淺談燃氣企業(yè)材料物資管理中存在的問題及應對措施

葛龍元

【摘 要】原材料和工程物資是燃氣企業(yè)重要的資產(chǎn)，也是企業(yè)發(fā)展的物質(zhì)基礎和實現(xiàn)經(jīng)濟利益的重要資源。燃氣企業(yè)材料物資管理中品種多、管網(wǎng)建設和配套安裝項目分散，企業(yè)材料物資的功能和價值不受損失是燃氣企業(yè)亟待解決的管理問題。目前一些燃氣企業(yè)存在材料物資管理不善、利用效率不高的問題，提升材料物資管理水平，對于提高企業(yè)經(jīng)濟效益具有重要意義。

【關鍵詞】企業(yè)；物資；管理；措施

一、燃氣企業(yè)材料物資管理的特點

燃氣企業(yè)的經(jīng)營范圍主要涵蓋天然氣供應、配套安裝和日常運營等相關業(yè)務。其管網(wǎng)和設施設備屬于壓力容器，且地埋管線和架空管網(wǎng)在日常運行中會存在不同程度的銹蝕、老化等情況，因而對質(zhì)量要求高。材料物資作為燃氣企業(yè)資產(chǎn)，是企業(yè)發(fā)展的重要保障。一般情況下，在燃氣企業(yè)的配套安裝業(yè)務中，重要設備、材料，如調(diào)壓箱柜、燃氣表具、管材、管件由建設單位（甲方）采購供應，一般稱之為“甲供材”，施工單位只負責安裝；而其他配套輔材，如管卡、膠帶、油漆等由施工單位（乙方）采購并負責安裝。燃氣工程項目的特殊性，材料物資管理具有以下特點：（一）材料物資種類多，按照用途和類別可分為石油專用管材、普通鋼材、塑料及制品、石油專用設備、管道配件等十余個大類近300多個品種，如果再加上一些特殊工程項目使用的材料物資就更多了；（二）配套安裝施工項目多、施工地點分散；材料物資的運輸、供應和保管受到成本費用和安全因素的影響；（三）施工周期短則數(shù)天、長則數(shù)月到一年以上或更長時間。由于受到季節(jié)性影響及施工條件的限制，施工也不均衡，部分材料物資需要建立儲備，這些儲備物資占用一定量的資金。

二、燃氣企業(yè)材料物資管理中存在的問題

（一）缺乏完善材料物資管理制度和業(yè)務流程。有些企業(yè)未及時適應企業(yè)管理的需要，在業(yè)務開展之初，未建立行之有效的材料物資管理制度，材料物資管理業(yè)務無章可循，業(yè)務流程也存在不暢和權(quán)責不清的問題，無專職管理崗位等原因致使材料物資管理出現(xiàn)賬實不符或毀損等情況。

（二）材料物資的采購與實際需求脫節(jié)，或采購業(yè)務未經(jīng)適當審批或超越授權(quán)審批，可能造成企業(yè)資源的浪費。實際工作中，由于未充分掌握企業(yè)經(jīng)營、市場開發(fā)等業(yè)務的需要，導致采購的物資與工程項目所需脫節(jié)，隨意和盲目采購，形成物資的積壓、短缺或者材料物資質(zhì)量達不到要求，易造成工程項目停工待料，資金運行效率低下，無形中提高了生產(chǎn)運行成本。

（三）驗收工作不規(guī)范，可能導致材料物資賬實不符和損失。有些企業(yè)，由于運輸或物流環(huán)節(jié)受外界的影響，材料物資的包裝破損或沒有完整包裝，形成材料物資損壞或附件丟失，驗收中未及時發(fā)現(xiàn)而影響材料物資的后期使用。不了解材料物資的特性及驗收指標導致材料物資的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等不符合采購要求，或因保管不善而丟失一些有效的合格證明、技術(shù)資料等重要證明資料。這些不合格的材料物資在后期的配套工程使用后，將會給天然氣管網(wǎng)和設施設備帶來安全隱患，導致燃氣企業(yè)安全生產(chǎn)工作受到嚴重影響，企業(yè)運行后期會為此付出高額的隱患整改等費用。

（四）材料物資管理領用進行未定額控制或領用核銷工作不到位。實際中，一些企業(yè)的材料物資出庫未按照工程明細項目進行定額控制，或材料物資出庫申請和審批業(yè)務未做到崗位分離，原始資料缺失、領用無計劃；工程項目完工后未對材料物資的實際消耗數(shù)量進行現(xiàn)場核對，而是以領代耗，存在管控不到位的情況，形成漏洞和管理上的缺位，易造成材料物資的浪費和損失。

