基于信息化環(huán)境的文書檔案管理創(chuàng)新研究

洮南市社區(qū)管理服務(wù)中心 吉林 洮南 137100

文書檔案管理是單位管理工作基本任務(wù)之一,文書檔案管理工作對(duì)于提高單位運(yùn)行效率具有重要的意義。在信息化環(huán)境下,一些單位文書檔案管理工作還存在相對(duì)的滯后性,沒(méi)有針對(duì)信息化環(huán)境,做出積極的應(yīng)對(duì),從而制約了文書檔案管理效率和單位的可持續(xù)發(fā)展,需要針對(duì)問(wèn)題不斷創(chuàng)新。

一、信息化環(huán)境下文書檔案管理存在的問(wèn)題

現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展,引發(fā)多個(gè)領(lǐng)域的深刻變革,然而文書檔案管理還存在管理理念淡薄、信息化程度低、系統(tǒng)不暢通、管理隊(duì)伍素質(zhì)滯后等問(wèn)題。

(一)信息化管理理念淡薄。部分單位的文書檔案管理人員,對(duì)文書檔案信息化管理還存在認(rèn)識(shí)不到位現(xiàn)象,思想上不注重導(dǎo)致行動(dòng)不力,在文書檔案管理中存在較為嚴(yán)重的經(jīng)驗(yàn)主義思想,不能充分利用信息化技術(shù)優(yōu)勢(shì),導(dǎo)致文書檔案沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

(二)信息化管理層次不高。文書檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,因此文書檔案信息化建設(shè)不是某一個(gè)環(huán)節(jié)的變革。然而,部分單位文書檔案管理信息化建設(shè)工程中,還存在信息化管理層次不高的問(wèn)題,主要表現(xiàn)為數(shù)字化保持,管理和應(yīng)用方面還處于較低層次。

(三)管理系統(tǒng)關(guān)聯(lián)性不暢。文書檔案管理涉及到單位的方方面面,形成的文書檔案較多。然而,一些單位信息化管理系統(tǒng)不夠完善,各個(gè)平臺(tái)之間缺乏暢通機(jī)制,各個(gè)系統(tǒng)之間關(guān)聯(lián)性不強(qiáng),從而制約了文書檔案管理平臺(tái)效應(yīng)的實(shí)現(xiàn),也制約了文書檔案管理有效性。

(四)管理人員素質(zhì)滯后化。文書檔案信息化管理最終還要依靠人得以實(shí)現(xiàn),在信息化時(shí)代環(huán)境下,單位文書檔案管理的環(huán)境和技術(shù)發(fā)生了變化,但是一些文書檔案管理人員的素質(zhì)沒(méi)有及時(shí)更新,文書檔案管理中信息化意識(shí)不強(qiáng),技術(shù)水平有限,導(dǎo)致文書檔案信息化管理處于較低水平徘徊。

二、基于信息化環(huán)境的文書檔案管理創(chuàng)新

針對(duì)當(dāng)前文書檔案管理存在的突出問(wèn)題,需要推動(dòng)文書檔案管理創(chuàng)新,從而使文書檔案管理適應(yīng)信息化環(huán)境,并充分利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì),將文書檔案管理推向一個(gè)新的高度。

(一)思維創(chuàng)新,強(qiáng)化信息化管理意識(shí)。文書檔案管理必須要擺脫當(dāng)前傳統(tǒng)的管理思維,能夠保持思想上的與時(shí)俱進(jìn)。這就需要文書檔案管理確立信息化思維。首先,提高信息化管理認(rèn)識(shí)。信息化時(shí)代,信息技術(shù)的影響是深遠(yuǎn)的,只有順應(yīng)信息化時(shí)代,才能使文書檔案管理做到與時(shí)俱進(jìn),保持文書檔案管理的鮮活性；其次,注重信息化管理環(huán)境建設(shè)。文書檔案信息化管理以信息技術(shù)為支持,需要對(duì)管理環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化,確保信息化管理設(shè)施、技術(shù)得以運(yùn)用,使文化檔案管理真正做到信息化。

