大數(shù)據(jù)對檔案管理方法的變革

臨滄市農(nóng)業(yè)學(xué)校 云南 臨滄 677099

在大數(shù)據(jù)技術(shù)驅(qū)動下,檔案管理的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)正朝著數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘方向前行,檔案海量資源的分析與處理必將成為當(dāng)下乃至未來一段時(shí)期內(nèi)的主流業(yè)務(wù)。檔案管理依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)的語義分析、人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)、知識圖譜等功能,開啟了關(guān)聯(lián)服務(wù)、精準(zhǔn)服務(wù)、跟蹤服務(wù)嶄新管理格局,檔案管理方法也由“需求型服務(wù)”向“供給型服務(wù)”轉(zhuǎn)變。

一、大數(shù)據(jù)在檔案管理中體現(xiàn)的正向價(jià)值

(一)縮小存儲空間,規(guī)避存儲風(fēng)險(xiǎn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式主要以紙質(zhì)化管理為主,因此,對存儲環(huán)境的要求較高,檔案的防潮、防火、防盜、防蛀等硬件設(shè)施必須一應(yīng)俱全,否則,紙質(zhì)檔案的存儲期限必將受到影響。尤其對于密級較高的檔案資料,一旦存儲環(huán)境突變,紙質(zhì)檔案極易發(fā)生質(zhì)變,導(dǎo)致字跡不清、紙張受損嚴(yán)重等情況,檔案的利用價(jià)值也嚴(yán)重縮水。而利用大數(shù)據(jù)技術(shù),以往的紙質(zhì)檔案全部轉(zhuǎn)化為數(shù)字存儲模式,檔案信息被存儲在容量巨大的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中,不但節(jié)省了存儲空間,同時(shí),也降低了存儲風(fēng)險(xiǎn)[1]。

(二)提升管理效率,節(jié)省管理費(fèi)用。過去,檔案查詢、信息錄入、資料收集整理等工作需要大量的人力資源,而且人為錯誤率較高。同時(shí),檔案借閱、歸還、存儲等工作環(huán)節(jié)較為繁瑣,不但浪費(fèi)了檔案借閱人的時(shí)間,而且嚴(yán)重影響了檔案管理人員的工作效率。在大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下,檔案管理由人工操作轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑倏?海量信息資源的獲取以及歸檔、借閱等事宜完全可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)的分析與篩選功能實(shí)現(xiàn),節(jié)省了大量人力資源成本,而檔案信息數(shù)據(jù)庫可以存儲海量信息資源,一些紙質(zhì)化檔案完全轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案,節(jié)約了大量紙張,這也減少了檔案管理機(jī)構(gòu)的費(fèi)用支出。

(三)檔案資源共享,推進(jìn)工作進(jìn)程。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中的實(shí)際應(yīng)用,使檔案資源實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)共享,檔案管理人員可以根據(jù)檔案密級以及需求部門領(lǐng)導(dǎo)級別,設(shè)置檔案資源查看權(quán)限,只有符合登錄權(quán)限等級的用戶才有權(quán)登錄后臺系統(tǒng),查詢相關(guān)的檔案信息。在這種管理格局之下,檔案資源為其它職能部門提供了便捷服務(wù)。

二、大數(shù)據(jù)對檔案管理方法的變革與創(chuàng)新

(一)變革存儲方法,創(chuàng)新備份機(jī)制。檔案是最真實(shí)、最可靠、最具權(quán)威性與憑證性的原生信息資源,參考價(jià)值極高。當(dāng)大數(shù)據(jù)技術(shù)出現(xiàn)后,檔案的存儲方法發(fā)生質(zhì)的轉(zhuǎn)變,由實(shí)體空間轉(zhuǎn)向虛擬現(xiàn)實(shí)空間,檔案的海量數(shù)據(jù)資源全部納入到系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中,紙質(zhì)化檔案通過掃描儀等電子設(shè)備,轉(zhuǎn)變?yōu)閳D片格式的電子信息資源,并且每一項(xiàng)檔案資源都建立了電子查詢目錄,為檔案管理人員帶來了諸多便利。此外,當(dāng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)遭受病毒攻擊時(shí),為有效避免檔案信息丟失或者被盜,大數(shù)據(jù)技術(shù)中的云備份功能能夠第一時(shí)間對數(shù)據(jù)庫中的所有檔案資源進(jìn)行備份,無形當(dāng)中,提升了檔案管理的安全性。

