事業單位管理類檔案歸檔問題探究

孫偉偉

【摘 要】事業單位管理類檔案是單位運營管理的重要依據，在新時期事業單位改革持續深化下，記錄事業單位經營管理、行政管理和黨務公開等事務，檔案資料是否完整、齊備和真實，直接關乎到事業單位的決策和管理。當前事業單位管理類檔案歸檔中還存在很多問題，檔案資料未能及時歸檔，嚴重影響到各項業務正常開展。基于此，本文就事業單位管理類檔案歸檔展開分析，針對其中的問題著手改進，以提升事業單位檔案管理工作成效。

【關鍵詞】事業單位；管理類檔案；檔案歸檔；檔案管理

管理類檔案屬于事業單位常見性歸檔內容，主要包括單位的運營管理、行政管理和黨務等相關檔案資料，旨在用檔案資料來反映事業單位的主要職能活動情況，以實現檔案資料的保管和利用。做好管理類檔案歸檔工作，確定歸檔范圍，需要轉化的資料檔案以及明確保管期限，為事業單位的管理和決策提供可靠依據。通過事業單位管理類檔案歸檔相關問題分析研究，有利于改進工作不足，提升工作效能，推進事業單位各項工作穩步良性發展。

一、事業單位管理類檔案歸檔中的問題分析

（一）檔案歸檔范圍涵蓋不全

縱觀當前事業單位管理類檔案歸檔工作現狀，受客觀因素影響，檔案歸檔范圍涵蓋不全，表現為重視紅頭文件，忽視非紅頭文件，重視結論性文件，輕視過程性文件。還有部分事業單位管理類檔案僅僅局限于紅頭文件，而忽視會議紀要、領導講話、工作總結、大事記、工作報表和專題調查等資料，未能及時整理和歸檔，大量重要資料丟失[1]。另外，一些新增職能所產生的文件資料未能及時歸檔，致使新時期的檔案歸檔工作較為被動。

（二）歸檔管理程序不夠規范

當前事業單位的檔案管理信息化水平逐步提升，實行電子檔案歸檔管理可以進一步提高歸檔工作效率。但是，很多事業單位的電子檔案管理還存在歸檔信息不明確的問題，在使用計算機管理電子檔案時，并未對信息進行合理篩查和分類，以致電子檔案的歸檔及時性較差。如果電子檔案歸檔不及時，信息搜索效率下降，信息精準性和完整性將受到很大影響，這與建立電子檔案初衷相背離。另外，電子檔案存儲信息時涉及較多保密文件資料，很多單位選擇非涉密而且為聯網的計算機存儲信息，可能出現泄密問題。所以，在做好電子檔案保密文件存儲時，應該保證儲存載體問題，為檔案信息安全提供保障[2]。

（三）電子檔案專業化人員匱乏

事業單位檔案管理中，管理類檔案由專人負責進行歸檔工作，而且傳統的紙質檔案歸檔流程完備，操作規范，管理完善。但是新時期的電子檔案歸檔管理未被足夠重視，專業性電子檔案管理人員相對缺乏，且所配備的人員學歷水平偏低，或由其他部門臨時調用，并未接受專業化、系統化培訓，難以滿足新時期事業單位管理類檔案歸檔工作需要。所以，為了保證新時期事業單位管理類檔案歸檔工作效率和質量，要求檔案管理人員不斷加強自身專業知識儲備和業務能力，靈活運用前沿技術輔助各項工作開展，但是由于客觀因素限制，還有很多不足有待完善[3]。

二、事業單位管理類檔案歸檔原則

其一，檔案保存文件整體原則。事業單位管理類檔案形成于業務管理過程中，是單位真實情況的客觀反映。在事業單位管理類檔案整理中，需注重穩健整體性，保證檔案正文、附件和批復完整，不拆卷整理。各個部門需要歸檔的文件資料應遵循整體性原則，且盡可能保證檔案原裝性。

