淺談高校圖書館辦公室人員的素質要求

陳曉晴

【摘 要】高校圖書館辦公室是圖書館的核心部門，工作內容繁瑣，對內管理圖書館的大小事務，對外與校內部門打交道，處理行政工作。作為如此圖書館重要的部門，其成員必須具備良好的素養，以應付每天的工作。本文從7個方面探討高校圖書館辦公室工作人員應具備的素養，以期提高現階段高校圖書館辦公室人員的整體水平。

【關鍵詞】辦公室；高校；圖書館；素質；管理

高校圖書館是學校的文獻中心、情報中心，是學校教學科研的重要支持者。圖書館辦公室作為圖書館的核心部門，承擔著承上啟下、左右協調的作用，是圖書館領導的參謀和助手。圖書館辦公室的工作內容廣泛繁瑣，對外要與校內其他部門打交道，處理行政工作；對內要協調好館內各部室的分工合作，了解圖書館的專業工作，給館長提供意見，幫助館長管理圖書館事務。圖書館辦公室承上啟下、內外關聯的工作性質和工作內容決定了圖書館辦公室是圖書館的“中樞神經”。高校圖書館能否充分發揮作用，圖書館能否最大限度地支持學校的科學發展，圖書館辦公室扮演著非常重要的角色。[1]作為如此重要角色的辦公室成員，要想發揮圖書館辦公室的職責，筆者認為必須具備以下素質。

1.政治素質

圖書館辦公室是圖書館的中樞神經，有著重要地位，大小事情都歸辦公室管，這就要求辦公室要具備正確的政治思想和清晰的頭腦，要跟著黨和國家的政策走，具備較高的政治思想覺悟。要積極參加單位和學校組織的各項政治學習活動，認真學習黨的各項政治理論和路線方針政策。通過理論學習不斷提高自己，充實自己，構筑正確的世界觀、人生觀。與時俱進，忠誠黨的事業，忠誠人民的教育事業，用社會主義道德規范約束自己的行為，努力培養高尚的人格和道德情操。要時刻關注國家時事，緊跟國家發展方向，國家的發展方向即為圖書館的發展方向。要學習黨和國家的政策，并把政策運用到圖書館的發展中來。

2.業務素質

圖書館辦公室日常工作包括上情下達、下情上達、草擬公文、會議通知以及文件收發等， 由于圖書館工作的特殊性， 決定了圖書館辦公室工作既有一般辦公室工作的性質和特點， 又與圖書館專業有著密不可分的聯系。[2]

圖書館辦公室平常要做好部門人員的考勤、考核，撰寫行政報告，起草各種通知、文件，整理檔案文件，安排會議，安排圖書館值班表，負責圖書館工作用品的購買、保存、管理和發放登記，定期檢查圖書館消防設施，清點圖書館資產，報修館內損壞的設施等等。以上都是跟一般辦公室差不多的工作，但作為圖書館的辦公室，還要掌握圖書館的專業業務。例如熟悉館內圖書分布，熟練使用圖書館自動化管理系統，掌握館內各部室的工作內容和每天的業務情況，能回答讀者關于圖書館的任何咨詢，隨時給館長提供圖書館業務上的建議，分擔館長的管理工作。

3.學習素質

終身學習是當今世界的潮流。當今世界日新月異，高新科技飛速發展，高校圖書館也隨著世界的潮流穩步發展。作為圖書館核心的辦公室也應該跟隨世界和圖書館一起發展，這就要求辦公室要有強大的學習能力，學習當今世界的新技術，不能固步自封。辦公室不僅自己要學習，還要帶領圖書館的所有人一起學習。世界新技術的發展帶動圖書館自動化技術的發展，圖書館業務也跟隨自動化技術的發展而改變。掌握圖書館業務的辦公室也要跟著業務一起改變，不僅要改變工作方式，還要改變思想，改變制度，緊隨世界發展的潮流，緊跟世界發展的步伐，帶領圖書館走向高科技，向智慧圖書館邁進。