以中職學(xué)校的檔案管理為例,由于中職學(xué)校檔案不僅涉及到學(xué)生的個人信息,也包括一些學(xué)術(shù)研討、科研成果、教育教學(xué)成果等高密級檔案資料,如果利用大數(shù)據(jù)技術(shù)的云備份功能,這些高價(jià)值的檔案資源發(fā)生被竊取和丟失的可能性幾乎為零。

(二)變革服務(wù)方法,創(chuàng)新服務(wù)理念。基于大數(shù)據(jù)背景,檔案管理由過去的“需求型服務(wù)”模式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的“供給型服務(wù)”模式,即由被動式服務(wù)向主動式服務(wù)過渡。檔案管理結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)中的云計(jì)算服務(wù)、智能推送服務(wù),滿足了檔案資源需求者的個性化需求。在中職學(xué)校的檔案管理中,借助于大數(shù)據(jù)技術(shù),能夠精準(zhǔn)定位用戶群體的主觀需求。比如各專業(yè)任課教師需要調(diào)取歷年來的專業(yè)教學(xué)檔案,大數(shù)據(jù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析功能可以針對任課教師的所教授的科目,將價(jià)值利用率最高的檔案資源篩選出來,任課教師只需要通過權(quán)限審批就可以遠(yuǎn)程調(diào)取所需的檔案資源[2]。如果需要打印出紙質(zhì)參考資料,任課教師可以在審批權(quán)限范圍內(nèi)對資源信息進(jìn)行打印,而無需通過檔案室的實(shí)體服務(wù)流程,既節(jié)省了大量寶貴時(shí)間,同時(shí),也保證了檔案內(nèi)容的精準(zhǔn)性。

此外,大數(shù)據(jù)技術(shù)的智能推送功能可以將最近更新的檔案資源信息公布在管理系統(tǒng)的操作界面,檔案資源需求人員只需要登錄檔案數(shù)據(jù)庫,就能夠在訪問權(quán)限范圍內(nèi)瀏覽到最新的檔案動態(tài)信息,檔案需求者足不出戶就能享受到個性化推送服務(wù),為各項(xiàng)工作的順利展開提供了重要的信息支持。

(三)變革收集方法,創(chuàng)新結(jié)構(gòu)模式。據(jù)調(diào)查統(tǒng)計(jì)表明,文檔、表格、網(wǎng)頁、音頻、圖像以及視頻等半結(jié)構(gòu)與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)已占據(jù)全球網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)量的80%以上,類型多樣的大數(shù)據(jù)資源給檔案信息的收集整理工作提供了諸多便捷服務(wù),因此,檔案管理也迎來了黃金發(fā)展期。在這一利好形勢下,檔案資源的收集渠道逐步拓寬,由過去單一的人工資源獲取模式轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)網(wǎng)模式下的多元化獲取模式。尤其對于中職學(xué)校來說,檔案資源不僅僅包括校內(nèi)的教學(xué)與科研資源,同樣包括一些社會教育資源,這就需要檔案管理人員利用大數(shù)據(jù)技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),網(wǎng)絡(luò)更多的利用價(jià)值高的檔案資源,以充實(shí)學(xué)校的檔案數(shù)據(jù)庫。在收集檔案信息時(shí),檔案管理人員應(yīng)注意甄別資源的可用性、時(shí)效性以及資源發(fā)布機(jī)構(gòu)的權(quán)威性,防止一些虛假資源、惡意資源混淆視聽,誤導(dǎo)檔案資源需求者,而影響各項(xiàng)工作的正常開展。

結(jié)束語

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的日漸純熟,檔案管理方法也一步步得到優(yōu)化和變革,自大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中推廣應(yīng)用以來,檔案數(shù)據(jù)信息成倍增長,檔案信息類型呈現(xiàn)出多樣化態(tài)勢,檔案過程服務(wù)與終端服務(wù)模式發(fā)生重大轉(zhuǎn)變,檔案需求者的滿意度也日漸提升,在全新的時(shí)代背景下,檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)的高度契合將推進(jìn)各項(xiàng)工作的發(fā)展進(jìn)程,檔案本身的參考價(jià)值、人文價(jià)值、社會價(jià)值也必將突顯出來。