其二，堅持保管和利用原則。在檔案管理中，應堅持檔案保管和利用原則，合理開發和利用檔案資源。依托現有的信息化技術，形成完整的檔案管理體系，便于檔案的保管和有效利用，在保證檔案文件安全的同時，可以快速檢索需要的信息內容，相較于以往的工作方式，工作效率將得到大幅度提升[4]。

其三，遵循歸檔文件整理規劃。管理類檔案歸檔中，須嚴格遵循歸檔文件整理規劃，明確規定檔案歸檔防范和原則，在不破壞原有文件排列原則基礎上，實現相關文件整理排列，提升文件整理和檔案歸檔工作效率同時，降低人員工作強度。

三、事業單位管理類檔案歸檔的有效方法

（一）準備工作

要求單位檔案管理部門認真研讀上級下達的文件內容，結合各個部門實際情況編制相關文件，指導各部門梳理文件。以舉例演示的方式進行字段說明，梳理工作中產生的文件，以便全面了解檔案管理內容和文件資料的構成。在此基礎上，確定管理類檔案的具體歸檔范圍，明確對應類別無相應類別則自行添加。通常情況下，檔案文件保管期限長短需要結合文件重要程度來劃分，包括永久、定期30年和定期10年等幾種[5]。

（二）發布通知展開工作

事業單位管理類檔案歸檔中，對于其中的問題如何有效解決，需要增強單位相關領導重視程度，在明確管理類檔案歸檔工作要求和重點基礎上成立項目組，幫助單位內部各個部門梳理文件資料，如果條件不合適可以進一步簡化為通知文件，將具體歸檔事項下發給各個部門。通過下發文件來確定工作聯系人和反饋日期，加強部門之間的配合與交流，便于后期跟蹤和調查，以提供精準全面的文件資料。

（三）部門自行梳理和歸檔

事業單位內部各個部門領導干部需要明確部門職責，轉變工作理念，調動人員工作積極性，加強人員之間的溝通和交流，共同梳理部門業務流程，明確歸檔范圍和內容，結合文件的重要性確定保管期限，編制歸檔清單。歸檔材料必須保證真實、完整和齊全，客觀反映出單位的活動規律和歷史面貌，便于后續工作開展。同時突出部門各自職能特色，避免盲目照搬其他部門的文件資料，語言文字表述要清晰、通順，專業化用詞要化繁為簡、淺顯易懂，避免出現歧義，實際工作具有可操作性。

（四）管理類檔案歸檔規范化實施

新時期事業單位檔案管理工作，應充分結合單位實際情況，制定單位檔案規范化管理制度，并納入事業單位制度管理體系，以發布正式實施文件為依據，明確工作要求，組織人員進行宣傳、落實，促進管理類檔案歸檔工作規范化開展。在工作展開后，一定時期內保持穩定，便于各項管理和決策的實施。但是，檔案歸檔范圍和保管時期是一項長期工作，隨著單位內部職能的動態變化，尤其是文件資料的重要程度發生改變，需要結合實際情況相應調整，更新動態。只有這樣，才能確保各項工作順利開展，不斷提升管理類檔案歸檔工作成效。

四、結論

綜上所述，在事業單位檔案管理中，管理類檔案作為單位決策和管理的重要依據，實際工作中需要明確工作范圍，做好準備工作和梳理工作，整理各個部門文件資料。依據相應規定規范化實施管理類檔案歸檔，保證資料齊全、完整和真實，為事業單位健康持續發展提供支持。

【參考文獻】

[1]汪麗.事業單位檔案工作中的人性化管理方法淺談[J].才智，2018，29（26）：214.

[2]楊玲.事業單位電子檔案歸檔管理中的問題與對策[J].辦公室業務，2018，11（17）：82-83.

[3]馮凱.事業單位編制外人員人事檔案管理存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2018，26（04）：49-50.

[4]李薇，王琳，韓旭.淺析事業單位干部人事檔案管理現狀及對策[J].中國衛生人才，2017，10（05）：80-87.

[5]陳靜.事業單位人事檔案工作人員檔案意識現狀與對策研究[J].辦公室業務，2015，23（19）：91.