企業科技檔案管理存在的問題與改進對策

張芳

【摘 要】科技檔案是一個企業的重要資源，對今后企業的生存與發展具有很重要的作用。如何要用新技術、新手段、新方法做好企業科技檔案管理工作，使得現代化的科技檔案管理更合理、更科學成為企業科技檔案管理人員面臨的一個重大問題。本文介紹了企業科技檔案的特點，對企業科技檔案管理中存在的問題進行了分析，闡述了改進企業科技檔案管理工作的對策。

【關鍵詞】企業；科技；檔案管理；問題；改進對策

1.企業科技檔案的特點

科技檔案是檔案中重要的一個分支，是國家社會及個人從事科研、基建、生產、管理活動等產生的對國家社會都具有很高的價值的應進行分類和歸檔的科技文件資料。企業科技檔案的特點具體如下：

（1）就科技檔案的形式來講，科技檔案最突出的一個特點就是具有很強的成套性。（2）科技檔案通常是一個完整的科學研發或科技生產項目所產生出的一系列相關技術資料，具有很高的學術研究價值。（3）科技檔案涉及的范圍很廣，并且相互間具有很強的關聯性，一般來說，一份完整的科技檔案應包含相關的科研或項目文件、圖紙文件、電子文件等（4）科技檔案具有很高的保管和利用價值，其內容涵蓋科學、技術、研究成果等，是開展學術建設、工程設計、科學研究等必不可少的參考資料，其保管期限較長，一般都是永久、長期保管。（5）科技檔案具有嚴格的保密性，一些科技檔案會涉及到重要的商業機密、保密技術、軍工項目等，因此對科技檔案的保密工作要求十分嚴格。

2.當前企業科技檔案管理存在的問題

2.1基層檔案人員對檔案管理的意識不夠強

隨著《檔案法》的頒布和相關檔案管理條令的完善，各級領導的檔案管理意識有了一定程度的提高，但一些基層檔案管理人員的思想意識仍不到位，一部分基層檔案管理人員沒有較強的檔案管理意識，難以將自身的興趣點落實到檔案工作中，缺乏工作責任心，各級領導也未采取有效措施調動檔案管理人員工作的積極性，對基層檔案從業人員的管理制度也不完善，未建立有效的管理和激勵機制，嚴重阻礙了基層檔案管理工作的進一步發展，使得基層檔案管理工作存在嚴重缺陷。

2.2重收集，輕歸檔

企業科技檔案資源的價值不但包括了其憑證作用，而且還有著不能忽視的再次利用價值。在傳統管理中，檔案的憑證作用得到了充分重視，管理者出于歸檔要求的考慮，丟棄了一些有價值的資源。例如，由于只收集歸檔材料的原件，導致一些重要的技術文件流失，在很大程度上降低了檔案資源的利用價值。

2.3重管理，輕建設

庫存的科技檔案是企業的主要信息庫，其潛在的開發和應用價值是巨大的。只有保障檔案資源的完整性及系統性，才能為資源進一步開發利用提供便利。在實際的管理過程中，部分檔案工作人員由于不具備較強的工程技術專業知識或檔案管理理念，導致難以保障歸檔資源的完整性和準確性，尤其是一些體現了設計項目來龍去脈的專業性很強的科技檔案，由于技術類文件的不齊備容易造成該科技檔案難以從全局反映該項目的技術過程。不能更好地發揮再次利用的作用。

2.4重保存，輕選擇

由于企業行業本身的特殊性，科技檔案管理人員一般并無機會親身參與具體項目的實際管理，其職責僅為對接收的檔案資源進行管理。而當一個項目結束之后，科技檔案管理人員由于對該項目沒有整體觀念，無法選擇應該入庫保存的檔案資源及歸檔成果的最終性。從而容易導致一部分重要科技檔案沒能及時移交檔案室，造成一些應該歸檔保存的技術資料未能及時入庫，有的甚至出現丟失。或者同一階段的成果出現多個版本，不能保障再檔案利用的準確性。