（五）材料物資的對賬和盤點工作到位，應有的控制失效。實際中，由于財務部門核算和監(jiān)督職責未履行到位、材料物資管理部門管理缺位，或人員短缺、軟硬件條件受限等原因，未按照內(nèi)控要求定期開展對賬和盤點工作、相關崗位變動時未辦理材料物資盤點交接，或在對賬和盤點工作出現(xiàn)的問題未及時追蹤解決，長期以往賬實不符而形成資產(chǎn)損失。

三、提高燃氣企業(yè)材料物資管理水平的應對措施

在燃氣企業(yè)配套安裝成本中，材料費一般占60%左右，材料物資管理是燃氣企業(yè)配套安裝業(yè)務中一項重要的工作。材料物資費用的控制也是工程成本控制的重點，也是企業(yè)內(nèi)部控制工作的重點。因此，加強材料物資費用的日常管控對于提高企業(yè)經(jīng)濟效益具有重要的意義。

（一）制定切實可行的材料物資管理制度及并明確業(yè)務流程。實際工作中，應結(jié)合企業(yè)的生產(chǎn)運行特點、管理模式和管理基礎等因素，根據(jù)內(nèi)部控制規(guī)范的要求制定出適合企業(yè)自身管理特點的制度，來規(guī)范和指導企業(yè)材料物資管理工作。

在材料物資管理制度確定材料物資管理的運行架構(gòu)，應明確制度適用范圍、部門及相關崗位職責和相應的工作程序；在具體業(yè)務方面，要明確材料物資采購、入庫、物資儲存、出庫及盤點等工作的具體操作辦法和考核措施，在此基礎上，還可根據(jù)管理需要梳理出材料物資的管理流程并加以學習貫徹，做到有章可循。再好的制度，不執(zhí)行也是一紙空文，因此要結(jié)合內(nèi)控體系要求加大執(zhí)行力、加大考核力度，逐步形成材料物資管理的制度化、流程化。

（二）啟用成熟完善材料物資管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)材料物資管理信息化。應充分考慮燃氣企業(yè)材料物資品種多、管控難度大的特點，必須借助成熟完善的材料物資信息系統(tǒng)，將材料物資信息管理、供應商管理納入信息系統(tǒng)，對于日常管理中材料物資入庫、定額管理、出庫等工作進行系統(tǒng)控制，利用信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)處理的強大功能，實現(xiàn)材料物資管理工作的信息化。對于管理基礎較好的單位，還可以將材料物資的管控措施嵌入到材料物資管理信息系統(tǒng)中，促進材料物管理工作的程序化、信息化。

在材料物資信息系統(tǒng)具體應用中，還要做好系統(tǒng)權(quán)限設置、數(shù)據(jù)備份和信息系統(tǒng)的安全等工作。

（三）加強材料物資采購的計劃管理工作，保持合理的材料物資儲備。材料物資的計劃管理的目的就是做到經(jīng)濟采購、減少庫存占用、加速周轉(zhuǎn)，提高企業(yè)經(jīng)濟效益。在實際采購中，采購計劃可依據(jù)年度的市場開發(fā)計劃和預算安排編制。材料物資采購計劃依據(jù)工程項目或生產(chǎn)需求，摸清庫存家底、綜合平衡庫存狀況進行編制，能夠調(diào)劑平衡的，不列入當期采購計劃。采購材料物資時必須訂立書面合同。日常管理中，還要結(jié)合材料物資使用情況，合理確定材料物資的最高和最低儲備定額。總之，材料物資計劃管理工作既要滿足日常生產(chǎn)經(jīng)營和工程建設的需要，也不能為過度保證供應，擴大儲備規(guī)模，形成材料物資的積壓和浪費。

（四）規(guī)范材料物資的驗收入庫工作，把好材料物資驗收入庫關。資產(chǎn)的安全完整也是投資者、債權(quán)人和其他利益相關者普遍關注的重大問題。由于燃氣行業(yè)的特殊性及方便工程項目的預決算工作，采購的材料和配件必須配齊產(chǎn)品合格證、材質(zhì)證明書、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量檢測報告、使用說明書等品質(zhì)保證憑證。材料物資驗收必須嚴格依據(jù)采購合同的約定進行數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)標準、規(guī)格、型號等全方位現(xiàn)場驗收，出具驗收記錄。對規(guī)定需要進行強制質(zhì)量檢驗的物資，須委托質(zhì)量檢測機構(gòu)進行檢驗檢定。對包裝破損、影響使用，不符合合同約定、或標準規(guī)定的材料物資，不得入庫。為保證及時性，驗收工作必須在規(guī)定時間內(nèi)完成。

實際工作中，相關的管理人員應具備一定的專業(yè)勝任能力。例如：倉庫保管員應經(jīng)過材料物資性能和技術(shù)特性、倉儲保管等方面的專業(yè)知識培訓；材料管理員應具備工程管理和財務管理方面的基礎知識。另外，材料物資采購合同中必須明確材料物資技術(shù)標準、質(zhì)量標準或其他要求，約定質(zhì)量數(shù)量驗收方法，并預留一定數(shù)額的質(zhì)量保證金。

