基于微信公眾號的企業設計工具手冊及資料的管理方案分析

肖軍明 秦愛華 金龍春

摘 要：本文提出了一種創新的企業設計工具手冊及資料管理方案，以微信公眾號為基礎，將傳統的借閱手續進行數字化處理，方式新穎、操作簡單、界面人性化、易于被員工接受，可大大提高圖書資料的利用率。在管理工具的基礎上，完善相關管理制度，對設計工具手冊及資料的管理工作起到事半功倍的效果。

關鍵詞：企業設計工具手冊及資料;微信公眾號;圖書管理制度

DOI：10.16640/j.cnki.37-1222/t.2019.19.182

0 引言

工具書是一種依據特定的需要，廣泛匯集相關的知識或文獻資料，按一定的體例和檢索方式編排，專供查資料線索的圖書、文獻，是人們在書山探寶，學海求知的“器”。大中型制造企業都有內部的閱覽室，包含大量的設計工具書和標準規范，為員工自學鉆研、發明創新、技能提升提供了豐富的資源。由于公司日益增長的新業務需求與相關設計工具手冊和資料不充足的矛盾;圖書資料借閱程序繁瑣，一些經典的設計工具書和標準存在不同程度的缺失;數字化閱讀方式大大改變了員工的閱讀習慣等原因，導致企業閱覽室內圖書資料的借閱率持續低迷，資料利用率低，沒有最大限度的為公司、部門發展、員工職業生涯發展提供有效的知識儲備。

1 現狀分析

企業內部在閱覽室建設上的資金、人力投入都很少，一般是由管理崗位的員工來兼職閱覽室的圖書資料的管理工作。很多企業閱覽室內的圖書登記表為紙質表格，圖書的借閱和存量信息都無法及時更新，一些非常實用的工具書或標準就會出現借不到的情況，耽誤設計人員的時間，影響工作效率。圖書的歸還完全依賴員工的自覺性，有些非常實用的設計工具手冊借閱后可能一直放在個人手中，沒有人提醒歸還，借閱人就會忘記歸還。當其他員工再去借閱該手冊時，就出現借閱不到的情況。另一方便，企業在快速發展階段，新增業務缺乏相關的參考指導書籍，在工作任務時間緊張的情況下，員工更愿意到各大信息平臺、論壇獲取及時、精準的閱讀信息，進一步導致了企業設計工具手冊及資料借閱率持續走低。本文針對基于微信公眾號的企業設計工具手冊及資料的管理方案進行分析，闡述企業提高資料借閱率的基本方法。

2 總體方案設計

基于微信公眾號的企業設計工具手冊及資料的管理方案包括，開通手機微信公眾號，在公眾號中設計圖書管理功能，健全圖書管理制度，優化管理方法。公眾號開發維護費用低，手機掃碼可節省錄入設備費用，操作簡單，界面人性化，容易被接受，數據實時更新，準確無誤，縮短了借閱時間。

3 微信公眾號管理系統設計

企業的圖書資料管理微信公眾號可將管理需求歸納到四個模塊中：圖書信息錄入模塊、借還書模塊、館藏查詢、系統維護。

在圖書信息錄入模塊中，企業用戶可自行設置館藏信息圖書的分類條目，在公眾號中使用手機掃描圖書后封的條形碼，跳轉至圖書信息錄入模塊，即可填寫書名、作者、版次、出版社、入館時間等信息，并將其進行歸類。

在借還書模塊中，企業用戶點擊“我要借書”進入條形碼掃描頁面，點擊“我要借閱”虛擬按鈕，即為完成借書程序。還書時在公眾號內使用手機掃描書后封的條形碼，點擊“我要還書”虛擬按鈕，跳轉至還書成功頁面，即為完成還書程序。借書員工在規定的還書日期之前的一段時間內會收到公眾號推送的還書提醒，同一用戶可點擊“續借圖書”虛擬按鈕再次續借。

在館藏查詢模塊中，默認界面按圖書分類展示館藏圖書，搜索功能包含輸入書名、類目等關鍵字等方式，在搜索結果頁面，點擊相關書籍可跳轉至書籍的詳細信息頁面，內容包含圖書出版社、版次、作者、圖書主要內容及借閱館藏情況。

在系統維護中，相關企業管理人員具有微信公眾的管理員權限，可以管理關注公眾號內的員工信息，設置借書、還書的期限，統計某時間段的借書、還書情況，統計書籍尚未歸還或履行續借手續的情況，實時查找圖書的狀態及借閱人等信息。

通過微信公眾號，可實現企業設計工具手冊及資料的數字化管理，靈活互動的人機界面，符合當下智能高效的潮流，很容易被企業員工接受，即可提高借閱率，實現知識的價值，提高員工技能水平，在一定程度上有助于企業發展。

4 健全企業圖書管理制度

絕大部分企業將圖書館的管理制度進行簡化，應用到自己企業內部的圖書資料管理，通用性好，缺乏企業特色。企業的設計工具手冊及資料的管理制度健全需要根據業務發展需求來進行合理的創新，企業可根據新增的業務需求，使用“新增業務告知單”的形式，通知企業圖書資料管理部門或人員公司新增業務所涉及的知識范圍，由圖書資料管理人員來進行新領域相關資料的查詢和申購，以及時為專業人員提供相關資料。

設計工具手冊等書籍的使用頻率高，破損率高，為了保證書籍的完整性，企業的圖書資料管理人員就必須跟蹤書籍的動態破損情況，可在書籍后封內增加“圖書資料破損記錄卡”，來記錄每次借閱完成后的破損情況，便于數字化管理。這不僅讓管理人員掌握了書籍的現狀，也對借閱者起到了警示作用，提醒借閱者愛惜圖書資料，并主動修復破損的書籍。

5 總結

本文根據企業內部設計工具手冊及資料的利用及管理情況，提出了一種基于微信公眾號的企業設計工具手冊及資料的管理方案，本方案不僅能夠有效提高企業圖書資料的利用率，調動員工閱讀積極性，提升員工的技能水平。還為企業的圖書資料管理工作提供了一種新的思路，激發企業內部的管理創新活力。

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