技校檔案管理工作信息化建設(shè)探析

汪藝

【摘 要】隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展，信息技術(shù)不斷的被人們所利用，對(duì)于學(xué)校的檔案工作提供了極大的便利。對(duì)于檔案的保存、使用、管理工作等發(fā)揮著不可替代的作用。由此，對(duì)于技校的檔案管理信息化發(fā)展提出了新的挑戰(zhàn)。本文就針對(duì)技校檔案管理信息化發(fā)展建設(shè)進(jìn)行了簡(jiǎn)單的探析。

【關(guān)鍵詞】技校；檔案管理工作信息；探析

當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展已經(jīng)離不開信息技術(shù)。對(duì)于信息化的交流的要求也越來(lái)頻發(fā)。檔案管理工作作為學(xué)校管理工作的重要部分，對(duì)于學(xué)校的作用是不可忽視的。檔案管理工作擁有維護(hù)與保持學(xué)校歷史的工作的作用，可以極大的保存學(xué)校的歷史發(fā)展。檔案信息化管理可以把紙質(zhì)的檔案保存為電子文檔。電子文檔擁有比紙質(zhì)檔案的更容易保存、不易損壞、保存時(shí)間長(zhǎng)、可以讓文檔的使用不受時(shí)間與距離方面上的約束。極大的提高了技校檔案管理工作的工作效率，有利于技校檔案管理工作的開展。

一、檔案管理工作信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)分析

（一）有利于提高檔案管理工作的效率

之前傳統(tǒng)的檔案管理就是以人工的方式進(jìn)行管理，工作的質(zhì)量與效率相對(duì)的比較的低，不利于檔案管理工作的開展。信息化檔案管理方式可以讓檔案管理工作變得更加方便、有效率，提高了技校檔案管理工作的效率。信息化的建設(shè)利用，可以建立一個(gè)網(wǎng)上查閱平臺(tái)，使得學(xué)校的師生自由的查閱了解到有關(guān)的檔案資料。減去了傳統(tǒng)的查閱方式所浪費(fèi)的時(shí)間和檔案歸納的程序，提高檔案管理工作的工作效率。

（二）有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理對(duì)象的數(shù)學(xué)化

信息化的檔案管理方式是把檔案信息的載體由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案的形式。其本質(zhì)就是改變了信息的載體，沒(méi)有改變其原來(lái)的內(nèi)容。這樣的創(chuàng)新是其有利于各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，保證其檔案資料的安全性、準(zhǔn)確性。在技校的發(fā)展的過(guò)程中來(lái)積累了許多的資料，由于在校的師生工作人員比較的多，人員的流動(dòng)性大。如果是采用傳統(tǒng)人工的管理方式，會(huì)出現(xiàn)信息的采集速度慢導(dǎo)致最終的資料不準(zhǔn)確。采用信息化的檔案管理工作輕松便捷，大大的提高了檔案管理的質(zhì)量與效率。

（三）儲(chǔ)藏量大，檔案安全性高

利用信息化的檔案管理，可以不用擔(dān)心因?yàn)閿?shù)據(jù)量大而無(wú)法及時(shí)采集。可以收取大量的技校檔案數(shù)據(jù)，可以提高技校檔案管理效率，可以保障檔案信息的安全。采用信息化的檔案管理方式比其人工檔案管理提高了質(zhì)量與效率，而且可以減少相對(duì)應(yīng)的成本。

二、技校檔案管理信息化的必要性

（一）社會(huì)發(fā)展的需要

在現(xiàn)在的社會(huì)發(fā)展，信息技術(shù)的利用已經(jīng)融入到社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域，極大的影響著人們的生活。改變?nèi)藗円酝鶄鹘y(tǒng)且單一的記錄方式，利用互聯(lián)網(wǎng)信息的技術(shù)改變了傳統(tǒng)檔案受時(shí)間、局域的限制。對(duì)于人才培養(yǎng)的基地技校來(lái)說(shuō)，更應(yīng)該知道信息化檔案管理的重要性，要將信息化檔案管理工作放在學(xué)校日常管理工作上，完善學(xué)校的檔案管理工作。

（二）辦公效率的需要

技校的信息化檔案管理工作，不僅僅是學(xué)校發(fā)展的自身要求更是時(shí)代發(fā)展的要求。信息化的檔案管理工作可以為學(xué)校的招生、教學(xué)等提供強(qiáng)有力的保障。可以為學(xué)校各方面的交流提供方便。信息化的管理具有儲(chǔ)藏量大、便捷的交流、方便儲(chǔ)存于讀取，管理方便等等在辦公自動(dòng)化的地位日益的重要。

