淺談技術文件規范化管理

李萌

陜西華經微電子股份有限公司 陜西西安 710065

1 目的

（1）明確所有定型產品應具備的技術文件，包括新設計開發定型產品和正常生產的定型產品以及各類新品；

（2）明確各技術文件的編制、審核、審批的職責和權限劃分；

（3）明確各技術文件的發放范圍；

（4）明確各技術文件應用的格式。

2 范圍

對各類技術文件的標準化審查、技術文件的擬制、審批、分類、編號、登記、收發、存放及更改做出規定。

3 職責

（1）公司技術主管批準產品的詳細規范及新品的研制總結報告。

（2）公司技術質量部門負責對產品的詳細規范會簽,審核新品的研制報告并審批新品的質量報告、工藝報告、標準化報告以及各類技術文件的標準化審查工作。

（3）公司財務部門負責審核新品的財務報告，財務總監批準新品的財務報告。

（4）公司技術質量主管批準產品工藝文件、設計文件、產品技術說明以及安全、環境、衛生報告，審核產品詳細規范，審核新品的研制總結報告、質量報告、工藝報告、標準化報告。

（5）凡用于指導生產作業的技術文件均應履行審批、簽署手續，原則上使用簽字筆簽批，責任簽署手續完備的技術文件為指導生產及其管理的有效文件。

（6）檔案管理員負責對技術文件的識別、歸檔、發放和借閱的管理。

（7）各部門負責人負責對技術文件的接收、使用和保管，生產作業時將技術文件放置在現場指定位置，保證技術文件不丟失、不損壞、干凈整潔。

4 管理要求

4.1 技術文件的分類

歸檔的技術文件包含二類：

（1）設計定型產品成套技術文件（產品研制報告、產品詳細規范、產品圖紙、產品工藝文件、產品技術說明書、產品標準化報告、產品工藝報告、產品質量報告、產品財務報告以及安全、環境、衛生報告等）。

（2）非定型產品的技術文件。

4.2 技術文件總要求

所有需下發的技術文件歸檔時應至少保持一份原件，以確保時效性。

（1）格式。

①除平面版圖外，文件一般均采用A4圖幅。

②標題與正文間下空一行（四號字體），標題處在居中位置，正文采取兩端對齊的方式，每段首行縮進2個字符，段落行距調整控制在22-24磅之間。

（2）字體：除非另有規定，標題統一采用三號黑體，其他采用小四宋體。

（3）簽署：一般臨時文件為擬制、審核、會簽、批準四項；配套表和平面版圖為產品設計師擬制、技術部門負責人審核、工藝和質量負責人會簽、標準化審查、批準六項；結構件為結構設計人員擬制、工藝和質量負責人會簽、技術部門負責人審核、標準化審查、批準六項[1]。

（4）文件屬性標識：因產品特性標注代碼，如：關鍵特性“G”（G1-G99）、重要特性“Z”（Z101-Z199）等。

（5）“三化”（標準化、通用化、系列化）簡明要求。

（6）“兩性”（統一性和協調性）簡明要求。

（7）平面版圖：為保證生產作業時圖紙清晰，歸檔及下發的平面版圖均應以原件形式簽署歸檔。

（8）檢驗標準．電特性：電特性表參照同類產品詳細規范給出；嚴格度應不低于詳細規范（或用戶協議）的要求。

檢查要求：檢查要求按用戶要求參照同類產品詳細規范要求給出，如需內控應給出加嚴抽樣方案。

其他：適用時可給出測試儀器儀表型號、參數和測試方法等內容。

5 技術文件的編號、歸檔、發放

5.1 設計定型產品成套技術文件

注意：設計文件、工藝文件、詳細規范中出現的所有編號必須由標準化職能部門給出唯一號。

5.2 技術文件的歸檔與發放

（1）設計人員按歸檔份數歸檔文件，紙質版與電子版本要求同時歸檔，文件形成部門應確保電子文檔的真實性、可靠性、完整性和可用性，符合歸檔要求方可發放。

（2）檔案管理部門按工作部門所需份數，將歸檔文件發放到有關單位（部門）。發放的所有文件均應加蓋“受控”專用章，并因產品特性加蓋關鍵特性“G”、重要特性“Z”等專用章。凡文件上沒有“受控”專用章的文件或“受控”章為復印件的文件均為非生產性技術文件，不得用于生產、檢驗等各個過程。

發放時，須讓接收人在相應發放表上簽收，并妥善管理使用。

注：因控制管理要求，歸檔的電子文檔只做存檔用途，文件接收部門不予拷貝。

6 技術文件的保存

（1）所有歸檔技術文件應放置鐵皮文件柜內保存。

（2）設計定型產品成套技術文件按產品類型保存，涉密文件按保密要求存放。

（3）非定型產品的技術文件按類別、序號保存。

7 技術文件的更改及補發

（1）產品設計師應對在線文件的正確性和有效性負責，未經批準，任何人不得私自更改，或在有效文件上手寫標注[2]。

所有技術文件的更改，由原審核部門和人員負責審核、批準，同時歸檔電子版更改記錄。審批后的技術文件由檔案管理人員實施，并收回更改前文件，確保現場文件現行有效。

（2）對無法收回的舊文件，追究舊文件簽收人、保管人的責任。如需補發，須填寫補發申請，并由部門主管同意后方可補發。

（3）收回的文件應加蓋“作廢”章分類存放，檔案管理員應對技術文件的安全受控、合理使用和保密負責，不得擅自處置、銷毀，任何人不得據為己有。

8 技術文件的查閱、借閱

（1）凡單位人員查閱職能范圍內的文件時，須經部門、單位領導審核，檔案管理職能部門批準后方可查閱、借閱[3]。

（2）凡利用者必須愛護文件資料，遵守保密規定，不準涂改、勾畫、圈劃、折疊污損，未經允許不得摘抄、復制、拍照、撤換文件內容。

9 技術文件的實施

受控技術文件使用人員應嚴格按照所下發的各技術文件進行操作，不得遺失、污損或擅自復印、對外擴散、隨意修改，如對技術文件內容存在疑問應及時向工藝人員或設計人員詢問。