淺談秘書做人做事的方法

陳丹丹

摘 要：做人是秘書從業的前提，做事是秘書從業的根本。本文對秘書的做人和做事兩方面的修養進行了研討。

關鍵詞：秘書;做人;做事

職業秘書作為一種全球性的職業，越來越趨于現代化和專業化，很多企業已經認識到職業秘書在企業中的重要性，企業領導人也發現一個團隊的成功發展離不開秘書的組織和協助。企業的發展要依靠職業秘書的發揮作用，企業才能更好地創造出輝煌佳績，領導才能更好地管理企業內部。而想成為領導身邊的好秘書，想要做好文秘工作，秘書首先要從做人做事學起。

一、秘書要學會做人

做人是秘書從業的前提和基礎條件，主要是職業道德和職業形象。秘書作為企業的一張名片，在做事中透露出一個秘書的職業品德，也反映出一個人的形象。

（一）人品——職業道德

職業秘書作為服務領導的辦公室人員，學會做人是做事的基本前提條件，而擁有高尚的職業道德是做好工作的關鍵所在。職業秘書的一切工作以企業的發展為根本，全身心地為企業的發展而努力。忠于職守、兢兢業業、謙虛謹慎、恪守信用是秘書職業道德的重要內容。

1.忠于職守，自覺履行各項職責。忠于職守，熱愛本職，是職業道德的規范要求。作為職業秘書忠于職守就是要忠于特定崗位，自覺履行秘書職責，服從上司安排，并要有強烈的事業心和責任感。

兢兢業業，甘當企業的無名英雄。要求秘書埋頭苦干，任勞任怨。秘書的工作性質決定了秘書是“實干家”。在瑣碎緊張的工作中，腳踏實地，不計個人得失，能吃苦耐勞，必要時要有委曲求全的精神。

2.謙虛謹慎，辦事公道。秘書不能因為在領導身邊工作而自命不凡、自以為是，要平等地同部門同事相處，虛心聽取意見。在工作中要善于協調矛盾，搞好合作。要在服務中充分認識自己從事工作的重要性。

3.恪守信用，嚴守機密。秘書人員恪守信用，要遵守信用、遵守時間、遵守諾言。秘書自己安排的會議，要自己先到場，并做好一切準備工作。嚴守機密是秘書顯著的特征，秘書掌握機密，要求嚴守機密是必備的職業道德。

（二）人樣——職業形象

所謂人樣，即在各個職場上的形象。儀容、儀表、儀態是秘書職場形象的三大重點。

1.儀容。強調各個場合上的妝容。秘書人員在職場上主要以化淡妝為主，淡妝能展示出女性的職場形象，能帶來一種職場親和力。合適的妝容能給自己的形象加分，從而得到領導的贊賞。

2.儀表。強調各個場合上的著裝。秘書人員作為領導的助理，為企業樹立良好的形象，成為企業的“品牌代言人”，企業往往會委以重用。秘書擔任著企業的“門牌形象”，是企業形象的“官方代言人”。

3.儀態。強調秘書人員在職場上的坐姿、站姿和走姿的習性。姿態是一個人的自然展露，優美的姿態展示出一個人不同的人格魅力。

二、秘書學會做事

在信息與數字化發展極快的時代，企業對秘書自身的能力要求也不斷提高，職業秘書能夠自如得在職場上進行溝通、交涉，這還遠遠不夠，還要不斷激發自身的潛在能力，還要不斷在工作中創新拓展。

（一）激發潛能

1.創新能力。我國非常重視創新能力的培育，也提出“創新是企業發展的動力源泉”。企業的創新問題，需要一個團隊要有創新的思維，更需要一個員工要有創新的思維。秘書作為企業的一份子，要擁有創新能力。在企業里要有自己的想法，在堅持企業原則的同時敢于沖破傳統思維，打破以往的條條框框，提出富有創新意識的想法，充分發揮自身的潛能。平時的工作中多提想法，創造新的業績，努力提升企業的整體業績，將潛藏的實力充分發揮出來。因而，培養職業秘書的重點在于培養秘書專業學生的創新意識和創新能力。

2.執行能力。職業秘書要具備很強的組織、協調、引導能力。上司關注的是企業的主要業績、項目實施結果以及未來的發展狀況，不關注項目執行的整個過程。職業秘書在企業中扮演的角色不僅僅是文書人員，更是項目活動的組織者和監督者。做好項目的部署，及時將項目活動的進程報告給上司，方便上司進行臨時決策的部署工作。在項目活動實施的整個過程中，職業秘書人員要通過組織、協調各項事宜，帶出一支善于戰斗的團隊，來達到上司預想的活動效果。因而，擁有強大的執行能力是職業秘書具備的能力之一。

