做好數字化檔案規范管理的途徑分析

于輝

【摘 要】隨著信息技術的不斷發展，我國各個領域都加大了對信息技術的應用，檔案管理工作也不例外。做好數字化檔案規范管理工作，不僅有利于提高檔案資料的真實性和完整性，還有利于提高檔案管理工作的工作效率和工作質量。本文針對如何做好數字化檔案規范管理工作進行研究，希望通過本文的分析可以進一步提高數字化檔案管理的規范性、合理性。

【關鍵詞】數字化檔案；規范管理；途徑分析

現階段數字化檔案管理方式已經成為企業進行檔案管理的重要途徑，如何保證數字檔案管理的規范性和科學性是現代企業需要解決的首要任務。本文首先分析了數字化檔案管理需要遵循的原則，然后再針對數字化檔案管理工作提出幾點有效建議，旨在提高數字化檔案管理的規范性，促進企業檔案管理工作的順利進行。

一、數字化檔案管理需要遵循的原則

（一）保證數字化檔案的完整性

由于每個企業的性質以及組織機構等各方面有所不同，所以對數字化檔案的要求也會有所不同，不同的企業單位，其檔案的格式、存儲方式、以及期限等各方面都有所不同。因為每個企業的專業技術水平不同，所以數字化檔案管理技術也有所不同，這就為檔案收集和存檔工作帶來很大的影響。對于這種情況我們需要采取有效措施，保證數字化檔案的完整性。

（二）保證數字化檔案的真實性

數字化檔案主要是把原來的紙質檔案變為電子檔案，由實變虛。數字化檔案是可以被復制的，在復制的過程中也有可能會被修改，使得電子檔案中的信息與原來的紙質信息不相符，檔案資料失真，不能充分發揮檔案的積極作用。因此在建立數字檔案的過程中需要加強對電子檔案的檢查，保證檔案的真實性、有效性。

（三）保證數字化檔案的安全性

數字化檔案需要采用信息技術來建立完成，在使用信息技術時，很容易會受到“黑客”等攻擊，改變檔案中的信息，危害數字化檔案的安全性。并且儲存電子檔案的磁盤以及磁帶的載體很容易產生靜電，影響信息的再現功能，如果不對其進行及時的清理維護，會使磁盤或者磁帶出現磨損、磁粉脫離等現象，不利于檔案信息的安全性。

二、數字化檔案管理中存在的問題

（一）計算機系統故障問題

在數字化檔案管理中最長出現的問題就是計算機系統故障問題。計算機系統故障問題可以分為硬件故障和軟件故障兩種類型。硬件故障主要是硬盤存量不足，不能容納大量的數據信息，系統處理器水平不高，不能滿足超大數據量運轉對處理器的要求。軟件故障主要是計算機中檔案處理相關軟件本文設計存在缺陷，其算法存在很大的不合理性，運算繁瑣會使計算機出現過熱或死機的現象。其次電子檔案相關軟件與系統匹配不協調，從而導致計算機系統出現故障，無法正常運營，導致檔案出現都是和損壞的現象。

（二）缺乏完善的安全保障

為了保證計算機系統中數據的安全性，每臺計算機都會安裝防火墻這眼高的安全裝置，預防計算機遭到黑客和病毒的襲擊，導致數據信息出現丟失的現象。對于國家和企業而言，數字化檔案是十分重要的，如果網絡被黑客或者病毒侵入，就會導致網絡癱瘓，使計算機里的信息出現丟失和泄露的現象，對國家和企業造成嚴重的危害。

（三）更換系統導致檔案丟失

隨著科學技術的不斷發展，計算機系統也在不斷也在不斷的更新換代中，各個企業單位為了提高檔案管理數字化水平，提高檔案管理效率，會對計算機系統進行頻繁更新，在更新的過程中，如果檔案管理人員操作不當或者一時疏忽，沒有對相關的數據信息進行存檔備份，這樣就會導致系統在升級的過程中一些檔案出現丟失的現象。其次工作人員在對檔案信息進行備份的過程中只是在電腦中進行備份，沒有在硬盤中進行備份，一旦電腦出現故障需要格式化就會對是的檔案信息出現丟失現象。

