值得以體現。

一、人事檔案的重要性

在新時代的背景下，為了更好地服務企業、服務員工、服務社會，對人事檔案管理工作標準提出了更高的要求。

1.人事檔案的主要內容

人事檔案是反映個人履歷、學歷、獎勵、職稱、培訓、政審、考核鑒定、工作業績、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史記錄性材料。人事檔案管理是各單位綜合管理工作的基本組成部分，人事檔案能夠客觀反映和見證各單位員工的成長歷程，為企業有針對性地管理員工提供了重要事實依據。因此，人事檔案管理的工作質量及工作效率將直接影響到企業的人才隊伍建設和企業的發展。

2.人事檔案的用途

人才引進、政治審查、選拔錄用、聘用、考核、考察、任免、工作調動、職級晉升、教育培訓、職稱評聘、表彰獎勵、工資待遇、辦理戶口、辦理公證、辦理案件、離退休、社會保險、編寫生平、編史修志、撰寫大事記、人物傳記、舉辦展覽、紀念活動等。

二、加強人事檔案管理工作的途徑及方法

1.制定符合實際情況的檔案管理制度

明確人事檔案管理的重要性，加強檔案管理制度建設，全面規范檔案管理。建立健全完善的檔案管理制度、工作流程及其工作人員崗位職責，切實將規章制度及工作流程落到實處。在日常工作中嚴格貫徹實施，嚴格規范人事檔案的查借閱與轉遞制度，明確檔案管理工作人員的職責，做到規范化、制度化管理。健全的檔案管理制度是做好人事檔案管理工作的基礎和保障。

2.利用“互聯網+”及大數據，提高管理質量和管理效率

檔案管理人員需要及時維護檔案的動態信息，認真整理、仔細甄別、細致分類、手續齊全、保證人事檔案的真實性、準確性、權威性和機密性，加快推進檔案管理信息化、數字化建設工作，提高人事檔案的管理質量。為人事檔案建立數字化管理系統，使用掃描儀和計算機等先進設備，將原有紙質的人事檔案信息轉錄為電子信息檔案。利用大數據及先進的技術為企業量身打造檔案管理系統，設置相應管理科目及細則，從傳統的紙質檔案向電子檔案轉換，方便檔案管理人員進行管理和查閱。要建立健全檔案管理系統，并做好檔案管理系統的安全防護工作，及時將檔案進行加密，以此來保證檔案所在網絡空間安全。提升檔案信息系統、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效、機密的人事檔案信息化管理體系。通過應用現代化的管理系統，提升人事檔案管理的工作效率。統籌科學的管理方法管理檔案，使人事檔案管理工作適應企業發展，使企業的發展再上新臺階。

3.加強檔案人員專業知識業務培訓

定期進行與檔案知識等相關的業務培訓，提高檔案管理人員的業務水平。使其在日常管理工作中，堅持原則，強化責任感，做到嚴格遵守制度、做好保密工作。對檔案管理人員要進行定期培訓，通過學習檔案知識，將理論知識與實際工作結合起來，加強檔案管理意識，強化人才隊伍建設，提高人事檔案管理水平，夯實人事檔案管理工作基礎，并且為管理人員提供計算機方面的業務技能培訓，以適應新形勢下的企業人事檔案管理工作。通過專業知識、業務培訓、知識競賽等建立起具備高專業素質、高職業水準的人事檔案管理人才隊伍，為持續做好人事檔案管理工作堅實的基礎。

4.定期開展人事檔案檢查與監督工作

定期組織開展人事檔案審核工作，建立專項審核小組，研究制定審核工作實施方案，并明確小組的具體工作任務和職責分工，將責任落實到個人，定期對檔案管理人員工作進行檢查、指導、督促。檢查組根據實際業務發生情況，調取業務記錄和人事檔案，主要檢查臺賬記錄、收集與歸檔、查借閱、轉遞與報送、審核與整理、檔案信息化等業務管理情況，重點審核檔案內容是否真實、檔案材料是否規范齊全、檔案材料記載內容之間的關聯性是否合理以及是否影響人事檔案使用等。同時為檔案管理人員制定工作評分制度，并設置相應的評分標準。對在檢查檔案管理人員日常工作的情況，予以評分。此外，檔案管理部門要做好自檢，全面分析工作中存在的問題、準確評估現有工作量，對照評分標準，進行自評。根據對相關檔案管理人員的檢查結果，針對相關機制認識不清、相關制度落實不到位、相關工作做的不全面等檔案管理部門提出整改要求，使其在規定時間內完成相關問題整改。并定期開展人事檔案管理工作報告會，研究在工作中遇到的相關問題，及時提出解決方案，學習兄弟單位的管理經驗，交流心得，使企業人事檔案工作更加細致。

綜上所述，我們要積極探索適合應用在檔案管理工作上的新規律和新方法。從嚴人事檔案管理，完善人事檔案管理機制，在“互聯網+”的背景下，利用大數據系統科學、高效的開展檔案管理工作，并加快推進人事檔案信息化建設，不斷地提升人事檔案服務水平，最大限度地發揮人事檔案的重要職能和價值。全面推廣科技及信息化在檔案管理工作中的應用，不斷創新人事檔案管理工作的新路徑，充分發揮檔案服務效能，進而推動人事檔案管理工作的發展，為人事檔案管理工作的順利開展提供有力的支撐和重要保障。