信息時代大學生檔案資源的管理與利用

龔富瓊

【摘 要】大學生檔案是學生在校教育與參與工作的重要資料，信息時代發(fā)展下檔案管理工作也發(fā)生很大轉變。如何利用信息技術推動大學生檔案資源管理與利用是當前亟待思考的一個問題。下面文章就結合學生檔案特點與信息化建設策略展開探討。

【關鍵詞】信息時代；大學生；學生檔案；檔案管理

人才培養(yǎng)是高校的一項基本職能，大學畢業(yè)生作為高校人才培養(yǎng)的直接目標承載了豐富的信息資源，大學生檔案真實記錄了這些信息資源，是高校的寶貴資源。然而在現(xiàn)實工作中，因大學生檔案種類多、數(shù)量大、流動性強、占用時間多，大學生檔案管理被看作苦差事，重視程度普遍不高，大學生檔案的管理和利用水平都有待提高。

一、高校學生檔案特點分析

第一，具有獨立性。高校中，學生檔案的管理是以個體為單位進行的，具有明顯的獨立性。學生檔案的獨立性表現(xiàn)在形式、內容與結果三個方面。形式獨立，雖然學生的檔案是以學校的名義整體進行保管，但是仍然是以個體的形式出現(xiàn)，具有較強的人身依附屬性；內容獨立，主要表現(xiàn)為學生檔案內容是記錄在校期間學生的政治表現(xiàn)、成績情況、身體健康狀態(tài)、心理素質及社會實踐等內容；結果獨立，學生檔案中的材料本身、推斷的結果都具有一定的獨立性[1]。第二，具有延續(xù)性。學生檔案是學生在校期間慢慢形成的，即便學生工作后仍然會持續(xù)形成。學生檔案的延續(xù)性表現(xiàn)在時間、內容與影響三個方面：首先，時間的延續(xù)性。我國學制為小學、初中、高中、大學及后期深造的階段，這些階段的檔案管理工作因時間、階段的不同而有所差異。其次，內容的延續(xù)性。小學、初中、高中三個階段，學生的檔案內容相對比較基礎，主要記錄學生在校期間的成績、品行，學生大學、后期深造的檔案內容是在前三個階段的基礎上形成的。最后，影響的延續(xù)性。學生檔案中記錄的諸多內容會給學生帶來終身影響。

二、高校檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）信息安全意識不足

學校的信息化檔案管理體制內容不健全，在檔案使用和傳遞中，經常出現(xiàn)信息泄露的問題。大多數(shù)學校把安全建設的重點集中在開發(fā)管理系統(tǒng)、建設數(shù)字化檔案以及建設共享數(shù)據(jù)平臺上，忽略了安全方面的建設，易給檔案的管理工作帶來風險。檔案相關借閱平臺數(shù)據(jù)訪問方式過于簡便，信息化檔案保密程度不高，工作人員沒有針對性設立合理的用戶使用權限，導致信息泄露嚴重，阻礙了現(xiàn)代化管理工作的開展。因此，未來的發(fā)展重點是建設更加完善的安全管理體系，不斷提升檔案信息管理工作的安全性。

（二）檔案管理技術存在的問題

在大數(shù)據(jù)時代，高校的學生檔案管理工作需要將“大”這個概念充分展現(xiàn)出來，換句話來說，需要在過去的管理工作上，堅持大檔案以及大服務的方向不斷發(fā)展。學生檔案管理當中，需要對管理的方法展開創(chuàng)新，從而讓學生檔案管理變得更加多元、可視化，為用戶提供優(yōu)質的學生檔案信息服務，滿足用戶的各種個性需要。部分管理部門通過學生電子檔案展開管理，不過這種方法在信息更新以及服務方面還存在著非常嚴重的滯后性。在信息的收集整理方面，其所消耗的時間都比較長。這種學生檔案的管理方式和大數(shù)據(jù)時代的需要有很大沖突[2]。

（三）沒有建立起行之有效的檔案管理、監(jiān)督制度

從檔案管理的制度方面出發(fā)，部分高校還沒有建立起行之有效的檔案資料管理與監(jiān)督制度，使得檔案管理沒有堅實的制度基礎。管理制度的問題主要表現(xiàn)在兩個方面：首先是硬件設施不完善。由于檔案管理硬件設施的投入普遍不高，一些高校不僅沒有設置專門的檔案管理庫房、辦公室，現(xiàn)代辦公設施陳舊，還存在紙質檔案室管理不善的問題，降低了檔案工作質量，出現(xiàn)了資料錯、漏、亂、假的問題；其次是檔案管理流程不規(guī)范，管理人員在處理檔案時沒有依照相關的規(guī)定，在檔案分類、整理、歸檔以及裝訂等過程中，出現(xiàn)了檔案胡亂堆放、隨意涂改與標記、沒有分門別類進行整理等問題。同時，對檔案借閱工作管理不嚴，也在一定程度上增加了檔案丟失、損毀的可能。