3.溝通能力。職場上溝通的方式多種多樣，職業秘書接觸到的溝通方式主要以電話、互聯網、面對面交談等溝通方式為主。熱情與專業將成為秘書溝通的關鍵之路。職業秘書電話溝通時，要講述事由簡明扼要，靈活應變，交談時不能廢話太多。溝通最難的是秘書人員如何面對面的溝通，這更應該從實踐中獲取經驗，只有親身面對客戶進行交談，反復幾次，方能掌握技巧。

4.商業能力。沒有業務也無談企業的發展。因此，職業秘書需要備有強有力的商業運作能力，思維靈活，并能夠為公司創造輝煌業績。如何提高秘書的商業能力？第一，職業秘書應該為企業尋找來新的生意，從而做出好的績效;第二，職業秘書應該不滿足于現狀，并通過多方面渠道，吸收大量客戶源，多些朋友比多些敵人更有用處;第三，職業秘書所做的每一件事必須是對企業沒有直接利害之事。職業秘書應該做到以下幾點要求：為客戶、上司、同事提供了滿意的服務;為企業發展積極向客戶取得聯系方式;為企業發展通過各種方式與客戶加強溝通、交流;能清晰的理解客戶的要求并想方設法滿足“上帝”的要求;能通過身邊的客戶圈獲得新的朋友圈、新的業務渠道，朋友的朋友也將會是企業的顧客。

5.寫作能力。秘書寫作更注重寫作文書的實用性、專業性和規范性。原因有以下兩點：一是企業中的公文所涉及的內容主要與企業的發展有關，又有具體活動策劃文案相關，如果對企業公文的內容沒有充分的認識和準確地把握，其寫作已失去意義。二是企業公文的要求依據自身的建設發展和管理活動的內容對應其表達格式，公文操作的標準和規范的要求都足以說明企業對秘書人員的寫作能力的要求極高，公文的內容具有相當強的時效性。

秘書在寫作方面要注意用職場語言，內容通俗易懂，注重實用性。在工作中，上司往往會讓秘書寫新聞稿、會議記錄等各種應用文，職業秘書要時刻關注信息的新舊程度、行情最新動態和進展決定著有沒有使用的價值和意義。要關注信息的時效性，比如發布新聞，新聞最能體現時效性，如果此時職業秘書還糾結于文稿的內容，那將會錯過該新聞的最佳發布時效。因此，新聞的時效性是職業秘書關注的重點。

（二）不斷創新

做事情要講究方式方法，要把握要點，要不斷探索，在探索中不斷創新，才能把事情做成功。創新要做到以下幾點：

1.創新工作理念。工作創新源于理念創新。要在總結經驗的基礎上，不斷創新工作理念。針對新形勢、新情況、新問題，以創新性的思維去思考和實踐秘書的各項工作。同時，要不斷提升辦公室工作的信息化、現代化水平，不能局限于自己的方寸空間，而應當把視線放到更廣闊的空間，把“觸角”延伸到更廣闊的領域，學習新思路，創造新道路。

2.創新工作方式。重點針對秘書工作的前瞻性、全局性和針對性，由被動轉化為主動，秘書對各項工作必須做到早考慮、早研究、早動手。做到長計劃、短安排，計劃性和靈活性相結合，還要為領導提供充分、準確的決策依據。決策前要拿出高質量的工作參考方案，準確、及時、全面地為領導反映情況，提供決策建議，能創造性的開展各項工作。

3.創新工作機制。從建立和完善各項工作程序、標準和規范入手，形成更為統一協調的工作流程，使每一項工作都能落到實處。秘書工作無小事，任何一點疏忽都有可能帶來較為嚴重的后果，因此，必須以高度負責任的態度，高標準、嚴要求地全面處理好每一件事務。在工作精力、力量配備上有所側重，不能“眉毛胡子一把抓”。同時，更重要的是協助領導解決各種實際問題，務實是最根本的。推動理論與實踐結合的創新，促進各項工作深入有效開展。

總之，職業秘書只有學會了做人做事，才會贏得領導的肯定，才會為企業作出貢獻，才會體現自身的價值。

參考文獻

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