如何提高辦公室文秘工作質量及水平探討

李苗苗

摘要：辦公室文秘人員每天承擔了繁重的工作量。既要嚴格遵循上級領導發布的命令，又要充分了解各層工作者的工作狀況。在國家政府機關單位、企業中擔負處理事物的人員，還應當善于人際溝通與協調。因此，文秘人員的工作水平提升非常重要。基于此，本文闡述了提高辦公室文秘工作水平的重要性以及主要工作原則，分析了當前辦公室文秘應當具備的業務素質，探討了提升辦公室文秘工作質量與水平的策略。

關鍵詞：辦公室;文秘工作;質量;水平

中圖分類號：C931.46 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2019）012-0062-02

一般情況下，企業、機關單位的工作量非常多，具體安排一些組織內外部的多項事宜，對于企業、機關單位，辦公室文秘處在中心位置。所以，文秘人員的工作效率與質量可以直接影響到整個組織的工作進展，決定了企業、機關單位有效經營以及健康發展。因此，相關管理者必須高度重視辦公室文秘工作質量，采取有效措施提升文秘專業素養與工作水平。

一、提升辦公室文秘人員工作水平的重要性及其原則

（一）重要性

辦公室是企業管理及行政人員辦公的重要場地，由于每天需要承接多樣化的行政管理工作，所以工作量一般都很大，既要及時向各層工作者下達領導的任務及命令，而且還要將各部門的具體工作狀況向上級匯報，需要充分做好每個細節。同時，辦公室文秘人員還應當科學地分配好各項工作事宜，有效地協調企業內部相關工作人員的關系，此外，還應當處理好企業外部交易、經濟方面的業務。因此，辦公室文秘人員自身的工作水平在企業運行中發揮不可或缺的作用，相關管理者必須對此給予高度重視。

（二）工作原則

辦公室文秘人員必須認真遵循所在企業制定的工作原則，具體內容如下：其一，對上級發布的任務及命令必須嚴格執行，讓企業內部上下級之間形成有效的溝通，擅于協調上下級的關系，確保企業各項工作健康、有序地運行。其二，竭力提升自身的職業素養及專業技能，結合具體情況有效地安排辦公室工作，提升整體辦公效率與質量。其三，保持良好的文秘職業道德，面對繁多、復雜的辦公室工作，都要耐心、認真地完成，遵守企業相關的辦事制度工作。

二、辦公室文秘人員具備的職業素養

第一，嚴格遵守企業規定的各項規章制度。這也是每一位辦公室工作者需要遵守的最基本的職業道德。雖然文秘人員的工作十分繁重，但是也不準遲到/早退。文秘人員要盡可能提前幾分鐘來單位報到，合理規劃當日工作進程，有序地開展各項工作。并要學會有效地利用零碎時間，處理手里文件資料。否則，若每天正點走進辦公室，領導已布置好了相關任務，會讓自己工作忙亂，甚至發生工作失誤現象，嚴重影響了企業整體辦公效率。

第二，凡事顧全大局。作為企業文秘，必須時刻學會以企業利益為中心工作，遇到事情，首先站在企業發展的大局加以分析，既需要承擔較大的工作壓力，又能夠忍受工作中的委屈，不做任何有損企業利益的事。

第三，提升辦事效能。工作效能是檢測辦公室工作人員一項重要指標，如果一名文秘人員每天做了很多工作，卻沒能取得良好的效果，就意味著辦事效能為“零”。所謂的效能強調的是工作質量。例如：當辦公室文秘接到了幫企業管理者起草發言稿的任務，若自身有著很高的文字功底，即可迅速交稿;相反，若缺乏工作經驗，極易使發言稿與演講要求相違背。所以，工作中必須重視寫作質量，不可盲目落筆，需要預先做好充分地準備。