4.心理素質

圖書館辦公室雖然是圖書館的核心部門，看似處于管理的位置，但辦公室的根本還是為圖書館服務。辦公室的工作種類繁多，館內大小事務都要出面協調，但大部分都是瑣碎的事情，在真正的大事上辦公室只是擔當著輔助跑腿的工作。瑣碎的事情多，一件事沒辦完另一件事就來到，很多時候要同時處理多件事務，一旦處理時間長或者處理結果不盡人意，辦公室就會首當其沖地要負起責任。另外，圖書館辦公室作為上傳下達、下情上達的部門，要把領導的要求傳達給下面部室，但很多時候不是所有人都接受臨時傳達的要求。但辦公室只是傳達的部門，下面有怨言，辦公室也只能如實反饋給領導，由領導來做決定是否修改要求，然后再把領導的決定傳達給下面部室，通常這種情況要經過幾個來回。這樣來來往往，辦公室夾在中間，自然就要受氣。明明不是自己提出的要求和反饋，卻要被當成出氣筒來發泄不滿，這種事情多了，很多人都會受不了。但辦公室就是這樣一個存在，從接受這個工作任務的時候，辦公室就注定會成為大家的出氣筒，要經常受氣。這就要求辦公室人員要有強大的心理素質，要能沉得住氣，受得了委屈，堅定意志，不被消極情緒影響傳達工作。

5.溝通素質

作為高校圖書館的辦公室，除了日常工作，還要經常與校內其他部門打交道。學校的大型活動通常都要好幾個部門一起團結協作，互相幫助照應。例如每年的新生入學教育、畢業生離校清查以及圖書館自己牽頭舉辦的讀書節活動，都需要和校內有關部門一起合作。新生入學教育需要與學生處和教務處一起安排學生集中參加培訓，畢業生離校清查需要和院系、財務、總務以及學生處一起辦公，這些合作都是學校牽頭，直接出文件發出任務，不需要各部門提前溝通工作細節，簡化流程。但圖書館每年的重頭戲——讀書節活動，就需要辦公室與各部門溝通，打點好關系，商量好工作細節，幫助圖書館辦好活動。學生處負責召集學生，圖書館負責制定活動方案，再交由學生處通知學生，以此實現雙贏。要得到雙贏結果，就要辦公室在日常工作中多與校內部門溝通，建立良好的工作關系，才能在需要的時候及時得到幫助。除了與其他部門的溝通，圖書館辦公室還要經常與館內各部室溝通，了解他們的工作情況，咨詢他們的工作煩惱，及時將他們的工作需求上報給領導，盡量滿足大家的想法。與館內人員溝通好，彼此互相了解，就能在上傳下達的時候減少出現受氣的情況。

6.綜合素質

圖書館辦公室要有大局觀，要眼觀四路，隨時留意社會形勢，協調館內各部室的工作，不能貪圖小利益，一切以圖書館的發展為最優先。辦公室管理著圖書館內的大小事務，面對所有事情，都應公平對待，不能因為與某個同事關系好而偏袒一方，不能因與某個同事有過矛盾而質疑其人，要做到對事不對人，公正不阿。出現問題時，要秉著實事求是的態度，沒有證據的猜測不能隨便發表。做錯事要勇于承擔，知錯就改。作為館長的助手，要幫助館長協調圖書館所有同事，讓大家齊心協力，團結協作，一起為圖書館的發展貢獻自己的力量。圖書館辦公室并非館長的辦公室， 也不是辦公室人員的私人辦公室， 而是整個圖書館的辦公室， 是為學校圖書館的發展起到構建良好的內外和諧環境作用的樞紐之地， 因此辦公室人員必須品德高尚、敬業愛崗， 為人正直， 淡泊名利， 對待任何同事、任何讀者都要一視同仁， 不能因個人的心情、喜好而厚此薄彼， 這也是一名辦公室工作人員能否勝任本職工作的最起碼、最基本的要求。[3]

7.創新精神

與學習素質不同，創新精神要求圖書館辦公室在平常的工作中，也要想辦法改革創新。如果辦公室只是守著眼前的一畝三分地，只管完成領導下達的工作，不求上進，不求創新，那圖書館永遠都不會有發展，只能固步自封，自我滿足。圖書館的業務要創新，服務要創新，制度要創新，只有創新才能給圖書館帶來活力，帶來生機，提高自身競爭力，在同行中脫穎而出。

【參考文獻】

[1] 胡波.淺議做好高校圖書館辦公室工作應具備的素質[J].圖書館工作研究，2009，19（16）：58-60

[2] 樊樺.淺談高校圖書館辦公室的作用[J].津圖學刊，1995，（2）：71-73.

[3] 楊彩娥.高校圖書館辦公室人員的素質要求及其培養[J].圖書與情報，2006（6）：85-87，91