高速公路營運企業檔案工作一體化規范管理的探索與實踐

李 瀠

(廣東省交通集團有限公司，廣州 510623)

0 引言

改革開放四十年來，廣東省高速公路建設從無到有，實現了跨越式發展，至2018年底，全省高速公路通車里程達9 002km，居全國各省(自治區、直轄市)首位。廣東省交通集團有限公司是廣東省高速公路投資建設的主力軍和全國運營高速公路里程規模最大的省屬交通企業集團。至2018年底，廣東省交通集團有限公司營運管理的高速公路里程達6 719km，約占全省高速公路里程的75%。

1 問題的提出

廣東省高速公路的建設通常采用一路一公司(管理處)的模式，高速公路建成通車后轉入營運管理，其中收費管理一般實行高速公路營運公司本部—收費站的管理架構(圖1)。

圖1 營運公司本部—收費站的管理架構

與此同時，廣東省高速公路營運企業在廣東省檔案局的指導和幫助下，通過開展企業檔案工作規范化的活動，取得了顯著的成績，很多營運公司都通過了廣東省檔案局組織的企業檔案工作目標管理認定或企業檔案工作規范測評，但開展企業檔案工作規范化的范圍，均為營運公司本部的檔案管理。

近年來，為了降低高速公路營運管理成本，提高高速公路營運效率和服務質量，我省逐步改變高速公路項目法人建管一體化的管理模式，采取委托經營、聯合經營、資產重組等模式，推進高速公路營運管理專業化、規模化工作，探索解決廣東省高速公路經營管理主體過多、規模偏小、管理成本過高等問題，實現高速公路的規模化管理。

隨著廣東高速公路營運規模化管理模式的普遍推行(一般一個營運公司管理的高速公路里程為150～200km左右)，收費管理基本形成了高速公路營運公司本部—中心收費站—收費站的管理架構(圖2)。

圖2 營運公司本部—中心站—收費站的管理架構

中心收費站一般負責管理數個收費站，主要工作除了收費以外，還具有一定的對收費站及收費人員的管理職能，在日常工作中形成大量涉及員工管理及收費票卡管理、巡查、治超、安全生產等方面具有一定保管期限的文件材料，因此，研究高速公路營運企業建立公司本部—中心收費站檔案工作一體化規范管理的模式，制定完善企業檔案管理規章、工作制度和業務規范，探討高速公路營運企業檔案工作一體化規范管理后公司本部—中心收費站之間檔案異地查詢、利用、資源共享的方式，實現高速公路營運企業檔案管理的全覆蓋，對于進一步提高高速公路營運企業的檔案管理水平，具有較大的現實意義。

2 立足問題，深入探討與研究

針對以上問題，廣東省交通集團有限公司直屬企業廣東省路橋建設發展有限公司組織各相關專業技術職稱的科技人員和我省交通系統長期從事檔案工作、具有豐富實踐經驗的專家，共同組成課題研究組，以廣東省路橋建設發展有限公司廣韶分公司(以下簡稱“廣韶分公司”)為課題研究依托實施單位，研究符合高速公路營運公司本部及中心收費站實際情況的檔案工作管理機制，同時全面疏理、掌握高速公路營運公司中心收費站形成的文件材料種類、名稱和形式，在分析其實際利用的價值和頻次的基礎上，制訂檔案工作制度和檔案業務規范，實現營運公司本部與中心收費站的信息資源共享。

3 明確管理模式，建章立制

廣東省路橋建設發展有限公司廣韶分公司的主要職能是負責廣韶高速公路的營運管理工作。廣韶高速公路是國家“7918”高速公路網的重要干線，編號為“G4”。北起韶關甘塘，接京港澳高速公路粵境北段，經曲江、翁源、英德、佛岡、從化、花都，南止于廣州白云區太和鎮，與廣州北二環高速公路和華南快速干線北延線相連，全長約199km，2003年11月全線建成通車。

2015年7月，廣韶分公司組建成立了鐘落潭中心收費站、佛岡中心收費站、魚灣中心收費站和韶關中心收費站4個中心收費站及鰲頭收費站、翁城收費站和沙溪收費站三個分站式收費站。廣韶分公司本部建立了較完善的檔案管理制度，但中心收費站的檔案管理工作尚未開展。