三、信息時代高校大學生檔案管理的信息化對策

（一）建立起統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)

想要全面實現(xiàn)學校檔案管理的信息化，首先就必須建立起一個標準、統(tǒng)一的信息化檔案管理系統(tǒng)，進一步推進信息化檔案管理工作的實施。高校應充分利用現(xiàn)有的計算機設備、軟件、技術等優(yōu)勢，對檔案管理系統(tǒng)進行進一步的開發(fā)和完善，使數(shù)據(jù)采集和信息維護等工作能夠擁有統(tǒng)一的標準，為信息化的檔案管理工作提供基礎保障。其次，還應將檔案管理系統(tǒng)與信息化的教學系統(tǒng)、網絡進行對接，將分散的學生信息整合起來，提高檔案信息的完整性以及信息收集的快速性，解決傳統(tǒng)檔案管理工作中容易出現(xiàn)的缺失、出錯等問題。當然，為了對學生的檔案信息進行保護，還必須加強安全防護，以免信息被盜取和外泄。

（二）積極開發(fā)適合學生檔案管理的大數(shù)據(jù)分析工具

在當前大數(shù)據(jù)時代背景下，就學生檔案管理來說，需要結合實際情況來具體的分析，從而為學生檔案管理針對性的制作一套符合學生實際情況以及發(fā)展要求的大數(shù)據(jù)分析工具。具體要求高校不僅僅需要重視自身人才優(yōu)勢充分的發(fā)揮，同時還得加強和社會相關企業(yè)的合作，進而將資金優(yōu)勢和人才優(yōu)勢有效的融合，通過大型科技企業(yè)的力量來更好的挖掘和利用學生數(shù)字檔案資源的作用。就當前情況來看，很多高校都開始著手于挖掘和應用大數(shù)據(jù)的價值和優(yōu)勢，并且也開始加強和社會企業(yè)的合作，例如在學生專業(yè)選修以及學費繳納等各個方面都創(chuàng)建了相應的信息管理系統(tǒng)，并且取得了顯著的效果。由此可見，積極的開發(fā)適合學生檔案管理的大數(shù)據(jù)分析工具非常的有必要，這樣能夠很好的促使高校學生檔案管理工作更好的符合大數(shù)據(jù)時代的要求。

（三）建立高素質信息化檔案管理團隊

日常檔案管理工作體系中，高校的檔案管理工作一直不被重視，不少領導都認為高校的檔案管理工作缺乏技術含量，只需簡單保管現(xiàn)有資料即可，不用為其專門耗費資金和人力。因此，大多數(shù)高校在檔案管理上很少關注檔案管理人才的建設，大部分從業(yè)人員從入職開始就沒有進行過相關工作的專業(yè)培訓，甚至有部門高校的檔案管理人員為兼職人員。由于高校沒有重視檔案管理工作，導致檔案管理工作無法實現(xiàn)信息共享[3]。

（四）建立以身份證為賬號體系的檔案云

檔案工作是我國特色社會主義的傳統(tǒng)內容，對我黨的發(fā)展起到了重要的推動作用，在發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)人才的道路上彪炳史冊。學生檔案作為一個人一生檔案的起點，對學生人生發(fā)展的各個重要節(jié)點起到了記錄、證實、推進的作用。隨著科學技術的進步，很大程度上推動了檔案的內涵、外延及形態(tài)發(fā)展，各種大數(shù)據(jù)、人工智能的發(fā)展對新檔案概念的形成起到了促進作用。就現(xiàn)階段信用體系建設，今后都會納入個人檔案云的系統(tǒng)，今后個人檔案云將會記錄一個人從出生起的全部數(shù)據(jù)，企業(yè)、社會都會依托人工智能、檔案云來作為一個人評價的參考，對此高校學生檔案管理工作應積極建立以學生身份證號碼為賬號的學生檔案云，促進學生檔案管理的信息化。

四、結語

總之，信息化的高校學生檔案管理是信息時代發(fā)展的必然。每一名一線的工作者都應走在時代的前沿，借助信息技術不斷更新的優(yōu)勢，促進檔案信息管理工作的不斷完善，為學校教育教學工作的開展提供基礎保障，有助于學生檔案管理工作的順利發(fā)展。

【參考文獻】

[1]林堅.高校校友檔案服務平臺的設計與應用研究[J].浙江檔案，2018（9）：55-56.

[2]郝晨輝.檔案信息化標準的發(fā)展與展望[J].檔案學研究，2017（4）：61-66.

[3]劉永.檔案信息資源共享云體系建設的思考[J].檔案管理，2017（6）：25-29.