第四，提高工作效率。其一，積極地保持和上級的有效溝通。文秘人員要及時執行領導的各個命令，但也要擁有自己的主見，頭腦靈活。對自身職責以內的事全盤接受，當有很好的建議或者存在疑問時也要及時與領導進行交流，盡可能規避工作失誤。其二，工作要有計劃性。文秘每天都要應對很多新的、復雜的任務，有些還帶有極強的時效性，或者可能存在突發性任務，且不準遺漏、重復。因此，文秘人員要具備超前觀念，結合企業的情況，合理分析哪些需要盡早完成的工作，有條不紊地工作，提升辦公質量。

三、提高辦公室文秘工作質量與水平的重要策略

（一）構建良好的獎懲制度

對于企業的辦公室工作，為了切實地提升整體工作質量與水平，管理者必須做到“賞罰分明”，有必要在企業內部構建良好的獎懲制度，這也是一項重要的激勵手段。有利于更好地激發所有辦公人員的工作熱情。企業通過健全的獎勵制度能夠有效地樹立職工的競爭觀念，激發文秘工作人員對自己提出更高的追求，從而自發地提升工作效率。同時，懲罰制度也帶有一定的警告性。有利于文秘人員不斷地自我提高與改進工作技能。此外，企業在制定獎懲制度的時候，還要具體根據內部各個工作人員的辦公效能、效率等情況，展開綜合性評估。以確保制度的科學性、有效性、可行性，在推行獎懲制度過程中也要定期進行測評。

（二）培養文秘人員的創新能力

創新是一個國家、企業長盛不衰的重要驅動力。部分人員對辦公室的文秘工作形成了思想的誤區，他們認為文秘的工作很死板，只要嚴格遵守企業規定，按部就班執行就可以。然而，辦公室文秘工作并非像設想的那樣簡單。文秘人員也要從思維、工作方面不斷地創新。從文秘工作方式的視角分析，為了盡快取締低效率的辦公方式，一定要對工作方式加以改進、優化，充分發揮工作人員的創新思維，探索一種高效的辦公模式，提升企業整體的辦公質量與水平。為了激發文秘人員的創新思維，管理者可以采取以下措施：其一，對辦公室文秘人員的意識、行為適當放寬約束，促進其勇于創新，同時，做好各級人員的溝通，構建輕松的創新氛圍;其二，企業領導人員要有效地發揮模范作用，積極地學習先進企業的新興的辦公理念及工作方式，對企業的辦公室文秘人員予以工作的指導或啟發。

（三）有效規劃文秘人員數量

由于企業每天的文秘工作量很大，且種類復雜。如果文秘人員數量很少，難以有效地完成任務。若文秘過多，也會存在工作相互推委的問題，從而影響了整體的辦公效率。既浪費了不必要的人力資源，又沒有達到人盡其才的目的。所以，企業管理者必須對辦公室工作情況予以綜合性評估，合理規劃文秘人員的數量，有利于提升辦公室工作質量及水平。

（四）提升文秘人員綜合素質

第一，強化相關理論的培訓。掌握扎實的理論知識才能更好地指導實踐工作，辦公室文秘人員必須不斷強化自身理論知識的學習，其一，積極地了解、學習國家新頌布的相關法律，把握國家發展的方向，樹立正確的價值觀，這對于企業、機關單位的文秘人員而言非常關鍵。其二，認真學習企業領導層制定的政策，尤其關于文化方面的政策，根據企業的核心價值觀，著力發揚集體主義精神。第二，強化專業技能培訓。一般辦公室文秘人員的工作難度存在一定的差異。所以，需要文秘人員具備較高的專業技能。企業、機關單位管理者要重視文秘人員的業務培訓。伴隨我國科學技術的不斷發展，思維觀念日益更新，作為一名辦公室文秘，也要與時俱進，不斷更新自身的思想及專業技能，促進企業提升辦公質量與效率。

四、結語

總之，辦公室是企業管理者、行政工作者重要的辦公環境。文秘人員工作質量及水平的提升對企業整體發展而言具有重要的促進作用。因此，企業的管理者必須對此保持高度的重視，構建良好的獎懲制度，激發職工的創新思維，強化專業知識及技能的培訓，提升辦公室文秘工作水平。