（三）檔案信息化管理的需要

信息化的發(fā)展，技校在檔案管理所要面對(duì)的信息越來(lái)越多而且越來(lái)越復(fù)雜。發(fā)展信息化的建設(shè)，可以為檔案的管理各項(xiàng)工作提供信息化的服務(wù)。不在依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)人工工作方式，利于學(xué)校資源的合理利于。在使用檔案信息化管理的時(shí)候可以方便學(xué)校對(duì)于學(xué)生的檔案管理，以便可以更加方便的了解到學(xué)生在學(xué)校情況，了解學(xué)生的成長(zhǎng)過(guò)程：可以更好的為管理學(xué)生提供便利，營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)環(huán)境。

三、技校檔案管理工作信息化建設(shè)途徑

（一）提高檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

技校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于技校的檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)，極大的影響到檔案信息化管理的建設(shè)發(fā)展。就目前技檔案管理工作當(dāng)中，還是存在著有些技校領(lǐng)導(dǎo)在對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)工作的認(rèn)識(shí)不足，忽視了對(duì)于其建設(shè)。只是一味的把學(xué)校的發(fā)展資源放在擴(kuò)大招生的方面上，導(dǎo)致出現(xiàn)現(xiàn)在有些技校在檔案管理工作上還是歸于傳統(tǒng)的方式上。更有甚者對(duì)于學(xué)校的檔案管理工作忽視不加以管理。所以加強(qiáng)技校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作是非常的重要。

（二）加大對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的投入

技校在對(duì)于檔案管理信息化開展的時(shí)候不僅僅要加大對(duì)于資金上的投入，而且還對(duì)與雞機(jī)械設(shè)備上的投入，例如打印機(jī)、計(jì)算機(jī)、掃描儀、投影儀等設(shè)備。在此方面還需加強(qiáng)培養(yǎng)對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)等方面上的人才培養(yǎng)，不斷的更新設(shè)備與技術(shù)。對(duì)于信息化檔案管理工作所存在的問(wèn)題要完善，已對(duì)此適應(yīng)學(xué)校檔案管理的新需求，加快以檔案信息化管理帶動(dòng)技校的持續(xù)發(fā)展。

（三）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的觀念，增強(qiáng)意識(shí)

作為檔案的管理人員必須要重視對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)，轉(zhuǎn)變其舊的思想觀念。要結(jié)合技校本身的實(shí)際情況走，適合技校本身的檔案管理信息化的建設(shè)道路。要重視學(xué)校的發(fā)展需求，制定相應(yīng)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)踐中慢慢的建立全管理機(jī)制。

（四）提高檔案管理人員的素質(zhì)

建設(shè)檔案管理信息化的建設(shè)檔案管理人員的作用是不可忽視的。因此需要檔案管理者要必須的掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，要明確管理的原則與熟悉其工作流程。因此，在對(duì)于建設(shè)檔案管理信息化上的建設(shè)是要注重對(duì)于復(fù)合型人才的培養(yǎng)，讓其樹立終生學(xué)習(xí)的優(yōu)秀習(xí)慣，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的培養(yǎng)。必要時(shí)候應(yīng)該積極去引進(jìn)專業(yè)人士進(jìn)行管理。

四、我國(guó)檔案管理信息化目前存在的不足

（一）缺乏信息化的意識(shí)

因?yàn)槲疫M(jìn)入信息化的時(shí)代的時(shí)間不長(zhǎng)，有關(guān)于信息化的技術(shù)也不算太過(guò)于完美，因此我國(guó)關(guān)于信息化管理的理念還有完全的深入人心。在有些的單位人員更偏向于紙質(zhì)的文檔，關(guān)于檔案信息化管理還不太算了解。導(dǎo)致我國(guó)的信息化管理工作還存在于工作上的流程形式，因此導(dǎo)致了出現(xiàn)關(guān)于檔案管理方面等等的資源浪費(fèi)。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施不完善

相對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)上說(shuō)，一些基礎(chǔ)電子設(shè)備是必不可少的，比如計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)器、復(fù)印件等等。和與之相對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備服務(wù)，這切都離不開資金上的支持。對(duì)于技校來(lái)說(shuō)這些必須的設(shè)備完善是技術(shù)檔案信息化管理的重中之重。總的一切來(lái)說(shuō)如果技校缺少對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的資金的話，那么對(duì)于檔案信息化管理具有很大的影響。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，本篇文章就針對(duì)中國(guó)技校檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)行了簡(jiǎn)要的探討。主要針對(duì)檔案管理信息化的優(yōu)劣勢(shì)進(jìn)行分析。對(duì)于建設(shè)檔案信息化管理的作用進(jìn)行認(rèn)識(shí)，其不僅僅可以保障檔案管理工作的質(zhì)量與效率，還能大量的存儲(chǔ)技校的檔案信息資料與保障存儲(chǔ)檔案的準(zhǔn)確性和安全性。也提出了關(guān)于如何提高檔案管理信息化建設(shè)的途徑。認(rèn)識(shí)到技校領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員的重要性，其可以推動(dòng)技校檔案管理信息化建設(shè)。

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