商務英語信函的體裁視角分析

【摘要】本文運用體裁分析方法分析商務英語信函的特征，認為商務英語信函特殊的交際目的決定了其體裁的特殊性，并結合實例，總結出撰寫商務英語信函的一些可行策略。

【關鍵詞】體裁分析;商務信函;交際目的;語用策略

【作者簡介】牟楠，海南熱帶海洋學院。

一、引言

隨著語言學、心理學和社會學的發展，人們不再簡單地視體裁為文學藝術類型，而是視之為“一類交際事件”，這些事件共同分享著某組交際目的，而這些目的又構成了體裁的理論依據或邏輯依據。這種理據不僅形成了話語的圖式結構，還影響和限制了內容與風格的選擇（Swales，2001：58）。在經濟高度發展的今天，我們可以看到商務英語信函在對外貿易活動中發揮著日益重要的作用，成為一種不可忽視的體裁。然而，很多對商務信函的研究往往只停留在語法和詞匯的層面，忽視了對這種體裁交際目的和語言策略的認識和把握。所以本文將運用體裁分析方法對商務信函體裁進行具體分析。

二、理論背景

1.體裁。“genre”一詞來源于法語，早期時它指的是非言語世界的東西，是指以寫實手法畫出日常生活的風俗畫。60年代之后逐漸被語言學家們引入語言學的范圍。關于體裁的概念，最早是由Swales（1981）提出來的，后來Bhatia（1993）在Swales的體裁概念基礎上作了進一步的闡明;而國內對體裁的概念作出解釋的學者主要有秦秀白（1997）和方琰（1998）。本文主要引用Bhatia（1993）對體裁定義的解釋。

2.體裁分析。體裁分析既涉及文體分析，又涉及語篇分析，其根本宗旨是研究語篇的交際目的和語言使用策略（秦秀白，2000） 文體分析包含兩方面的內容：一是語言描寫，即從語音詞匯、語法及語篇內在結構等角度分析語篇的內部組織機制，以回答“What does the text mean？”的問題;二是對特定語篇所選擇的語言成分的得體性進行研究，回答“How does the text mean what it means？”的問題，從而可以達到對語篇進行鑒賞的目的。但是文體分析主要是圍繞語篇的內部結構進行，極有可能忽略導致特定語篇形成的情景語境。所以，當我們對話語或篇章進行分析時，我們不僅要重視語篇的銜接手段和句際關系，還要重視語篇的宏觀結構分析和這種語篇體裁的交際目的和語言策略。

三、商務英語信函的體裁分析

1.語篇體裁的結構分析。商務信函旨在解決貿易交往過程中的具體事務，但由于商務環節不同，其交際目的和語用策略不盡相同。在不同的環節，商務信函的具體語用功能也是不同的，如有建立業務關系的，有促銷的，有索賠的，有討價還價的，等等。所以說，商務英語信函特殊的交際目的決定了其體裁的特殊性。

商務信函段落的發展多數呈層次結構關系，句子層層積累，用相應的連接關系詞，把多個層次的句子連接成一個縱向的層次結構，其中較多使用遞進、轉折、因果的連接關系。下面以一封還盤（counter offer）的商務信函為例，分析其結構特征。例：

Dear Mr. Chapman：

Thank you for your order of Oct. 5.

However， we very much regret to inform you that we cannot grant you the discount of 15%. As stated in our letter of September 25， we cannot possibly make a discount exceeding 10%. Our computer is so fine and our profit margin is so small that it is impossible for us to make any further concession.

If you really take into consideration our serious situation， you would agree， we wish， to the 10% discount we have offered. We will ask you， therefore， to confirm this as soon as possible because we can guarantee prompt shipment if we can start on your immediate order. We promise you that we will give your order our best attention.