三、提高數字化檔案規范管理的有效途徑

（一）不斷提高檔案管理人員的工作素質

在數字化檔案管理工作中，管理人員發揮著重要的作用。隨著數字化檔案管理的不斷發展，對檔案管理人員的要求也不斷提高。企業需要對工作人員進行數字化檔案管理工作的專業知識和專業技能，使工作人員能夠充分意識到檔案管理工作的重要性，改變以往的檔案管理理念和管理方法，加大對信息技術的應用。檔案管理人員也需要不斷提高自身的計算機應用水平，熟悉和掌握計算機各項操作技能，保證數字化檔案管理工作的順利進行。

（二）明確數字化檔案的格式

數字化檔案一般都是具有固定的格式的，因此需要對數字化檔案建立通統一的數據接收格式，為了保證數字化檔案的統一性，可以建立一個城建檔案管理軟件，建立一個統一的數字化檔案模板，在這個模板中有統一的文件格式，把這個數字化檔案模板發放到當地的各個單位和企業中，并對其工作人員進行培訓，要求他們能夠熟練使用統一的數字化檔案模板，保證數字化檔案的統一性。

（三）加強對計算機系統的維護

要想保證數字化檔案管理的規范性就需要加強對計算機系統的維護。針對計算機系統中的硬件和軟件故障應該采取相應的解決措施。對于硬件故障，企業應該根據需要對硬件進行更換升級，選擇容量更大、運轉更為迅速的硬件處理器，使計算機硬件系統能夠滿足現代檔案管理的需求。對于軟件故障，企業應該加大對檔案管理軟件的投資力度，引進更為先進的檔案管理軟件。同時檔案軟件的設計公司也需要不斷的進行技術創新，進一步提高檔案軟件的運行效率和使用效果。企業在安裝檔案軟件時需要保證軟件與計算機系統的匹配，使軟件系統運行的更加順利和流暢。

（四）進一步提高對計算機系統的安全管理

在數字化檔案規范管理中，做好計算機系統安全工作是十分重要的。企業應該針對計算機系統不斷提高防火墻的安全水平，計算機管理軟件公司以及計算機系統軟件公司應該加強對防火墻以及其他殺毒軟件技術的研究，提高他們的安全防護功能。在防病毒系統的使用過程中還應該加大對系統的跟蹤調查，看其使用情況是否良好，如果發現有系統漏洞，則應該立即找出并采取有效措施進行解決。對企業檔案管理人員進行技術培訓，使他們能夠按照正確的使用辦法來操作檔案管理軟件和計算機系統，以免操作不當導致計算機系統出現故障。

（五）做好檔案信息的備份工作

在數字化檔案規范管理中，需要做好檔案信息的備份工作。計算機系統在使用的過程中可能會出現各種各樣的問題，如果不對檔案信息進行備份，很有可能導致檔案信息的丟失。因此為了有效的避免這一問題，首先需要提高檔案管理人員的安全意識，讓他們在檔案管理工作中做好及時有效的做好檔案備份工作。其次可以在計算機系統中設置一個程序，當系統需要更新時，能夠先讓計算機把所有的文件信息備份下來，并對原來的電腦程序進行備份，一旦系統更新失敗，計算機就可以自動回復原來的系統，這樣就可以保證檔案信息不會因為系統更新而出現丟失問題，可以有效保證檔案信息的安全性。

四、總結

綜上所述，隨著信息技術的不斷發展，信息技術我國各個領域中的得到了廣泛的應用，尤其是在檔案管理中，信息技術發揮了重要的作用。提高檔案管理的數字化水平，保證數字化檔案管理的規范性，有利于提高企業檔案管理工作的工作效率和工作水平，保證檔案信息的安全性和真實性，從而促進企業健康、穩定的發展。

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