(二)模式創(chuàng)新,提高信息化管理覆蓋率。目前,文書檔案管理信息化建設(shè)層次較低,這就需要各單位能夠根據(jù)文書檔案信息化管理的需要,積極推動(dòng)模式創(chuàng)新,建立起全覆蓋的文書檔案管理模式。除了當(dāng)前在文書檔案內(nèi)容、信息采集、傳統(tǒng)文書檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變過(guò)程中,運(yùn)用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì),還要推動(dòng)信息技術(shù)在文書檔案管理、文書檔案應(yīng)用等方面的運(yùn)用,提高文書檔案管理的有效性,并利用信息技術(shù)手段,加強(qiáng)對(duì)文書檔案服務(wù)需求分析,從而根據(jù)用戶的實(shí)際需求,為用戶提供量身定制的文書檔案服務(wù),不斷提高文書檔案的資源價(jià)值。

(三)平臺(tái)創(chuàng)新,構(gòu)建暢通的管理平臺(tái)。新時(shí)期,文書檔案管理的目的是為了發(fā)揮文書檔案的資源價(jià)值,而文書檔案資源價(jià)值的實(shí)現(xiàn)又建立在文書檔案信息全面采集、分類管理等基礎(chǔ)上。目前,各個(gè)平臺(tái)之間存在的壁壘制約了文書檔案資源整合,這就需要推動(dòng)文書檔案信息化管理平臺(tái)創(chuàng)新,利用云平臺(tái)和大數(shù)據(jù)技術(shù)等,打通各個(gè)平臺(tái)之間的通道,構(gòu)建立體化的文書檔案管理立體,有機(jī)涵蓋在線閱讀、信息整合、信息庫(kù)建設(shè)、檔案存檔和銷毀、庫(kù)房管理等,加速各個(gè)平臺(tái)之間信息標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一,確保文書檔案共享,并加強(qiáng)文書檔案安全管理系統(tǒng)建設(shè)。

(四)隊(duì)伍創(chuàng)新,建設(shè)高素質(zhì)管理隊(duì)伍。管理人員是文書檔案管理的主體,這就需要我們基于文書檔案管理人員管理主體地位,推動(dòng)管理隊(duì)伍創(chuàng)新。首先,要轉(zhuǎn)變管理人員的思想。信息化時(shí)代環(huán)境下,要進(jìn)一步強(qiáng)化管理人員學(xué)習(xí)意識(shí),主動(dòng)對(duì)接時(shí)代優(yōu)化自身素質(zhì)結(jié)構(gòu)；其次,通過(guò)內(nèi)培外引等方式,提高管理人員的素質(zhì)。對(duì)于現(xiàn)有的管理人員,要加大培訓(xùn)力度,通過(guò)專項(xiàng)培訓(xùn)和常規(guī)學(xué)習(xí),不斷提高管理人員的信息化素養(yǎng)；此外,可以根據(jù)文書檔案管理信息化建設(shè)的需要,引進(jìn)高素質(zhì)的人才,并以他們?yōu)楣歉?發(fā)揮優(yōu)質(zhì)人才的輻射效應(yīng),帶動(dòng)文書檔案管理人員整體素質(zhì)的升級(jí)。

三、結(jié)論

總之,文書檔案管理工作對(duì)于企事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義。信息化時(shí)代,文書檔案管理工作必須要不斷反思,能夠基于信息化環(huán)境推動(dòng)自身創(chuàng)新,解放思想,增強(qiáng)信息化管理思想認(rèn)識(shí),促進(jìn)信息技術(shù)在文書檔案管理中全面運(yùn)用,并構(gòu)建暢通的管理平臺(tái),提高管理人員的綜合素質(zhì),促進(jìn)文書檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。