（五）加強領用材料的定額控制和工程完工后材料物資的核銷工作，夯實管理、有效堵塞管理漏洞。材料物資消耗定額管理是一項重要的管理手段，也是加強企業(yè)配套安裝施工項目核算，促進材料物資節(jié)約使用、降低工程成本，提高企業(yè)經(jīng)濟效益的有利舉措。實際工作中，企業(yè)應依據(jù)設計單位編制的單項工程概算確定工程材料消耗定額，作為對施工單位領用材料最高限額進行控制的依據(jù)。具體的控制原則是：限額以內(nèi)，隨領隨發(fā)，超過限額數(shù)量時，須辦理追加領料手續(xù)，以利控制材料成本。

發(fā)料時，依據(jù)審核批準的材料物資出庫單，按照“先進先出”的原則辦理出庫，避免形成過期和積壓的材料物資。工程項目完工后，企業(yè)應結(jié)合驗收進行工程量核對工作，確定項目實際耗用的材料物資，對于領用材料超過實際耗用材料的項目，由領用單位按照“不影響再次使用”的原則辦理退庫，超額領料的項目按照采購價格由領用單位賠償。這一措施，可在一定程度上堵塞材料物資管理中的漏洞。

（六）建立材料物資對賬和盤點工作機制，及時解決材料物資管理中存在的問題。材料物資的定期盤點和賬實核對，就是定期對材料物資進行盤點，并將盤點結(jié)果與會計記錄進行比較。如果結(jié)果與會計記錄不一致，可能說明材料物資管理上可能出現(xiàn)錯誤、浪費、損失或其他不正常現(xiàn)象，應當分析原因、查明責任、完善管理制度。實際工作中，企業(yè)應建立月度對賬和定期盤點的工作機制。即每月由財務部門和物資管理部門對當月的材料物資購入、出庫業(yè)務進行全面的核對，確保當月材料業(yè)務全部記錄入賬，對于貨到票未到的采購業(yè)務，業(yè)務部門應辦理暫估入賬手續(xù)，以保證會計信息系統(tǒng)和材料物資管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)記錄的一致性。

日常還要做好材料物資的保護控制工作，對材料物資這類變現(xiàn)能力強的資產(chǎn)必須限制無關人員的直接接觸。盤點就是對庫存物資數(shù)量、質(zhì)量和保管情況進行的清查。每月或日常盤點可由倉庫保管員自行開展，每季度或半年由盤點小組進行全面清查盤點，對發(fā)生的盈虧，要及時查清原因，定人、定責，分清責任，提出處理意見和改進措施。對超儲積壓的材料物資和廢舊物資要提出處置方案，及時盤活資金，減少損失和浪費。

（七）做好材料物資的會計核算和會計信息系統(tǒng)的控制。

會計作為一個信息系統(tǒng)，對內(nèi)能夠向管理層提供經(jīng)營管理的諸多信息，對外可以向投資者債權(quán)人提供用于投資決策等的信息。材料物資的會計核算是對燃氣企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中涉及的材料物資信息的整理和加工，通過會計的核算和監(jiān)督職能來促進材料物資的管理工作。實務中，財務部門應按照《企業(yè)會計準則》規(guī)定，合理選擇材料物資會計確認、計量和報告中采用的原則，基礎和會計處理方法。在材料物資入庫環(huán)節(jié)做好采購合同、發(fā)票、入庫單的審核和賬務處理，在材料物資出庫環(huán)節(jié)做好領料申請單、材料出庫單的審核及賬務處理，并做好單據(jù)交接記錄，以會計信息系統(tǒng)的控制功能來促進材料物資的規(guī)范管理工作。

四、燃氣企業(yè)材料物資管理工作的思考

材料物資管理應堅持計劃采購，規(guī)范管理、落實責任，價值管理和實物管理相結(jié)合等原則。目前生產(chǎn)資料充足、物流配送業(yè)務的日趨完善，企業(yè)要借助完善的信息平臺，做好材料物資的配送與裝卸，有效降低次數(shù)和費用。還可通過一些措施和辦法，降低庫存和儲備數(shù)量，通過各種途徑保證工程和生產(chǎn)經(jīng)營所需材料物資的需要，有效降低存儲和資金占用費用。總之，材料物資管理體現(xiàn)企業(yè)的綜合管理水平，需要完善的制度保證和必要的物質(zhì)保障，良好的執(zhí)行力也是做好材料物資管理工作的關鍵。最后，必要的績效考核也是評價經(jīng)營結(jié)果，改進管理，合理運用物資資源，提高企業(yè)競爭力的有效手段。

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