Sincerely， Bruce Hendel

這是一個完整的語篇結構，其交際目的是為了拒絕對方要求報價15%折扣的價格，勸說對方接受先前提供報價10%折扣的價格，從而達成交易。信中首先感謝賣主報盤，Thank you for your order of Oct. 5. 為第一層動向;然后對不能接受該盤表示歉意we very much regret to inform you that we cannot grant you the discount of 15%.為第二層動向;再闡述不能接受的原因Our computer is so fine and our profit margin is so small that it is impossible for us to make any further concession.為第三層動向;接著提出還盤If you really take into consideration our serious situation， you would agree， we wish， to the 10% discount we have offered. 為第四層動向;最后敦促對方接受還盤We will ask you， therefore， to confirm this as soon as possible because we can guarantee prompt shipment if we can start on your immediate order.為第五層動向。

第一步首先感謝對方報盤，在這類不愉快信件中可起到緩沖器（buffer）的作用，減輕壞消息對人的打擊，體現了“禮貌原則”。緊接著筆鋒一轉，并表歉意，體現了寫信人誠懇周到的態度。然后巧用虛擬語氣進行還盤，表明自己的立場。把提出還盤和敦促對方接受還盤的句子放在最后，體現了 “為對方著想的原則”。而且在這篇短小精悍的還盤函中，利用連詞however和therefore很好的實現了語篇連貫。那么通過分析，我們可以看到還盤信函的語篇程式一般包括以下五個層次動向： （1）感謝對方報盤; （2）對不能接受該盤表示歉意; （3）闡述不能接受的原因; （4）提出還盤; （5）敦促對方接受還盤。

2.語言策略分析。

（1）采用“你方視點”。商務英語信函經常通過擺事實、講道理、列數據來勸說對方接受本方的報盤或還盤，但是，要達到交際目的，寫信人必須講究一些語用策略，如在語氣上要婉轉一些，設身處地為對方著想，站在對方的角度考慮問題，且盡量強調對方的重要性，這樣才能使對方感覺到我方的誠意，提高對方接受本次交易事項的可能性。

一般來說，本著“為對方著想”的原則，在句子的安排上，當所談及的話題有利于對方時，句子的主語通常是you;當話題不利于對方時，句子的主語通常是we或是話題本身;這樣就使得句子的語氣顯得平和、友善。

例如：

（d） If you order our products in quantity， you will surely increase your profit.

本例句首先考慮的是對方的利益。當然，如果對方訂購大量產品，本方自然也會受益。但這樣的內容不出現在文字當中，這就是語用策略的使用。

（2）巧用委婉語氣。貿易活動涉及雙方的經濟利益，所以在交易過程中難免會出現一些矛盾。這時宜用委婉的辭令去化解矛盾。即使對方與本方立場發生沖突，也不應當面表示懷疑;表達拒絕時通常會伴隨著理由的陳述、歉意的表露，這樣才不至于冒犯對方而自斷財路。所以，商務英語信函較多的使用We are afraid…， I would like to say…， It would be advisable for you to…等委婉語句來間接表達抱怨、不滿或拒絕。

（3）采取合作態度。外貿公司都希望能與生意伙伴保持長期合作關系，因此，即使明知一筆生意可能會失敗，也會采取合作態度，向對方提些建議，爭取讓對方不至于太失望而從此斷絕往來。如：

（e） We hope that you have not been inconvenienced， and that you will enjoy your purchase for a long time to come.

此例句出自一封因裝貨受損而致歉的商務信函，供貨商巧先是真摯的表達歉意，然后又提供延長付款期這一有利于對方的條件，不僅增加這次合作的可能性，也為以后長期的交往合作埋下了伏筆。

四、結論

綜上所述，我們可以看到商務英語信函特殊的交際目的決定了其體裁的特殊性。本文通過從商務信函語篇結構和語用策略兩個層面對商務信函的體裁進行了分析，揭示了其交際目的和語言策略，也為人們在商務交際活動中能更有效地利用這一媒介，促進經濟發展和貿易合作提出了一些有效建議。總之，在撰寫商務信函時，應該做到既能維護自己的利益，又顯示出禮貌的修養，這樣才能真正解決糾紛，樹立公司的良好形象，發揮商務英語信函的交際職能。

參考文獻：

[1]Ashley， A. Handbook of Commercial Correspondence [M]. Oxford OUP，1992.

[2]Bhatia， V.K. Analyzing Genre： Language use in Professional Settings[M]. London： Longman Group U. K. Limited，1993.

[3]Swales， J.M. Genre Analysis： English in Academic and Research Settings[M]. Shanghai： Shanghai Foreign Language Educational Press，2001.

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[5]李俊儒.用“體裁分析”方法研究商務英語信函特點[D].南京財經大學，2006（6）.

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