為了實現廣韶分公司本部-中心收費站檔案工作一體化規范管理，課題組研究了高速公路營運企業(公司本部)—中心收費站的檔案管理機制，實行統一領導、統一管理；將文件形成、積累和歸檔要求納入崗位職責，并對履職情況進行考核；制定具有實操性的檔案管理規章、工作制度和業務規范，實行統一制度、統一標準。

課題組以廣韶分公司為依托研究制定了《廣韶分公司檔案綜合管理辦法》、《中心收費站檔案管理規定》，并根據《企業檔案工作規范》(DA/T42-2009)的要求，制訂了較完整、系統的檔案工作制度和業務規范，把對中心收費站的檔案管理納入《廣韶分公司檔案綜合管理辦法》。中心收費站形成的檔案從收集、鑒定、整理、組卷到歸檔均由各中心收費站負責，每年以報表形式向廣韶分公司檔案室提供中心收費站檔案數量(卷/件)等信息，廣韶分公司按制度每年進行考評，做到有布置、有落實、有檢查，促使中心收費站不斷提高檔案工作規范化管理。

4 結合實際，細化檔案業務規范

歸檔制度是保證企業各種文件材料能夠完整、準確、及時歸檔的一項重要制度，也是文件材料和檔案鑒定的重要依據。從現場調研的情況來看，每個中心收費站所形成的的文件材料總體上是一致的，但也有個別文件材料的種類、名稱、形式不一樣。課題組在全面疏理、掌握高速公路營運公司中心收費站形成的文件材料種類、名稱和形式,分析其實際利用的價值和頻次的基礎上,結合實際，研究制訂了《中心收費站檔案分類及編號方法》、《中心收費站文件材料歸檔范圍和保管期限》等檔案業務規范。

根據中心收費站日常工作中所形成的文件材料的種類和數量，將中心收費站的檔案分為4個類別：

(1)文書類。主要包括往來文件、會議紀要(記錄)、收費人員績效考核文件、稽查報表、工作總結及計劃、站長日志、營運信息報表、安全生產文件、工會文件、員工花名冊等。

(2)通行及票管類。通行及票管類是中心收費站的主要業務檔案，主要包括通行卡(卷)的領用使用盤點材料、綠色通道車輛登記表、收費現場班長交接班記錄表、車輛公路超限和超載行駛告知書、打擊逃費車輛現場處理登記表、電腦(定額)路票領用(調撥、結算)單和盤點表、拒超現場稽查記錄等。

(3)綜合類。主要包括7S管理材料、計生檔案、綜治維穩材料、共青團檔案、物品申領(出庫)單、固定資產清查盤點表、倉庫盤點表、物品入庫單等。

(4)特殊載體類。主要包括中心收費站形成的獎牌、獎杯、錦旗、照片、影像、光盤等各種實物檔案。

以上4類檔案根據各類文件材料的重要性及利用價值，分別賦予定期30年、10年的保管期限。

5 實現營運公司本部與中心收費站的檔案信息資源共享

中心收費站配備檔案管理軟件，按照檔案管理要求進行權限設置、流程配置等，對中心收費站電子文件進行整理與組卷；調整營運公司的辦公系統流程，增加中心收費站管理人員處理和傳閱相關文件的功能；開發辦公系統與中心收費站檔案管理系統接口，通過數據對接，將需歸檔的文件材料轉入中心收費站檔案管理系統，實現高速公路營運公司本部與中心收費站的檔案信息資源共享，提供異地查檔服務。

6 結語

高速公路營運企業檔案工作一體化規范管理是一項系統性、持續性的工作，課題組依托廣韶分公司開展“高速公路營運企業檔案工作一體化規范管理研究”，對于現階段廣東省高速公路營運規模化管理(一般200km左右)檔案工作的實際需求,具有現實意義和創新性。

課題研究已取得了階段性的成果，在依托單位具體應用和實踐完善后，將進一步推廣應用。高速公路營運企業檔案工作實現一體化規范管理，對于推動提高廣東省高速公路營運企業檔案管理水平、確保檔案的完整性、提高檔案利用的有效性和工作效率等方面，具有積極的意義。