2.5對科技檔案管理工作認識不足

由于對科技檔案管理工作長期認識不足，一些工作人員認為科技檔案的整理歸檔工作復雜繁瑣，致使單位形成的較多科技文件均分散于工作人員或部門受眾，一些領導則認為由各科室或個人分管使用更為自由、方便與快捷，而正規化的借閱、歸檔手續則復雜繁瑣，會耗費檔案人員較多精力。不少科研工作人員總想將相關科研成果項目據為己有，視為個人私有財產，這從另一側面映射出其單位檔案法制管理觀念的相對薄弱，且工作責任心有待進一步加強。

3.改進企業科技檔案管理工作的對策

3.1以檔案法為準繩，健全科技檔案工作體制，實現規范化管理

為優化科技檔案管理效果我們應以檔案法為準繩健全規章制度與工作體制，推行規范化管理，同時相關檔案管理部門還應以科技檔案暫行管理規定、工作條例、開發利用資源信息辦法等檔案法規為科學依據，結合本單位實際科技生產狀況創設更具可操作性、具體性的規章制度。由科技檔案積累、形成、整理到歸檔、保管、鑒定與利用等各個環節均應制定明確具體的相關規定。對于嚴格履行規章體制、創設顯著科技檔案管理成效的人員我們應予以獎勵表彰，同理對于不依據規章體制辦事、收集科技檔案不全面、不及時歸檔、整理規范性不強、不能主動積極提供利用服務的應給予相應的教育批評與處罰并限期整改。

3.2更新意識思維，全面提升科技檔案綜合管理水平

檔案管理單位用科學意識思維武裝自己，以逆向、創造性思考引導科技檔案工作，確立發展、機遇意識、合作溝通、競爭意識、時效、責任意識、人才資源及終身學習意識，進而全面適應網絡技術與科技生產的迅猛發展。同時應科學利用復制縮微技術有效提升存儲檔案密度、縮小檔案文件體積，合理解決存儲空間有限問題。同時我們可適應性配備必要的現代化計算機硬件、軟件設備，實現科技檔案的信息化管理，數據文件的歸檔可移交光盤、軟盤或硬盤，也可建立域網，進而實現網絡化的數據檔案傳遞，為利用者提供空間與時間上的綜合便利性。

3.3提高科技檔案管理人員綜合素質

要實現科技檔案的科學管理，人力資源的綜合素質是一個重要因素，只有高素質的檔案管理人員才能夠適應科技檔案的可持續發展。因此，科技檔案管理的領導者應積極提升管理人員的專業素質和綜合素質，一方面，積極建立學習型團隊，結合實際通過各類培訓方式提升科技檔案管理人員的整體素質，使他們適應科技檔案現代化管理的需求； 另一方面，還要積極組織科技檔案人員不定期到外面參加本專業的技術學習、多與同行企業就檔案管理工作方面的工作進行技術交流，開闊他們的視野，鼓勵他們把培訓與自學的方式結合起來，不斷提升自身業務素質。

3.4加強科技檔案的開發利用

科技檔案通過進一步的深入開發和利用，不僅能夠為企業帶來更多的社會價值和經濟效益，同時也是科技檔案管理的最終目的。所以，科技檔案管理者可以結合本企業的具體項目和發展方向，通過開發及引入合適的存儲數據庫與檢索方法，來發掘現有檔案資源的利用價值，同時由檔案資源的被動服務模式轉向主動服務模式。檔案工作者應定期與設計者進行交流，獲取設計者對技術信息的實際需求，通過整合現有檔案資源與實際項目的關系，發掘其開發價值與使用效益，從而最大化地挖掘檔案資源的使效益值。在此基礎上，對一些使用頻率高的科技檔案，通過信息技術手段對其進行分類歸檔，構建綜合的目錄檢索，通過使用數據庫查詢系統，協助設計者快速查詢其所需資源。

4.結語

總之，企業科技檔案管理是企業管理的一項重要基礎工作，是企業知識共享的主要媒介。基于企業科技檔案管理實踐中存在的問題，要科學制定可行性管理策略，健全科技檔案工作體制、更新意識思維、創新服務機制才能全面提升科技檔案管理服務綜合水平，充分激發科技檔案信息資料應用優勢并創設顯著經濟效益與社會效益。

【參考文獻】

[1]王巍.略論電力科技檔案管理經濟效益[J].辦公自動化，2010（9）.

[2]徐素英.提升科技檔案管理和開發利用促進企業發展[J].科技信息，2010（31）.